Wielu z nas korzystało z Zooma, ale niewielu wie o jego najskuteczniejszych funkcjach. Dzięki tym wskazówkom możesz stworzyć najlepsze wrażenia z Zooma dla wszystkich.
Kluczowe dania na wynos
- Zaplanuj powtarzające się spotkania za pomocą jednego łącza, aby zaoszczędzić czas i umożliwić uczestnikom planowanie z wyprzedzeniem.
- Rozpoczynaj spotkania z uczestnikami po wyciszeniu, aby wyeliminować czynniki rozpraszające i umożliwić efektywną komunikację.
- Wyłącz automatyczne aktualizacje oprogramowania, aby uniknąć opóźnień podczas połączeń i zapewnić aktualność aplikacji.
Ponieważ wirtualne miejsce pracy staje się w coraz większym stopniu normą, coraz więcej osób polega na Zoomie podczas rozmów online. Połączenia Zoom stały się de facto standardem zdalnych spotkań i współpracy.
Od samego początku Zoom konsekwentnie wprowadzał nowe funkcje, które użytkownicy tacy jak my mogą wykorzystać do usprawnienia naszych spotkań. Jednak pomimo gwałtownego wzrostu popularności, niewielu z nas wie, jak najlepiej wykorzystać aplikację.
W tym artykule przyjrzyjmy się kilku wskazówkom i sztuczkom, dzięki którym rozmowy przez Zoom będą bardziej efektywne.
Jeśli masz jakieś spotkania, które odbywają się w regularnych odstępach czasu (codziennie, co tydzień, co miesiąc itp.), idealnym rozwiązaniem jest organizowanie spotkań cyklicznych. Dzięki cyklicznym spotkaniom Zoom możesz używać tego samego identyfikatora spotkania i ustawień dla każdego wystąpienia.
Planowanie spotkań cyklicznych może pomóc zarezerwować kilka spotkań z wyprzedzeniem, zmniejszając w ten sposób czas marnowany na organizowanie nowych za każdym razem. Pozwala także uczestnikom planować swoje wydarzenia z dużym wyprzedzeniem, ponieważ mogą zobaczyć wszystkie nadchodzące spotkania, kiedy je mają połączyć ich kalendarz z Zoomem.
Możesz zaplanować powtarzające się spotkania, klikając Zaplanuj wydarzenie w kliencie Zoom.
2. Kickstart Spotkania z uczestnikami na Mute
Rozpraszające rozmowy i hałasy w tle mogą łatwo zakłócić produktywność rozmowy. Jako gospodarz spotkania możesz ustawić wyciszenie wszystkich osób dołączających do rozmowy. Zapewnia to cichą przestrzeń, w której uczestnicy mogą wyłączyć wyciszenie tylko wtedy, gdy chcą mówić.
Możesz poprosić wszystkich uczestników o wyłączenie wyciszenia w razie potrzeby lub skonfigurować proces wstępnego zatwierdzania wyłączania wyciszenia poszczególnych uczestników.
Możesz to włączyć, przechodząc do Ustawienia > Wyświetl więcej ustawień > Zaplanowane spotkanie, a następnie włączenie Wycisz wszystkich uczestników, gdy dołączają do spotkania.
3. Wyłącz automatyczne aktualizacje oprogramowania
Zoom często aktualizuje swoje oprogramowanie, aby naprawić błędy i dodać nowe możliwości, co jest świetne! Ale czekanie na uruchomienie aktualizacji, gdy trzeba wskoczyć na połączenie, może być bardzo irytujące. Aby uniknąć tego problemu, możesz po prostu wyłączyć automatyczne aktualizacje.
Po zakończeniu spotkania możesz sprawdzić dostępne aktualizacje i je zainstalować. Zmniejsza to opóźnienia połączeń, zapewniając jednocześnie dostęp do najbardziej aktualnych aplikacji.
Aby wyłączyć automatyczne aktualizacje oprogramowania, przejdź do Ustawienia > Ogólny i odznacz pole wyboru dla Automatycznie aktualizuj klienta stacjonarnego Zoom.
4. Kontroluj swoją przestrzeń za pomocą poczekalni
Dzięki funkcji poczekalni Zoom gospodarz może określić, kiedy gość dołączy do rozmowy. Masz możliwość wpuszczania uczestników pojedynczo lub wszystkich na raz z Poczekalni.
Jeśli skonfigurowałeś poczekalnię dla swojego spotkania, uczestnicy zobaczą domyślny ekran, gdy dołączą do rozmowy. Powiększenie umożliwia również dostosowanie tego ekranu. Możesz dodać logo swojej firmy, tekst i film wprowadzający, który uczestnicy mogą obejrzeć przed dołączeniem.
Aby włączyć poczekalnie, przejdź do Ustawienia > Wyświetl więcej ustawień > Bezpieczeństwoi włącz przycisk przełączania dla Poczekalnia.
5. Wykorzystaj potencjał pokoi typu breakout
Funkcja pokoi grupowych Zoom jest wysoce zalecana w przypadku spotkań, które mogą wymagać udziału i współpracy wielu mniejszych grup.
Może to być idealne do sesji burzy mózgów lub projektów grupowych. Spotkanie Zoom można podzielić na aż 50 pokoi podgrup. Gospodarz może automatycznie lub ręcznie przypisać uczestników do pokoi podgrup.
Aby włączyć pokoje podgrup, przejdź do Ustawienia > Wyświetl więcej ustawień > Na spotkaniu (zaawansowane)i włącz przycisk przełączania dla Pokój Breakout - Pokoje.
6. Wyeliminuj hałas w tle
Spotkania online są bardzo podatne na zakłócenia spowodowane hałasem w tle. Hałas z ruchu ulicznego na zewnątrz, płacz dzieci w innym pokoju lub alarmy z urządzeń gospodarstwa domowego mogą łatwo zmniejszyć skuteczność połączenia.
Pomocne może być użycie funkcji redukcji szumów w Zoom poprawić jakość dźwięku Zoom poprzez redukcję szumów tła. Funkcja redukcji szumów Zoom oferuje różne poziomy redukcji szumów, które możesz wybrać w zależności od sposobu użytkowania.
Aby skorzystać z wbudowanej redukcji szumów Zoom, przejdź do Ustawienia > Audio > Tłumienie szumów tłai wybierz przycisk radiowy optymalny dla swojej konfiguracji (Automatyczny, Niski, Średni, Wysoki).
7. Uzyskaj napisy na wyciągnięcie ręki
Transkrypcja spotkań staje się coraz ważniejsza w miejscach pracy, które starają się być dostępne i integracyjne. Transkrypcje są również doskonałe do tworzenia notatek, raportów i innych materiałów pisemnych po spotkaniu.
Narzędzia do transkrypcji, takie jak Wydra lub wbudowaną funkcję transkrypcji w Krisp, używaj sztucznej inteligencji do transkrypcji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu spotkania są łatwe do śledzenia dla wszystkich uczestników. Asystent spotkania Ottera może również generować treści na podstawie danych ze spotkania i odpowiadać na pytania na czacie.
Aby włączyć pokoje podgrup, przejdź do Ustawienia > Wyświetl więcej ustawień > Na spotkaniu (zaawansowane)i włącz przycisk przełączania dla Napisy automatyczne.
8. Popraw dostępność za pomocą podświetlenia myszy
Jeśli prowadzisz prezentację lub prezentację i chcesz udostępnić swój ekran, upewnij się, że opcja podświetlenia myszy jest włączona. Publiczność będzie mogła lepiej skoncentrować się na treści wyświetlanej na ekranie i postępować zgodnie z Twoimi instrukcjami przy użyciu trybu ostrości w Zoom.
Gdy funkcja reflektora myszy jest włączona, kolorowe kółko lub reflektor wizualnie podkreśla pozycję i ruchy kursora. Możesz także użyć funkcji „Znikający długopis”, aby zaznaczać i robić notatki na tablicy lub współdzielonym ekranie, nie martwiąc się o wymazywanie lub cofanie swoich bazgrołów.
Podczas udostępniania ekranu podczas spotkania funkcja Spotlight jest dostępna na pasku narzędzi „Adnotacje” dopiero po rozpoczęciu udostępniania ekranu.
9. Wzbogać wrażenia ze spotkania dzięki wciągającemu widokowi
Wciągający widok może pomóc spraw, aby korzystanie z Zoom było przyjemniejsze. Ta funkcja zapewnia kilka wirtualnych środowisk, takich jak audytorium, klasa i kawiarnia, w których można wyświetlić wszystkich uczestników.
Jeśli uczestnik korzysta z klienta stacjonarnego, aplikacji mobilnej lub Zoom Room, które nie obsługują widoku immersyjnego, zobaczy innych uczestników w domyślnym widoku galerii lub widoku głośnika.
Funkcja Immersive View jest dostępna po kliknięciu Pogląd w prawym górnym rogu ekranu spotkania.
10. Mistrzowskie spotkania ze skrótami klawiaturowymi
Możesz uzyskać znacznie więcej z Zoom, jeśli poświęcisz czas na naukę i korzystanie z różnych dostępnych skrótów klawiaturowych. Pozwalają one szybko wykonywać takie czynności, jak wyciszanie lub wyłączanie dźwięku, przechodzenie do pełnego ekranu, udostępnianie ekranu i nie tylko.
Oto kilka przydatnych skrótów do wypróbowania:
- Alt + V aby rozpocząć/zatrzymać wideo
- Alt + A wyciszyć/wyłączyć wyciszenie
- Alt + F aby wejść/wyjść z trybu pełnoekranowego
- Alt + Shift + I, aby skopiować łącze zaproszenia na spotkanie
Aby wyświetlić wszystkie skróty klawiaturowe dostępne w Zoomie, iść do Ustawienia > Skróty klawiszowe.
Powiększ swoją drogę przez połączenia internetowe
Dzięki tak niesamowitym funkcjom Zoom jest idealnym narzędziem do utrzymywania połączeń w odległym środowisku pracy lub nauki. To świetny sposób na utrzymanie kontaktu z ludźmi w dobie pracy zdalnej i izolacji społecznej, niezależnie od tego, czy masz spotkanie ze współpracownikami, rozmawiasz z krewnymi, czy urządzasz wirtualne urodziny impreza.
Zapoznaj się ze wskazówkami i funkcjami wymienionymi powyżej, aby uzyskać bardziej efektywne rozmowy Zoom, które zrobią wrażenie zarówno na współpracownikach, jak i przyjaciołach.
