Chcesz zrobić więcej ze swoimi projektami? Dowiedz się, jak używać Airtable do efektywnego zarządzania projektami.
Czy masz odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami? Zarządzanie dużymi projektami wymaga wiele wysiłku, aby informacje były zawsze aktualne i wszyscy byli na tej samej stronie. Jeśli chcesz wydajnie zarządzać i nadzorować swój projekt, Airtable to świetna platforma do rozważenia.
Airtable to niezwykle bogata w funkcje i przyjazna dla użytkownika platforma, która łączy złożoność narzędzi do zarządzania projektami z prostotą arkuszy kalkulacyjnych. Oto jak możesz zacząć używać Airtable do efektywnego zarządzania projektami.
Krok 1: Konfigurowanie bazy
W Airtable możesz mieć oddzielne obszary robocze dla różnych projektów i wiele baz danych w każdym obszarze roboczym. Bazy danych w Airtable nazywane są Bazami. Bazy w obszarze roboczym mogą być również powiązane ze sobą, aby uprościć dane w każdej bazie.
Oto jak skonfigurować bazę Airtable:
- Raz ty zaloguj się na swoje konto Airtable, możesz rozpocząć w domyślnym obszarze roboczym lub utworzyć nowy obszar roboczy, który można udostępniać współpracownikom. Aby utworzyć nowy obszar roboczy, po prostu kliknij Utwórz obszar roboczy i nazwij swój obszar roboczy.
- Przejdź do żądanego obszaru roboczego i kliknij Stwórz bazę aby skonfigurować nową bazę danych.
- Kliknij tytuł bazy (domyślnie „Bez tytułu”), aby zmienić jej nazwę. Tutaj możesz również dostosować wygląd strony.
- Możesz teraz zaimportować istniejące dane do swojej tabeli, użyć szablonu Airtable lub utworzyć tabelę od podstaw.
- Domyślnie Airtable już dodaje kilka pól na początek. Aby edytować te pola, kliknij dwukrotnie nazwę pola. Umożliwia to zmianę nazwy pola i typu pola.
- Aby dodać więcej pól, kliknij na + w nagłówku tabeli. Wybierz żądany typ pola, wprowadź nazwę pola, skonfiguruj konfigurację i kliknij Utwórz pole.
- Po dodaniu wszystkich niezbędnych pól Twoja baza danych jest gotowa! Możesz także przeciągać i upuszczać kolumny w zależności od tego, jak chcesz je rozmieścić.
Jeśli używasz Airtable po raz pierwszy, narzędzie zapewnia doskonały przewodnik, który pomoże Ci skonfigurować pierwszą bazę.
Krok 2: Tworzenie i dostosowywanie widoków
Airtable naprawdę zrewolucjonizował łatwość przeglądania danych. Konfiguracje przeglądania, takie jak siatka, kalendarz, galeria, formularz, Kanban itp., oferują unikalne sposoby interakcji z danymi. Airtable umożliwia utworzenie do 1000 widoków na stół.
Oto jak skonfigurować widok Airtable:
- Domyślnie Airtable tworzy widok siatki dla twojego stołu. Można także tworzyć dodatkowe widoki siatki lub inne widoki z różnymi konfiguracjami.
- Pod Tworzyć... kliknij żądany typ widoku, aby utworzyć nowy widok.
- W nowo utworzonym widoku możesz dostosować pola, które chcesz wyświetlić, filtrować rekordy na podstawie niektórych kryteriów, a także sortować rekordy zgodnie z własnymi potrzebami.
Krok 3: Dodawanie współpracowników i zarządzanie nimi
Na Airtable możesz dodawać członków zespołu/współpracowników do całego obszaru roboczego, jak również do poszczególnych baz. Pomaga to zapewnić, że wszyscy pracujący nad projektem znajdują się na tej samej stronie, z przejrzystym przeglądem wspólnych informacji, zadań, harmonogramów itp.
Oto jak dodać współpracowników do obszaru roboczego Airtable:
- Przejdź do strony głównej Airtable i wybierz obszar roboczy.
- Kliknij Udział i dodawać współpracowników przez e-mail.
- Twoi współpracownicy otrzymają e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojego obszaru roboczego. Gdy zaakceptują zaproszenie, uzyskają dostęp do wszystkich baz we wspólnym obszarze roboczym.
Oto jak dodać współpracowników do bazy Airtable:
- Idź do swojej bazy Airtable.
- Kliknij Udział i dodawać współpracowników przez e-mail.
- Twoi współpracownicy otrzymają e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej bazy. Gdy zaakceptują zaproszenie, będą mogli uzyskać dostęp tylko do danych w udostępnionej bazie.
Gdy twoi współpracownicy dołączą, możesz kliknąć Udział ponownie, aby wyświetlić listę współpracowników oraz edytować uprawnienia dostępu.
W ramach bazy możesz użyć pola typu „Użytkownik”, aby dodać swoich współpracowników do poszczególnych rekordów. Ma to również funkcję powiadomień, która powiadamia współpracownika za pomocą wiadomości e-mail za każdym razem, gdy zostanie on przypisany do rekordu.
Inne przydatne funkcje Airtable
Wymienione powyżej kroki powinny wystarczyć, aby rozpocząć zarządzanie projektami i współpracę za pomocą Airtable. Jeśli chcesz ulepszyć swoją grę Airtable, możesz również sprawdzić następujące funkcje, które z pewnością poprawią Twoje doświadczenie w zarządzaniu projektami:
1. Interfejsy
Dzięki Projektantowi interfejsów Airtable możesz stworzyć spersonalizowane środowisko dla siebie i członków swojego zespołu. Narzędzie pozwala na elastyczność wizualizacji i edytowania rekordów w niestandardowy sposób bez uszczerbku dla integralności widoków bazowych.
Możesz go użyć do tworzenia unikalne pulpity nawigacyjne projektów które pokazują dokładnie to, co chcesz zobaczyć, w sposób, w jaki chcesz to zobaczyć.
2. automatyzacje
Airtable Automations pomaga w automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, aktualizowanie rekordów itp. Dzięki tej funkcji możesz także zintegrować swoją bazę z zewnętrznymi aplikacjami, takimi jak Outlook i Arkusze Google, aby automatycznie wykonywać określone zadania.
Airtable ma również funkcję tworzenia połączonych baz, tj. baz, które współpracują ze sobą, łącząc podobne pola w tabelach. Pomaga to zapewnić, że dane są zawsze aktualizowane w różnych tabelach, zwiększając w ten sposób przejrzystość i przejrzystość.
4. Udostępnianie tylko do odczytu
Funkcja udostępniania Airtable tylko do odczytu umożliwia udostępnianie danych z wybranych widoków użytkownikom zewnętrznym. Ci użytkownicy nie muszą być dodawani jako współpracownicy do Twojej bazy i będą mogli wyświetlać rekordy tylko w oparciu o sposób, w jaki skonfigurowałeś udostępniony widok.
5. Funkcja formuły
Podobnie jak oprogramowanie arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Microsoft Excel i Arkusze Google, Airtable ma również możliwość generowania obliczonych danych. Możesz utworzyć pole typu „Formuła” i ustaw żądaną formułę i formatowania, aby wykonać wszystko, od prostej arytmetyki po złożoną analizę danych.
Zwiększ poziom zarządzania projektami dzięki Airtable
W szybko zmieniających się środowiskach kluczowe znaczenie ma przejrzystość projektu w dowolnym momencie. Właśnie dlatego potrzebujesz odpowiedniego narzędzia, aby uprościć sprawy dla wszystkich zaangażowanych osób, a Airtable zdecydowanie spełnia te wymagania.
Przyjazny dla użytkownika, kolorowy interfejs Airtable ułatwia skonfigurowanie bazy danych projektu w ciągu kilku minut. Platformy takie jak Airtable są niezbędne do stworzenia produktywnego, opartego na współpracy i wydajnego obszaru roboczego.