Jeśli obawiasz się, że Twoje e-maile wprowadzające wydają się słabe, nie martw się — nie jesteś sam. Nawet wykwalifikowani pisarze spędzają godziny na tworzeniu idealnego wstępu. Każdy wie, że powinien przykuć uwagę czytelnika, ale tylko nielicznym się to udaje.
Aby opanować otwieranie wiadomości e-mail, najpierw przestudiuj, jak wyglądają złe. Oto kilka szkodliwych, ale często pomijanych błędów, których należy unikać podczas pisania profesjonalnych e-maili.
1. Wpisywanie emotikonów i nadmierne znaki interpunkcyjne
Emoji stały się tak powszechne, że nawet dorośli, którzy nie znają się na technologii, używają ich w codziennych rozmowach. W końcu wyrażanie emocji za pomocą tekstu jest trudne. Zamiast dokładnie opisywać niuanse komunikacji niewerbalnej, łatwiej będzie ci klikać cyfrowe obrazy. Aby uzyskać bardziej osobisty charakter, możesz nawet twórz niestandardowe emotikony za pomocą aplikacji.
Pomimo wygody emotikonów nie należy ich używać w e-mailach służbowych. Wyglądają nieprofesjonalnie. Niektórzy czytelnicy mogą nawet kojarzyć Cię z irytującymi marketerami, którzy rozpoczynają e-maile z ogromnymi emotikonami.
Ta sama zasada dotyczy nadmiernych znaków interpunkcyjnych. Wielokrotne wykrzykniki i kropki oznaczają wzmożone emocje, ale czasami wyglądają jak spam. Używaj ich tylko z bliskimi przyjaciółmi i rówieśnikami. W przeciwnym razie ryzykujesz, że będziesz wyglądać jak podejrzani marketerzy, którzy nadużywają „!!!” stworzyć fałszywą pilną potrzebę.
2. Używanie języka sprzedażowego
Agresywne taktyki e-mailowe rzadko już działają. Odbiorcy automatycznie zamykają e-maile ze sprzedażowymi wstępami, niezależnie od intencji wiadomości. Kiedy już to zrobią, nie otwierają ich ponownie. Niektóre osoby mogą nawet całkowicie zablokować nadawcę, jeśli nie znają go osobiście.
Aby uniknąć takiego samego leczenia:
- Porzuć natrętne linie otwierające e-mail.
- Wykorzystaj kilka pierwszych zdań, aby podkreślić swoją osobistą markę, zamiast rzucać wezwaniami do działania.
- Zdobądź zaufanie czytelnika przede wszystkim. Niezależnie od tego, czy chcesz podwyżki wynagrodzenia od swojego pracodawcy, czy spotkania z ciepłym leadem, musisz najpierw zyskać pozycję zaufanej osoby.
3. Trwa zbyt długo ze wstępem
Jak na ironię, ludzie mają tendencję do nadmiernego wyjaśniania, kiedy brakuje im słów. Rekompensują niepewność, błądząc i kierując czytelników do powiązanych, ale nieistotnych elementów. To naturalna reakcja. Jeśli jesteś nieostrożny, może się okazać, że napiszesz kilka akapitów, zanim dotrzesz do sedna wiadomości.
Chociaż pozornie pomocne, over-a odstrasza czytelników. Cyfrowi tubylcy zazwyczaj mają krótki czas skupienia uwagi — nie dadzą szansy Twojej wiadomości, jeśli zaczyna się od długiego, żmudnego wstępu. Staraj się, aby otwarcie było proste. Wspomnij o swoich referencjach, wyjaśnij, dlaczego się z nimi kontaktujesz, a następnie rozbudź ich ciekawość problemem.
Pamiętać: wprowadzenie musi nadawać ton Twojej wiadomości, a nie ją streszczać. Spróbuj napisać pouczające, przyciągające uwagę wprowadzenie, które zapewnia kontekst i zachęca czytelników do zaangażowania. Ogranicz się też do dwóch, trzech zdań.
4. Przedstawiamy zbyt dużo żargonu
Żargon odnosi się do technicznych słów używanych w określonych społecznościach. Szybko przekazują złożone koncepcje, które w przeciwnym razie wymagałyby długich, zbędnych wyjaśnień. Terminy te nie mają synonimów. Będziesz na nich polegać najbardziej podczas omawiania spraw branżowych z innymi profesjonalistami.
Choć niezbędne, żargony również wydają się wykluczające. Nie należy beztrosko zakładać, że odbiorcy zrozumieją złożone, techniczne idee. W przeciwnym razie możesz ich zastraszyć. Zawsze zaczynaj e-maile od ogólnych zwrotów i zwięzłego języka. Używaj żargonu dopiero po przedstawieniu się i ustaleniu intencji wiadomości.
Porada profesjonalisty: Pisząc do osób spoza branży, unikaj terminów technicznych i żargonu. Jeśli musisz rozwinąć zbyt skomplikowane kwestie, przesyłaj odpowiednie zasoby jako duże załączniki Zamiast.
5. Działając ponad znajomo
Komunikacja w miejscu pracy nie zawsze wymaga przyjaznego, wesołego zachowania. Osobiste historie, frazy wypełniające i puch zagmatwają twoje początkowe zdanie, jeśli zostaną wyrwane z kontekstu. Zanim ustalisz ton swojego wprowadzenia, rozważ poziom bliskości z odbiorcą. Szanuj ich granice zawodowe.
Zbędne, formalne terminy brzmią bezosobowo, ale ostre, nieodpowiednie podejście może być obraźliwe. Bądź przystojny, nie zachowując się zbyt znajomo. A jeśli nie masz pewności co do swojego podejścia, zagraj ostrożnie i pochyl się w stronę oficjalnego tonu. Unikaj sformułowań, które mogą zostać źle zinterpretowane. Przyjmij mniej formalną postawę dopiero wtedy, gdy druga strona się do ciebie przyzwyczai.
6. Rzucanie żartami i puentami
Wielu marketerów przysięga na humorystyczne wprowadzenie e-mailowe. Twierdzą, że dowcipne uwagi budują więź i przyciągają uwagę czytelnika. Śmieszne wstępy mogą sprawić, że Twoje e-maile będą bardziej wciągające, ale ryzyko przewyższa korzyści. Żarty są trudne do przekazania przez e-mail.
Nawet beztroska gra słów może zamienić się w obraźliwą zniewagę, jeśli użyjesz niewłaściwego tonu, sformułowania i kontekstu. Rozważ używanie żartów tylko w swobodnych rozmowach z kolegami, których znasz osobiście. W przeciwnym razie zachowaj profesjonalizm w służbowych wiadomościach e-mail.
7. Podążanie za nietypowymi formatami
Większość dostawców poczty e-mail obsługuje te same style, rozmiary i kolory czcionek, które można znaleźć w edytorach tekstu. Możesz nawet pobrać nowe z strony z darmowymi czcionkami. Chociaż czcionki wyrażają kreatywność, ostrożnie wybieraj te, których używasz w profesjonalnych wiadomościach. Nie każdy lubi nietypowe formaty.
Aby zachować bezpieczeństwo, podczas pisania służbowych wiadomości e-mail używaj domyślnego stylu. Skandaliczne projekty są nie tylko nieprofesjonalne, ale także pogarszają czytelność. Na przykład białe tło rozmywa jasne kolory, podczas gdy duże rozmiary czcionek odwracają uwagę czytelników od mniejszego tekstu.
Istnieją bardziej profesjonalne sposoby wyrażania kreatywności. Zamiast bawić się czcionkami, zaprezentuj swój talent tworzenie strony internetowej od podstaw, przesyłając odpowiednie zasoby lub tworzenie portfolio pisarskiego.
8. Dokonywanie agresywnych ostrzeżeń
Marketerzy, tacy jak ci na powyższym obrazku, rozpoczynają swoje e-maile od wymyślonego terminu. Chociaż przyciąga uwagę, jest też irytujące. Nawet banki komercyjne i pożyczkodawcy przedstawiają się, zanim zabiorą się do pracy. Jeśli Twoja wiadomość otworzy się z agresywnym ostrzeżeniem, czytelnicy odrzucą ją jako spam.
Poznaj inne sposoby na wywołanie pilności. Zamiast kierować się terminami, które rzadko wpływają na zakupy, podkreśl wartość swojej ograniczonej czasowo oferty. Potencjalni klienci nie reagują dobrze na agresywne podejście.
Ale jeśli możesz uniknąć dodawania terminów do pierwszej linii, zrób to. Zapewnij wartość, zanim stworzysz pilną potrzebę. Zamknięcie umowy bez wyjaśnienia swojej propozycji sprawi, że będziesz wyglądać na aroganckiego i zdesperowanego. Zachowaj swoje wezwania do działania na koniec.
Rozpocznij e-maile z mocnym, profesjonalnym otwarciem
„Idealna” linia otwierająca nie istnieje. Zamiast polegać na szablonach, stwórz unikalne wprowadzenie, które jest zgodne z intencją Twojej wiadomości i rezonuje z odbiorcą. Pamiętaj: ogólne, nadużywane intra nigdy nie przynoszą rezultatów.
Podczas gdy pierwsza linia nadaje ton wiadomości e-mail, nie poświęcaj jej całego czasu. E-maile służbowe składają się z kilku części. Powinieneś sprawdzić swoją wersję roboczą pod kątem innych nieostrożnych błędów, np. pustych wierszy tematu, błędów gramatycznych i brakujących załączników.
