Podstawy korzystania z pól w Airtable

Wśród wielu dostępnych narzędzi zwiększających produktywność Airtable stale zyskuje na popularności i nie bez powodu.

Unikalna kombinacja funkcjonalności arkusza kalkulacyjnego, gęstości informacji w bazie danych i możliwości Airtable różnorodność jego wielu poglądów uczyniła go atrakcyjnym dla wielu jako integralna część ich produktywności Arsenał.

Od czego więc zacząć, gdy właśnie założyłeś swoją pierwszą bazę? Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z różnymi opcjami i zobacz, jak najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom.

Czym są pola w Airtable?

Niezależnie od tego, czy chcesz użyj Airtable do zarządzania projektamiorganizować dane lub śledzić zadania, musisz zapoznać się z polami Airtable, aby w pełni wykorzystać możliwości Airtable.

Pola są podstawą zarządzania danymi w Airtable i służą jako pojemniki na informacje, formuły i formatowanie. Każde pole zajmuje własną kolumnę w domyślnym widoku siatki nowej bazy. Pola mają zastosowanie w ten sam sposób do każdego rekordu w tabeli. Nie można określić różnych stylów formatowania dla poszczególnych komórek, co może wydawać się ograniczone w przypadku użytkowników korzystających wyłącznie z arkuszy kalkulacyjnych.

Można jednak mieć wiele widoków siatki i tabel w dowolnej bazie, w razie potrzeby ukrywać pola, a nawet łączyć informacje w tabelach. Kompromisy mogą początkowo wydawać się restrykcyjne, ale może się to zmienić, gdy zaznajomisz się z Airtable.

Rola pola podstawowego w Airtable

Kiedy zaczniesz swoją nową bazę, zauważysz, że niektóre pola są już w Twojej pierwszej tabeli. Pole najbardziej na lewo jest specjalnie podświetlone i zablokowane po lewej stronie. Jest to pole podstawowe i pełni ważną rolę jako unikalny identyfikator Twojego rekordu — prawie jak nagłówek, pod którym znajdują się wszystkie pozostałe informacje.

Pole podstawowe służy jako tytuł rekordu Widoki na stół powietrzny oraz w wielu innych miejscach, takich jak nazwa każdej karty w widoku Kanban lub nazwa referencyjna w połączonych rekordach. Pole podstawowe jest domyślnie jednowierszowym polem tekstowym. Mimo to, zdaniem Dokumentacja pomocnicza Airtable, w razie potrzeby możesz zmienić pole podstawowe na kilka innych typów pól.

Jak dodać nowe pole w Airtable

Istnieją dwa sposoby dodania pola w Airtable; pierwsza metoda polega na widoku siatki Airtable. Obok nagłówków istniejących pól zobaczysz nagłówek ze znakiem plus. Kliknięcie tego znaku plus otwiera menu wyświetlające wszystkie dostępne pola. Wybierz typ pola, postępuj zgodnie z dodatkowymi instrukcjami, aby skonfigurować pole, i kliknij Utwórz pole.

Drugi sposób dodania pola odbywa się w dowolnym pojedynczym rekordzie w Twojej bazie, dostępnym w większości widoków po kliknięciu rekordu. Na dole rekordu kliknij Dodaj nowe pole do tej tabeli.

Pojawi się wyskakujące okienko umożliwiające dodanie do rekordu nowego jednowierszowego pola tekstowego. Wprowadź nazwę pola, a następnie użyj menu rozwijanego, aby w razie potrzeby zmienić typ pola. Postępuj zgodnie z wyświetlanymi dodatkowymi instrukcjami, aby skonfigurować pole i kliknij Ratować.

Pamiętaj, że dodanie nowego pola powoduje dodanie go do każdego rekordu w tabeli, więc po kolejnym wejściu do widoku siatki tabeli prawdopodobnie znajdziesz kolumnę pełną pustych spacji.

1. Pola wprowadzania tekstu

W Airtable istnieje wiele formatów tekstowych z odpowiednimi typami pól. Domyślne jednowierszowe pole tekstowe jest najbardziej podstawowym polem i nadaje się do zwięzłych deskryptorów. Jeśli chcesz wpisać więcej, rozważ użycie długiego pola tekstowego, które po włączeniu umożliwia wprowadzenie do 100 000 znaków tekstu, podziałów wierszy i formatowanie tekstu sformatowanego.

Pole Data umożliwia ręczne lub oparte na kalendarzu wprowadzenie daty i godziny. Ponadto istnieje wiele innych wyspecjalizowanych pól, takich jak numer telefonu, adres e-mail, adres URL, numer, waluta, czas trwania i procent. Każde pole jest przeznaczone do przechowywania i formatowania odpowiednich typów danych.

2. Pola oparte na wyborze

Airtable oferuje wiele pól w oparciu o wybór różnych opcji. Są to przydatne sposoby kategoryzowania rekordów, śledzenia zadań lub śledzenia procesu.

Pole Checkbox po prostu dodaje do rekordów klikalne pole wyboru. Pole Ocena dodaje wizualny system rankingowy od jednego do dziesięciu punktów, domyślnie ustawiony na pięć gwiazdek. Pola pojedynczego wyboru i wielokrotnego wyboru umożliwiają korzystanie z menu rozwijanych umożliwiających kategoryzację, przy czym to drugie umożliwia wielokrotny wybór dla jednego rekordu.

3. Pola wyszukiwania i zliczania

Pola Lookup i Count pokazują najbardziej charakterystyczną funkcjonalność Airtable: jego potężną zdolność do łączenia się i interakcji z różnymi zestawami danych poprzez model relacyjnej bazy danych.

Pole Link do rekordu łączy rekordy w tabelach, tworząc bogate warstwy powiązanych informacji. Na tej podstawie pole Zestawienie umożliwia tworzenie obliczeń i podsumowań na podstawie pól w połączonych rekordach.

Pole Liczba umożliwia zliczenie liczby rekordów połączonych z polem Połącz z rekordem. Pole wyszukiwania pobiera dane z połączonych rekordów, ułatwiając wymianę informacji między tabelami bez konieczności powtarzania.

Airtable zawiera zestaw pól przechowujących metadane dotyczące Twoich rekordów. Pola te są nieocenione, gdy przetwarzasz często zmieniające się duże zbiory danych.

Pola Czas utworzenia i Czas ostatniej modyfikacji śledzą, kiedy rekordy zostały utworzone lub ostatnio edytowane. Utworzony przez i ostatnio zmodyfikowany przez zidentyfikowanie odpowiednich użytkowników odpowiedzialnych za te działania. Możesz wybrać konkretne warunki, pod którymi to pole będzie aktualizowane w razie potrzeby.

Pole Autonumerowanie przypisuje rekordom kolejny numer, zapewniając spójny system numerowania w całej tabeli. Chociaż sam Airtable numeruje twoje rekordy po lewej stronie widoku siatki, ta numeracja liczy tylko liczbę widocznych rekordów

5. Inne pola Airtable

Oprócz powyższych pól, Airtable oferuje również kilka charakterystycznych pól, które działają w swojej własnej lidze. Pole Formuła udostępnia w Twojej bazie jedną z najbardziej przydatnych funkcji arkusza kalkulacyjnego. To pole umożliwia wykonywanie obliczeń, tworzenie danych złożonych i budowanie funkcjonalności opartych na logice.

Jeśli jesteś przyzwyczajony do narzędzi takich jak Microsoft Excel, wiesz już, jak działa pole Formuła, ale możesz przeczytać jak używać formuł w Airtable aby mieć pewność, że w pełni wykorzystasz możliwości tego pola.

Pole Użytkownik umożliwia dodanie do rekordu innej osoby korzystającej z Airtable poprzez wybranie jej nazwiska z listy rozwijanej lub zaproszenie jej do bazy za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niektóre funkcjonalności tego pola mogą wymagać jednego z płatnych planów Airtable.

Pole Barcode przechowuje kody kreskowe i kody QR zeskanowane za pomocą aplikacji mobilnych Airtable. Na koniec, pole Przycisk umożliwia dodanie do rekordów konfigurowalnych przycisków, które umożliwiają podgląd stron internetowych, uruchamianie skryptów, ładowanie niestandardowych rozszerzeń Airtable i wiele więcej.

Porządkuj, dodawaj adnotacje i zwiększaj produktywność dzięki polom w Airtable

Pola pomagają w maksymalnym wykorzystaniu danych w bazie Airtable i są bramą do uwolnienia pełnego potencjału Airtable w Twojej pracy. Niezależnie od tego, czy przechowujesz informacje, zdobywasz nowe informacje, czy tworzysz dostosowane przepływy pracy, Airtable jest wszechstronnym narzędziem, które pomoże Ci pracować mądrzej.

Jeśli natkniesz się na typ pola, którego wcześniej nie używałeś, nie wahaj się poeksperymentować i sprawdzić, czy może on usprawnić Twoje procesy.