Jak napisać profesjonalny e-mail z prośbą o urlop (z szablonami)

Uzyskanie zatwierdzenia urlopu jest trudne. Ale solidny e-mail z prośbą o urlop może znacznie pomóc w zabezpieczeniu bardzo potrzebnego urlopu. Profesjonalny e-mail z prośbą o urlop wymaga wcześniejszego zapoznania się z polityką urlopową firmy.

Musisz również zapisać wszystkie niezbędne informacje, w tym daty urlopu, strategię i wszelkie dodatkowe sposoby kontaktu. Oto szczegółowy przewodnik dotyczący pisania profesjonalnego e-maila z prośbą o urlop wraz z szablonami, które pomogą Ci zacząć.

Rzeczy do zrobienia przed napisaniem e-maila z prośbą o urlop

Oto kilka rzeczy, które musisz zrobić przed napisaniem e-maila z prośbą o urlop:

Zapoznaj się z polityką urlopową firmy

Różne firmy mają różne procedury i wytyczne dotyczące wniosków urlopowych. Zgodność z tymi standardami jest niezbędna, jeśli chcesz, aby Twój wniosek urlopowy został zatwierdzony. Dlatego musisz wcześniej zapoznać się z polityką urlopową swojej firmy.

Dzięki temu dowiesz się, jak wcześnie musisz złożyć wniosek o urlop. Pomoże Ci to również ustalić liczbę dni urlopu, do których masz prawo w zależności od okoliczności.

Skonsultuj się ze współpracownikami

Bardzo ważne jest, aby przed złożeniem wniosku o urlop porozmawiać ze współpracownikami. Porozmawiaj o ich dostępności w dniach, w których Cię nie będzie, aby zapobiec potencjalnym wąskim gardłom w przepływie pracy.

Warto też porozmawiać o polityce firmy i stosunku kierownictwa do wniosków urlopowych. Kto wie, współpracownik z doświadczeniem w przygotowywaniu wniosków urlopowych może pomóc Ci napisać zwycięskie odwołanie.

Niedbale wspomnij o tym wcześniej

Zaskakiwanie szefa e-mailem z prośbą o urlop nie jest dobrym pomysłem. Zastanów się więc, czy od niechcenia wspomnieć im o swoich planach z wyprzedzeniem.

Może to być proste lub bardziej subtelne, w zależności od stylu komunikacji preferowanego przez szefa. Znajomość takich drobiazgów na temat swojego przełożonego jest niezbędna, jeśli tego chcesz poprawić swoje relacje z szefem.

Jeśli od niechcenia wspomnisz o swoich planach wyjazdu na wakacje, twój szef będzie miał czas na dostosowanie przepływu pracy. Będą również mogli zaplanować dodatkowe zmiany, aby w razie potrzeby nadrobić Twoją nieobecność.

Jak napisać profesjonalny e-mail z prośbą o urlop

Oto przewodnik krok po kroku, jak napisać profesjonalny e-mail z prośbą o urlop:

1. Zacznij od właściwego tematu

Wybierz jasny i zwięzły temat wiadomości e-mail. Celem wiersza tematu jest zapoznanie się z intencją Twojego e-maila, którym w tym przypadku jest prośba o urlop. Możesz więc skorzystać z czegoś takiego jak „Prośba o dni urlopu” lub „Prośba o urlop”. W ten sposób Twój szef od razu będzie wiedział, o czym jest Twój e-mail.

2. Przejdź prosto do celu

Musisz przejść od razu do sedna, pisząc kilka pierwszych wierszy e-maila z prośbą o urlop. Pisz grzecznie i powiedz swojemu szefowi, że potrzebujesz urlopu.

Chociaż nie musisz ujawniać powodów, dla których prosisz o urlop, możesz je zapisać, jeśli masz bliskie relacje ze swoim szefem. Ale jeśli dajesz swojemu szefowi tylko krótkie wypowiedzenie, dobrym pomysłem będzie ujawnienie swojej sytuacji, niezależnie od tego, jak blisko jesteś ze swoim przełożonym.

3. Nie zapomnij o datach

Następnie należy podać dokładne daty nieobecności w pracy. Jeśli w temacie podałeś daty wakacji, sprawdź dokładnie, czy zgadzają się one z datami w treści e-maila. Jeśli Twoja firma ma zasady płatnego czasu wolnego, pamiętaj, aby podać, ile godzin będziesz mieć na urlopie.

4. Wyszczególnij swoją strategię

W sekcji dotyczącej strategii w wiadomości e-mail poinformujesz swojego szefa, jak będzie przebiegać Twoja praca podczas Twojej nieobecności. Powinieneś powiedzieć, nad jakimi projektami obecnie pracujesz i jakie obowiązki wiążą się z tymi projektami.

Dobrym pomysłem jest sporządzenie listy wszystkich zadań, nad którymi pracujesz w momencie pisania e-maila. Następnie wspomnij, które zadania możesz, a których nie możesz wykonać przed żądanym czasem wolnym.

Dodatkowo powiedz im, jakie zadania będziesz delegować i jakie będą ich terminy podczas Twojej nieobecności. Informacje te powinny zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe współpracownika lub zespołu, który będzie zajmował się Twoimi obowiązkami.

Odłączenie od pracy przed urlopem to dobry pomysł. Ale jeśli chcesz, aby Twoja organizacja mogła się z Tobą kontaktować w czasie wakacji, rozważ dodanie sekcji o preferowanym sposobie kontaktu.

Wypisz czas, w którym będziesz dostępny w tej formie kontaktu. Jeśli chcesz, możesz również dołączyć numer alarmowy na wypadek, gdyby firma musiała się z Tobą skontaktować w godzinach, w których nie będziesz dostępny w preferowanym trybie kontaktu.

6. Przekaż swoje podziękowania i otwartość na wszelkie pytania

Powszechną uprzejmością jest zakończenie e-maila, mówiąc szefowi, że jesteś otwarty na wszelkie pytania. Aby to ułatwić, możesz dodać preferowany kontakt służbowy, na przykład służbowy adres e-mail. W razie potrzeby możesz nawet powiedzieć swojemu szefowi, że jesteś gotowy na rozmowę twarzą w twarz.

Kończąc e-mail z prośbą o urlop, nie zapomnij podziękować swojemu szefowi za poświęcony Ci czas. Proste „Dziękuję”. wystarczy.

Szablony wiadomości e-mail z prośbą o urlop

Oto kilka szablonów wiadomości e-mail z prośbą o urlop, które pomogą Ci rozpocząć tworzenie własnego odwołania:

Szablon 1:

Temat: [Twoje imię] Prośba o urlop

Drogi [imię szefa],

Mam nadzieję, że ten e-mail dobrze Cię odnajdzie.

Proszę o urlop od [wstaw datę] do [wstaw datę]. Ukończę wszystkie moje projekty przed datą rozpoczęcia żądanego urlopu. Ponadto [wstaw imię i nazwisko współpracownika] zgodził się przejąć moją pracę podczas mojej nieobecności.

W nagłych wypadkach podczas mojego urlopu możesz zadzwonić pod mój numer telefonu komórkowego [wstaw numer telefonu]. Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną za pomocą mojego służbowego adresu e-mail: [wstaw adres e-mail].

Dziękuję za Twój czas.

[Twoje imię]

Czytaj więcej

Szablon 2:

Temat: [Twoje imię i nazwisko] E-mail z prośbą o urlop

Drogi [imię szefa],

Pozdrowienia dnia!

Wysyłam e-mail z prośbą o urlop od [wstaw datę] do [wstaw datę]. Potrzebuję tego czasu wolnego, ponieważ [wstaw powód]. Przydzieliłem moje oczekujące projekty i zadania [wstaw imię i nazwisko współpracownika], który zgodził się przejąć moje projekty podczas mojej nieobecności.

Mój zespół zgodził się również na pokrycie mojej pracy w czasie moich dni urlopowych. W tym czasie nie będę mógł się ze mną skontaktować, ale jeśli potrzebujesz mnie pilnie, możesz do mnie zadzwonić pod numer [wstaw numer telefonu].

Jeśli masz dodatkowe pytania, możesz skontaktować się ze mną pod adresem [wstaw adres e-mail].

Dziękuję za Twój czas.

[Twoje imię]

Czytaj więcej

Szablon 3:

Temat: [Twoje imię i nazwisko] Prośba o urlop od [Data] do [Data]

Drogi [imię szefa],

Mam nadzieje, że masz się dobrze.

Jak już wcześniej rozmawialiśmy, chciałbym poprosić o urlop wypoczynkowy od [wstawić datę] do [wstawić datę]. Zaległe projekty dokończę po powrocie z urlopu. Tymczasem mój zespół zgodził się przejąć moją pracę podczas mojej nieobecności.

Jeśli masz pytania dotyczące mojej prośby, wyślij mi wiadomość e-mail na adres [wstaw adres e-mail]. Jeśli chcesz się ze mną skontaktować podczas mojej nieobecności, możesz zadzwonić na mój numer telefonu komórkowego [wstaw numer telefonu].

Czekamy na Twoją odpowiedź w ciągu najbliższych kilku dni.

Dziękuję za Twój czas.

[Twoje imię]

Czytaj więcej

Żądanie urlopu nie powinno być wyzwaniem

Aby mieć pewność, że Twój wniosek urlopowy zostanie zaakceptowany, zapoznaj się z polityką dotyczącą czasu wolnego obowiązującą w Twojej firmie. Pisząc wiadomość e-mail, trzymaj się sedna sprawy i szczegółowo opisz, w jaki sposób Twoja praca będzie wykonywana pod Twoją nieobecność.

Powiedz też swojemu szefowi, jak może się z tobą skontaktować w nagłym przypadku. Dobrym pomysłem jest również poinformowanie przełożonych przed wysłaniem e-maila z prośbą o urlop. Zapobiegnie to utracie wzroku lub przypadkowemu zignorowaniu wiadomości e-mail.