Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami

Jeśli pracujesz nad czymś ważnym w małym zespole lub nad osobistym projektem, ważne jest, aby być na bieżąco i organizować przepływ pracy. Najlepszym sposobem na to jest zainwestowanie w narzędzie do zarządzania projektami. Korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania może usprawnić przepływ pracy i uporządkować wszystkie ruchome części.

Jednak przy tak wielu opcjach, jak wybrać tę właściwą? Pierwszym krokiem jest wiedza, jakich funkcji i aspektów szukać. Skoncentruj się na tym, co naprawdę ważne dla Ciebie i Twojego zespołu. Pomyśl o funkcjonalności, elastyczności, interfejsie, bezpieczeństwie i wsparciu.

1. Funkcje i funkcjonalność

Zanim zaczniesz szukać narzędzia do zarządzania projektami, powinieneś dowiedzieć się, jakie funkcje pomogą Ci wydajnie wykonywać zadania. Zanim przejdziesz dalej, zadaj sobie kilka pytań. Na przykład, czy będziesz pracować sam, czy z zespołem? Jeśli to drugie, jaka jest wielkość i zasięg Twojego zespołu? Jakich narzędzi potrzebujesz, a bez jakich możesz się obejść?

Ogólnie rzecz biorąc, będziesz potrzebować opcji tworzenia zadań, kamieni milowych, harmonogramów i osi czasu, aby wszyscy byli na bieżąco. Im bardziej konfigurowalne i elastyczne są te narzędzia, tym lepiej. Niektóre narzędzia umożliwiają konfigurowanie powtarzających się zadań, zależności i powiadomień, aby projekty działały wydajnie.

Niektóre narzędzia są bardziej wszechstronne niż inne. Na przykład możesz użyj ClickUp jako narzędzia do osobistej produktywności jak również dla małych zespołów. Tak więc pierwszym krokiem jest ocena potrzeb przepływu pracy, a następnie wybranie narzędzia, które najlepiej do niego pasuje.

2. Interfejs, którego faktycznie będziesz używać

Wiele narzędzi do zarządzania projektami jest bardzo wszechstronnych i można je dostosować do różnych sytuacji. Na przykład, jest wiele rzeczy, które możesz zrobić z Notion, takich jak robienie notatek, tworzenie list rzeczy do zrobienia, a nawet budowanie niestandardowego CRM. Chociaż jest to prawdopodobnie jedno z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność, niektórzy mogą preferować coś prostszego, co pozwoli im szybko się przyzwyczaić.

W takim przypadku poszukaj prostego i intuicyjnego projektu, który jest łatwy w nawigacji za pomocą kilku kliknięć. Funkcje powinny być łatwo dostępne i nie powinny być ukryte pod warstwami menu. Punktory, listy numerowane i dużo wolnego miejsca ułatwiają przeglądanie instrukcji i informacji.

Aplikacja powinna również zawierać pulpit nawigacyjny, który zapewnia szybki przegląd zadań, harmonogramów i powiadomień, aby pomóc Ci skutecznie zarządzać wszystkim. Pamiętaj, że będziesz używać tego narzędzia prawie codziennie, więc znajdź coś, z czego możesz korzystać.

3. Opcje personalizacji

Idealne narzędzie powinno dawać pełną kontrolę nad tym, które funkcje i widoki są widoczne dla Ciebie lub Twojego zespołu. Niektórzy z was mogą potrzebować prostej tablicy Kanban i listy zadań, podczas gdy inni wolą wykresy, grafiki i narzędzia do śledzenia czasu, które pomogą zwizualizować wszystkie te dane. Tak czy inaczej, sekcje powinny być konfigurowalne i łatwe do włączania i wyłączania.

Powinieneś także mieć możliwość dodawania niestandardowych pól, widoków i filtrów, aby śledzić postęp, który naprawdę ma znaczenie. Na przykład możesz chcieć oznaczyć pewne zadania nazwą klienta lub poziomem priorytetu. Podobnie możesz potrzebować niestandardowego widoku, który wyświetla tylko zadania o wysokim priorytecie przypisane do Twojego zespołu.

4. Współpraca i komunikacja

Współpraca jest kluczem do każdego dobrego narzędzia do zarządzania projektami. Chcesz czegoś, co pozwoli ci łatwo pracować z członkami zespołu i klientami, aby każdy mógł śledzić postępy i być na bieżąco. Upewnij się, że możesz dodawać użytkowników i określać ich poziom dostępu.

Powinieneś mieć możliwość dodawania administratorów, członków zespołu z różnymi uprawnieniami i klientów z ograniczonym dostępem. Przydzielanie zadań i terminów również powinno być proste. Kiedy zadanie zostanie przydzielone, cesjonariusz powinien zostać natychmiast powiadomiony za pomocą powiadomienia. Poza tym członkowie zespołu powinni mieć możliwość komentowania zadań, udostępniania aktualizacji, zadawania pytań i łatwego udostępniania plików.

5. Elastyczność

Dobre narzędzie do zarządzania projektami to takie, które dostosowuje się do Twoich potrzeb wraz ze wzrostem zakresu, złożoności i danych projektu. Narzędzie powinno być w stanie obsłużyć ten wzrost ilości danych i złożoności bez uszczerbku dla wydajności lub współpracy.

Kiedy dalej rozwiniesz projekt, będziesz potrzebować więcej narzędzi do obsługi wszystkich procesów. W związku z tym ważne jest, aby narzędzie dobrze integrowało się z innym oprogramowaniem, takim jak aplikacje do udostępniania plików, usługi poczty e-mail i narzędzia biznesowe.

6. Mobilna dostępność

Jeśli niektórzy członkowie Twojego zespołu pracują zdalnie i nie zawsze mają dostęp do dedykowanego obszaru roboczego, aplikacja mobilna może pomóc im pozostać w kontakcie z niemal dowolnego miejsca. Sprawdź, czy narzędzie ma dedykowaną aplikację na iOS lub Androida i czy funkcje przenoszą się z pełnej wersji na komputer.

Jako minimum użytkownicy powinni mieć możliwość odpowiadania na komentarze, sprawdzania przydzielonych zadań i śledzenia postępów projektu podczas korzystania z aplikacji mobilnej. W dzisiejszych czasach jest to mniejszy problem niż niektóre z nich najlepsze narzędzia do zarządzania projektami mają już dedykowane aplikacje mobilne, które zapewniają produktywną obsługę.

7. Bezpieczeństwo i prywatność danych

Chociaż wiele osób może przeoczyć aspekt bezpieczeństwa, jest on niezbędny, gdy powierzasz narzędziu poufne dane, dokumenty i informacje związane z projektem. Narzędzia szyfrujące, takie jak Certyfikaty SSL są bardzo ważne. Oznacza to, że Twoje dane i dokumenty są zaszyfrowane, aby uniemożliwić dostęp osobom nieupoważnionym.

Ważna jest również autoryzacja dwuskładnikowa, która wymaga nie tylko hasła, ale także kodu wysłanego na telefon lub aplikacji uwierzytelniającej. To znacznie utrudnia hakerom dostęp do Twojego konta.

Wreszcie, zwróć uwagę na narzędzia do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Możliwe, że serwery oprogramowania mogą ulec awarii lub stać się ofiarą cyberataków. Regularne automatyczne tworzenie kopii zapasowych i plan przywrócenia danych do działania są niezbędne w takich sytuacjach.

8. Ceny i plany

Wiele narzędzi do zarządzania projektami jest darmowych, ale większość z nich ma funkcje zablokowane za subskrypcją. Możesz mieć możliwość korzystania z określonego narzędzia całkowicie za darmo, ale uzyskasz ograniczony dostęp do liczby osób, które możesz dodać na pokładzie.

Upewnij się, że narzędzie, którego używasz, jest w rozsądnej cenie, tak aby idealnie pasowało do budżetu projektu. Rozliczając cenę, sprawdź recenzje online, aby zobaczyć, czy obsługa klienta jest dobra. Chcesz mieć łatwy dostęp do czatu, dzwonić lub wysyłać e-maile do firmy na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Narzędzie do zarządzania projektami jest bardzo ważne dla firm lub osób, które chcą zbudować coś z potencjałem rozwoju w przyszłości. Może nie być tak ważne dla niezależnych freelancerów, ale nadal bardzo pomaga w usprawnieniu przepływu pracy i zapewnieniu, że nie przegapisz terminów.

Najlepsze jest to, że wiele z tych narzędzi to coś więcej niż tylko oprogramowanie do zarządzania projektami. Możesz ich używać do robienia notatek, tworzenia map drogowych, a nawet jako kalendarza pracy. Ta wszechstronna funkcjonalność sprawia, że ​​są one bardzo wartościowe, jeśli można znaleźć odpowiednie przypadki użycia dla każdej funkcji.