Produktywność 101: Jak korzystać z metody Get Things Done (GTD)

Czy czujesz, że przetwarzasz w głowie wiele zadań i projektów, ale tak naprawdę ich nie realizujesz? Kiedy dużo myślisz o zadaniach, projektach i celach, koncentracja na produktywności staje się wyzwaniem dla Twojego umysłu.

Dzięki systematycznemu zarządzaniu zadaniami Getting Things Done (GTD) pomaga zmniejszyć stres psychiczny. Dowiedz się więcej o metodzie GTD, procesach i sposobach organizacji, aby efektywnie wykonywać zadania.

Co to jest metoda robienia rzeczy (GTD)?

Pięć kroków, a mianowicie przechwytywanie, wyjaśnianie, organizowanie, przeglądanie i angażowanie, tworzy system GTD, który zwiększa wydajność profesjonalistów lub freelancerów w pracy lub w domu.

Będziesz musiał zainwestować kilka produktywnych godzin w konfigurację metody GTD i jej narzędzi. Jednak tak mała inwestycja energii i czasu opłaci się do końca życia, jeśli będziesz ją nieustannie praktykować.

Wdrażając system GTD do każdego zadania zawodowego lub osobistego, zaczniesz dostrzegać następujące korzyści:

1. Zaoszczędzisz więcej czasu i będziesz w stanie osiągnąć odpowiednią równowagę między życiem osobistym a zawodowym.
   instagram viewer
2. Dzięki zarządzaniu zadaniami staniesz się bardziej wydajny i produktywny. W ten sposób ostatecznie uwolnisz się od stresu psychicznego.
3. Możesz uniknąć wyrządzenia szkody projektowi, skupiając się na ważniejszych zadaniach.
4. Stajesz się bardziej kreatywny, ponieważ Twój umysł nie musi przetwarzać niepotrzebnych danych.

Kiedy należy zastosować metodę GTD

System GTD możesz praktycznie zastosować do realizacji wszelkich obowiązków zawodowych lub osobistych. Freelancerzy i profesjonaliści, którzy zajmują się wieloma zadaniami, powinni ćwiczyć GTD, aby pozostać produktywnym. Rzeczywiste scenariusze, które najlepiej pasują do systemu GTD, to:

1. Boisz się, że możesz zapomnieć o małych, ale kluczowych zadaniach każdego projektu.
2. Nie masz pewności co do śledzenia wszystkich rzeczy.
3. Pełnisz wiele ról w życiu zawodowym i osobistym.
4. Często inicjujesz różne projekty, ale nie jesteś w stanie ukończyć ich na czas.
5. Nigdy nie próbowałeś podejścia Getting Things Done do zarządzania zadaniami.

Jak działa metoda GTD

Krok pierwszy: przechwytywanie

David Allen, twórca metody GTD, kładzie nacisk na zapisywanie zadań i pomysłów w formie pisemnej lub cyfrowej, aby utrzymać umysł bez stresu.

Dlatego musisz natychmiast przechowywać w swojej skrzynce odbiorczej zdarzenia, pomysły, terminy, zadania do wykonania, zadania, podzadania, referencje projektów itp. Ta skrzynka odbiorcza może być papierowym systemem plików lub aplikacjami, takimi jak Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote itp.

Skrzynka odbiorcza to wizualna reprezentacja elementów, o które musisz regularnie dbać w pracy lub w domu. Jest to pierwszy krok w kierunku przepływu pracy zarządzania czasem osobistym opartego na GTD. Ten krok wymaga dużo energii i czasu, ponieważ musisz przejść przez rozbudowane procesy myślowe, aby zebrać wszystkie zadania i pomysły w jednym miejscu.

Możesz skutecznie przechwytywać wszystkie zadania w swojej skrzynce odbiorczej GTD za pomocą Aplikacje do zarządzania czasem oparte na GTD, takie jak Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp itp.

Krok drugi: wyjaśnij

Po wypełnieniu pomysłów i zadań w skrzynce odbiorczej GTD musisz przekształcić te zagracone elementy w wykonalne kroki. Postępuj zgodnie z poniższą listą kontrolną dla wszystkich elementów Twojej skrzynki odbiorczej:

1. Wykonaj zadanie od razu, jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty.
2. Jeśli projekt na to pozwala, poszukaj możliwości delegowania zadań.
3. Umieść elementy referencyjne, takie jak dokumenty, pliki, informacje kontaktowe itp., w sekcji komentarzy do konkretnego zadania.
4. Jeśli musisz wykonać zadanie w przyszłości, przypisz termin.
5. Usuń wszelkie elementy, które są nieistotne w kontekście osobistym lub zawodowym.

Związane z: Przewodnik dla początkujących dotyczący używania asan do śledzenia dowolnego projektu

Krok trzeci: zorganizuj

Aby uporządkować swoje zadania, musisz umieścić je na tymczasowej liście zadań do dalszego przetwarzania w oparciu o następujące elementy:

1. Kalendarz: Musisz wprowadzić terminy w swoim kalendarzu. Możesz zacząć korzystać z aplikacji kalendarza, ponieważ są one wydajniejsze niż kalendarze papierowe.
2. Następne działania: Zadania, które nie pasują do żadnego projektu, powinny znajdować się na liście Następne działania. Możesz mieć różne listy kontekstowe, takie jak prace domowe, osobiste, służbowe, telefoniczne itp.
3. Projektowanie: Musisz zorganizować projekty na osobnej liście w oparciu o konteksty. Przypisz konkretne terminy dla każdego zadania w projekcie i codziennie przeglądaj listę projektów.
4. Czekając na: Jeśli delegujesz niektóre zadania projektowe do innych, powinieneś prowadzić listę przypomnień dla tych zadań.

Listy rzeczy do zrobienia i aplikacje do robienia notatek, takie jak TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote itp. ułatwiają organizowanie i przeglądanie list rzeczy do zrobienia.

Krok czwarty: Zaangażuj się

Systematycznie określasz, co dalej robić w kroku Zaangażowanie, stosując następujące cztery kryteria:

1. Kontekst: Będziesz mieć różne zadania związane z pracą, życiem i hobby. Są to tak zwane konteksty. Musisz utworzyć oddzielne listy rzeczy do zrobienia dla każdego z tych kontekstów.
2. Dostępny czas: Jeśli masz około 15 minut jazdy do miejsca docelowego, prawdopodobnie możesz zatrzymać się w sklepie spożywczym, aby kupić przedmioty wymienione na liście zakupów.
3. Dostępna energia: Zaplanuj złożone zadania na czas, gdy jesteś bardziej energiczny. Zostaw proste zadania na godziny o niskim poziomie energii.
4. Priorytet: Możesz także określić, co należy zrobić dalej, w zależności od priorytetu zadań na liście rzeczy do zrobienia.

Narzędzia do zarządzania zadaniami, które działają zgodnie z metodą GTD, pozwolą Ci dodawać niestandardowe widoki zadań z filtrami. Te filtry mogą być priorytetem, terminem, cesjonariuszem, słowami kluczowymi, datą utworzenia itp. Takie aplikacje automatyzują również metodę GTD poprzez widoki takie jak dzisiaj, nadchodzące, następne, konteksty za pomocą etykiety itp.

Związane z: Najlepsze funkcje nTask do bezproblemowego zarządzania projektami

Krok piąty: przegląd

Przeglądanie elementów GTD, takich jak wpisy kalendarza i listy rzeczy do zrobienia, zapewnia aktualność systemu GTD. W metodzie GTD możesz ćwiczyć cotygodniowe przeglądy, aby uzyskać najlepszy wynik. Etap przeglądu umożliwia udoskonalenie procesów zarządzania czasem i określenie kolejnych kroków.

Narzędzia do zarządzania zadaniami, którego możesz używać do uzyskiwania rzeczy do zrobienia, automatyzuje etap przeglądu. Aplikacje takie jak Infinity, Trello, Asana, Todoist itp. mają wbudowane szablony recenzji GTD. Te szablony zapewniają wszystkie punkty kontrolne, które musisz przejść, aby pomyślnie cotygodniowo przeglądać przepływ pracy GTD dla dowolnego projektu lub zadania.

Aplikacje umożliwiają również dostosowanie tych szablonów recenzji do potrzeb projektu. Na przykład możesz utworzyć recenzję co dwa miesiące, a nie co tydzień. Możesz tworzyć komentarze do zadań lub podzadania, aby określić swoje cotygodniowe refleksje i skupić się na następny tydzień.

Stań się bardziej produktywny dzięki systemowi Getting Things Done

Metoda GTD dzieli cały proces zarządzania zadaniami na pięć prostych kroków: przechwytywanie, wyjaśnianie, organizowanie, przeglądanie i angażowanie. System GTD i narzędzia do załatwiania spraw pomagają wykorzystać możliwości mózgu w większym stopniu podczas wykonywania zadań niż bezproduktywne myśli.

Aby uzyskać optymalną produktywność, dowiedz się, jak wybrać najlepszą aplikację do zarządzania zadaniami, regularnie stosując metodę GTD.

Przewodnik po zarządzaniu zadaniami online: 10 wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniej aplikacji

Jeśli chcesz wybrać aplikację do zarządzania zadaniami, aby efektywniej zarządzać projektami, oto kilka rzeczy do rozważenia!

Czytaj dalej

O autorze