Jak napisać profesjonalną odpowiedź e-mail poza biurem

Jeśli chodzi o e-maile, ustalenie granic zawodowych może być trudne. W końcu wiele firm zakłada, że ​​dopóki masz internet, możesz swobodnie odpowiadać na wszelkie wiadomości.

Chociaż był czas, w którym oczekiwano od profesjonalistów, aby zawsze byli pod telefonem, czasy powoli się zmieniają. W dzisiejszych czasach coraz częściej ludzie są offline w dni wolne i nie bez powodu.

Jeśli wybierasz się na wakacje, bierzesz wolne dla zdrowia psychicznego lub musisz być z dala od biura z jakiegokolwiek innego powodu, oto kilka wskazówek, jak napisać profesjonalną odpowiedź e-mail poza biurem.

1. Wyczyść nagłówek tematu „Poza biurem”

Jednym z najłatwiejszych sposobów poinformowania innych, że jesteś poza biurem, jest zmiana nagłówka tematu odpowiedzi na wiadomość e-mail. Zamiast pisać „Poza biurem”, możesz również podać rodzaj urlopu, z którego korzystasz, jeśli nie masz nic przeciwko udostępnianiu go.

Oto kilka przykładów nagłówków tematów wiadomości e-mail „Poza biurem”:

• Poza biurem – urlop urlopowy (25 grudnia – 4 stycznia)
instagram viewer
• [Poza biurem] Urlop medyczny
• Poza biurem | Urlop ojcowski
• *Poza biurem* Urlop awaryjny
• Poza biurem (urlop żałobny)
• Poza biurem | Urlop macierzyński
• Poza biurem ~ Praca w terenie
• [Poza biurem] Urlop świąteczny (Boże Narodzenie)
• Poza biurem – zwolnienie chorobowe
• Poza biurem – ślub!

2. Wspomnij, jaki rodzaj urlopu bierzesz

W przypadku niektórych osób powszechne jest założenie, że każdy e-mail poza biurem służy do celów rekreacyjnych. Jednak nie zawsze tak jest w przypadku wszystkich.

Niektóre osoby korzystają również z poczty e-mail poza biurem podczas pracy, ale nie mogą uzyskać dostępu do poczty przez cały dzień. Na przykład przedstawiciele handlowi lub osoby wykonujące prace w terenie mogą potrzebować podróżować do obszarów bez połączenia z Internetem.

Ponadto możliwe jest również, że bierzesz wolne na sprawy osobiste, takie jak wizyty w szpitalu, pogrzeby lub powrót do zdrowia po chorobie. Dzięki temu może być niezręcznie odpowiedzieć na pytanie: „Mam nadzieję, że miałeś dobre wakacje”.

Związane z: Sposoby, aby wakacje były przyjemniejsze dzięki technologii

Aby tego uniknąć, możesz zamiast tego wstawić szczegóły urlopu w treści wiadomości e-mail. Nie musisz być szczery w swojej sytuacji, jeśli sprawia Ci to dyskomfort, ale bycie szczerym wobec szefa, kolegów z zespołu lub klientów może pomóc w budowaniu empatii.

Na przykład, jeśli miałeś wypadek samochodowy i potrzebujesz trochę czasu, aby wyzdrowieć po urazach, pozwól Twoje kontakty wiedzą, że pomagają im zarządzać ich oczekiwaniami dotyczącymi opóźnionych i oczekiwanych wyników powrót.

3. Unikaj niepotrzebnych przeprosin

Wielu pracoholików często umieszcza przeprosiny w e-mailach poza biurem, takie jak „Przepraszam, że nie mogę odpowiedzieć od razu!” Jednak ważne jest, aby zrozumieć, że nie powinieneś przepraszać za wzięcie urlopu w pracy, zwłaszcza jeśli jest to dobre powód.

Zamiast przepraszać, oto kilka terminów, których możesz użyć:

• „Dziękuję za kontakt!”
• "Dziękuję Ci za e-mail."
• „Ten e-mail został odebrany”.

Zamiast przeprosić, możesz grzecznie potwierdzić, że wiadomość została oficjalnie odebrana. Dzięki temu możesz wybrać język, który koncentruje się na dziękowaniu im za poświęcony czas i wysiłek.

4. Nie gwarantuj daty odpowiedzi

Dla wielu osób widok ogromnych zaległości e-maili po powrocie do biura po długiej nieobecności może być przytłaczający. W rzeczywistości niepokój może się nawet podwoić, gdy użyjesz zwrotów takich jak „Odpowiem, gdy tylko wrócę do biura”.

Może to nie tylko wywołać niepotrzebną presję, aby zagwarantować odpowiedź w pierwszym dniu Twojego powrotu, ale także ustawić złe oczekiwania wobec osób próbujących się z Tobą skontaktować.

Związane z: Wskazówki, jak zachęcić ludzi do otwierania i czytania wiadomości e-mail

O ile potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail jest właściwe, nie jest konieczne gwarantowanie natychmiastowej odpowiedzi. Aby uniknąć nadmiernego zobowiązania, gdy możesz odpowiedzieć, najlepiej jest zamiast tego trzymać się szerokiej odpowiedzi lub ogólnego zakresu.

Oto kilka przykładów zdań, których możesz użyć:

• Odpowiem, gdy będę wolny po wakacjach.
• Proszę oczekiwać ode mnie odpowiedzi do końca _______.
• Jeśli nie jest to pilne, proszę oczekiwać odpowiedzi do ________.

Pamiętaj, że jeśli wiadomość e-mail jest krytyczna, ludzie po pewnym czasie postarają się zadzwonić lub skontaktować się z Tobą. W związku z tym ważne jest, aby umieścić bufory, aby ludzie nie mieli nadziei na szybką odpowiedź.

W przypadku niektórych ról często zdarza się, że masz zapasowe kontakty, które przejmują obciążenie, gdy Cię nie ma. Jednak przed przypisaniem szefa, współpracownika lub członka zespołu do przejęcia ciężaru, gdy nie jesteś dostępny, konieczne jest uzyskanie zgody.

Ponieważ wiele osób jest już przytłoczonych własną pracą, przejmowanie obowiązków innych osób może być stresujące, nawet jeśli trwa to tylko przez krótki czas. Ponadto mogą nie czuć się komfortowo, dając klientom lub klientom dostęp do niektórych adresów e-mail lub osobistych numerów telefonów.

Z tego powodu przed dodaniem czyichś danych kontaktowych do wiadomości e-mail „Poza biurem” upewnij się, że zapytasz tę osobę, czy możesz to zrobić i jakie dane mogą być jej udostępniane.

6. Twórz różne wiadomości e-mail poza biurem dla podmiotów wewnętrznych lub zewnętrznych

W zależności od tego, kto otrzyma wiadomość e-mail, ilość informacji, które możesz chcieć udostępnić w odpowiedzi e-mail poza biurem, może się różnić. W końcu nadal musisz brać środki ostrożności dotyczące prywatności, zwłaszcza gdy jesteś na wakacjach.

Na przykład, chociaż czujesz się komfortowo, dzieląc się miejscem, do którego podróżujesz ze swoimi kolegami z biura, możesz nie chcieć tego robić przypadkowym osobom.

Korzystając z systemów zarządzania pocztą e-mail, możesz ustawić inną odpowiedź poza biurem w zależności od tego, kto ją otrzyma. Dzięki temu możesz dać ludziom odpowiedni kontekst dotyczący Twojej sytuacji poza biurem.

Twórz lepsze granice pracy dzięki odpowiedziom poza biurem

W świecie, w którym oczekuje się od nas, że zawsze będziemy dostępni, e-mail poza biurem, który pokazuje granice, może coś zmienić. Będąc stanowczym w swoim osobistym czasie wolnym, możesz również nauczyć ludzi wokół siebie wartości swojego życia osobistego.

Ponadto prosząc innych o szacunek dla twojego czasu, możesz również zachęcić innych do tego samego. Chociaż nie brzmi to jak wielka sprawa, może to oznaczać wszystko dla zespołów, gdy w biurze ustalane są zdrowe standardy.

Jak napisać wiadomość „Poza biurem” na LinkedIn?

Chcesz poinformować swoją sieć LinkedIn, że jesteś poza biurem? Oto jak napisać wiadomość poza biurem na LinkedIn.

Czytaj dalej

O autorze