Jak współpracować w czasie rzeczywistym nad dokumentem programu Word

Praca z innymi osobami nad dokumentem Word może być prawdziwym wyzwaniem. Nawet doświadczeni użytkownicy platformy Microsoft 365 mogą mieć trudności z edytowaniem i przeglądaniem udostępnionych dokumentów.

Można jednak łatwo współpracować w czasie rzeczywistym nad dokumentem programu Word, śledząc wszelkie zmiany i zatwierdzając je lub odrzucając. Przyjrzymy się niezbędnym narzędziom i sposobom ich wykorzystania, aby zapewnić najbardziej efektywną współpracę.

Czego potrzebujesz, aby współpracować nad dokumentem programu Word?

Jeśli chcesz współpracować w czasie rzeczywistym nad dokumentem programu Word, musisz zapisać go na swoim koncie OneDrive. W tym celu otwórz dokument, przejdź do Plik > Zapisz jako, i zapisz go w OneDrive.

Dodatkowo zalecamy korzystanie z nowszej wersji Microsoft 365 i posiadanie aktywnej subskrypcji. Według Microsoftu, nadal będziesz mógł edytować dokument jednocześnie z innymi osobami, ale nie będziesz mieć możliwości współpracy w czasie rzeczywistym.

Aby zobaczyć zmiany innych osób, musisz okresowo odświeżać dokument. Jeśli Twoja subskrypcja wygasła, możesz to zrobić na kilka sposobów uzyskaj zniżkę na nową subskrypcję Microsoft 365.

Jak udostępnić dokument programu Word

Teraz, gdy już wiesz, czego potrzebujesz, aby pracować z innymi osobami nad tym samym dokumentem programu Word, przyjrzyjmy się, jak możesz go udostępnić. Pierwszą opcją jest udostępnienie go z poziomu programu Word. Otworzyć Plik menu i wybierz Udział.

Zauważysz, że istnieją dwie różne opcje:

• Udostępnij e-mailem. Musisz podać adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić dokument.
• Udostępnij za pomocą linku. W ten sposób każda osoba posiadająca link będzie mogła uzyskać dostęp do dokumentu. Jeśli musisz udostępnić dokument wielu osobom, ta opcja może być bardziej wydajna. Jeśli jednak pracujesz nad czymś poufnym, lepszym rozwiązaniem może być ręczne dodanie każdego współautora.

Bez względu na to, jakiej metody użyjesz, poświęć trochę czasu i ustaw odpowiednie uprawnienia. Kliknij Edytować ikonę i wybierz, czy osoby, którym udostępniasz dokument, mogą go tylko wyświetlać, czy edytować.

Następnie kliknij Ustawienia udostępniania opcja. Możesz tam ustawić datę ważności dokumentu, a nawet ustawić hasło, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji. Gdy będziesz zadowolony z ustawień udostępniania, kliknij Stosować.

Alternatywnie możesz udostępnić dokument programu Word za pośrednictwem OneDrive, klikając plik prawym przyciskiem myszy i wybierając OneDrive > Udostępnij. Następnie musisz ustawić ustawienia udostępniania, jak pokazano powyżej.

Jak śledzić i przeglądać zmiany w programie Microsoft Word

W zależności od ustawionych uprawnień osoby, którym udostępniłeś dokument, mogą go edytować. Aby mieć oko na zmiany wprowadzane przez wszystkich, należy włączyć opcję Śledzenie zmian funkcja.

Aby to zrobić, otwórz plik Recenzja i przejdź do zakładki Śledzenie menu. Tam otwórz Śledzenie zmian menu i wybierz Dla wszystkich. Gdy ta funkcja jest włączona, program Word podkreśli dodany tekst, a usunięty tekst zostanie oznaczony przekreśleniem.

Teraz, jeśli chcesz uniemożliwić innym przypadkowe wyłączenie tej funkcji, kliknij przycisk Zablokuj śledzenie opcję i ustaw hasło. W ten sposób możesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnych zmian wprowadzonych w dokumencie.

Wybierz Jak zmienia się wyświetlanie programu Microsoft Word

Aby zwiększyć wydajność, program Word umożliwia wybranie sposobu wyświetlania zmian wprowadzonych w dokumencie. w Recenzja otwórz menu rozwijane obok Wyświetl do przeglądu Ikona. Tam wybierz jedną z następujących opcji:

• Oryginalny. Pokazuje oryginalny dokument. Nie spowoduje to jednak usunięcia żadnych komentarzy ani zmian wprowadzonych przez innych.
• Brak znaczników. Usuwa znaczniki i wyświetla dokument ze zmianami, które już zatwierdziłeś.
• Wszystkie znaczniki. Pokazuje wszelkie zmiany przy użyciu innego koloru dla każdego współpracownika.
• Proste znaczniki. Zaznacza zmiany czerwoną linią.

Jak zaakceptować lub odrzucić zmiany w programie Microsoft Word

Aby zaakceptować lub odrzucić zmiany, kliknij prześledzoną zmianę prawym przyciskiem myszy i wybierz jedną z nich Zaakceptuj wstawienie Lub Odrzuć wstawienie, w zależności od tego, czy ktoś dodał, czy usunął tekst. Jeśli ktoś inny usunął część dokumentu, zobaczysz Zaakceptuj usunięcie I Odrzuć usunięcie opcje.

Chociaż proces jest prosty, możesz przeoczyć niektóre zmiany, jeśli nad tym samym dokumentem pracuje wielu autorów. Jeśli chcesz mieć pewność, że niczego nie przeoczyłeś, skorzystaj z opcji Zmiany sekcji zamiast ręcznie przeglądać dokument. Tam skorzystaj z Poprzedni I Następny przyciski umożliwiające poruszanie się po zmianach.

Istnieje więcej sposobów zarządzania prześledzonymi zmianami. Możesz na przykład kliknąć Zaakceptuj > Zaakceptuj i przejdź do następnego. Jeśli rozmawiałeś już ze współpracownikami na temat zmian, możesz skorzystać z opcji Zaakceptuj wszystkie zmiany opcja.

Podobnie możesz odrzucić zmiany, klikając przycisk Odrzucić przycisk lub Odrzuć > Odrzuć i przejdź do następnego. Aby usunąć wszystkie zmiany przejdź do zakładki Recenzja i kliknij strzałkę poniżej Odrzucići wybierz Odrzuć wszystkie zmiany. Może się to komuś naprawdę przydać zaimportował dużą ilość danych do programu Word bez uprzedniej konsultacji z Tobą.

Użyj okienka przeglądania, aby śledzić zmiany w programie Microsoft Word

Innym skutecznym sposobem śledzenia wszelkich modyfikacji jest użycie okienka przeglądania. To narzędzie pokaże Ci liczbę widocznych prześledzonych zmian i komentarzy w Twoim dokumencie.

Aby uzyskać do niego dostęp, przejdź do Recenzja > Śledzenie i kliknij Okienko recenzji. Następnie wybierz jeden z Przeglądanie okienka w pionie Lub Przeglądanie okienka poziomego opcje.

Jak śledzić zmiany wprowadzone przez określone osoby w programie Microsoft Word

Bardziej efektywne może być sortowanie zmian według autora. Aby to zrobić w programie Microsoft Word, przejdź do Recenzja > Śledzenie i przedłużyć Pokaż znaczniki menu. Tam wybierz Specyficzni ludzie i odznacz wszystkie pola oprócz tych odpowiadających autorom, których zmiany chcesz sprawdzić.

Jak zatrzymać udostępnianie dokumentu lub zmienić uprawnienia w programie Microsoft Word

Jeśli chcesz przestać udostępniać dokument określonym współautorom, otwórz dokument i przejdź do Udział menu. Tam wybierz Zarządzaj dostępem.

Aby odebrać dostęp jednemu ze współtwórców, wybierz jego nazwę użytkownika. Następnie kliknij Dostęp bezpośredni i otwórz menu rozwijane. Wybierać Usuń dostęp i potwierdź akcję. Alternatywnie możesz użyć tego samego menu, aby zmienić sposób dostępu do udostępnionego dokumentu.

Z łatwością współpracuj w programie Microsoft Word

Korzystanie z narzędzi do współpracy programu Microsoft Word może zaoszczędzić dużo czasu, ponieważ nie musisz wysyłać członkom zespołu e-maili o jakichkolwiek zmianach wprowadzonych w dokumencie. Oprócz możliwości współpracy, Microsoft Word ma wiele funkcji i narzędzi, więc nie potrzebujesz kolejnego edytora tekstu, aby ukończyć swoje projekty. Możesz na przykład konwertować tabele na wykresy lub tłumaczyć języki, gdziekolwiek jesteś.