8 wskazówek, jak najlepiej wykorzystać aplikację do robienia notatek

Sporządzanie notatek to podstawowa umiejętność, która pomaga organizować myśli i zadania oraz efektywnie posuwać się naprzód w pracy. A ponieważ Twój smartfon lub laptop jest Twoim codziennym pomocnikiem, robienie notatek w podróży jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Chociaż dostępnych jest kilka aplikacji do robienia notatek, z których każda zapewnia unikalne funkcje, większość z tych narzędzi ma również podobne funkcje. Niezależnie od używanej aplikacji do robienia notatek, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni z niej skorzystać.

Zawsze będą chwile, kiedy trzeba szybko zanotować pomysł lub ważną informację. Jednak Twoja aplikacja do robienia notatek może szybko stać się nieporządna, jeśli nie masz sposobu na uporządkowanie notatek, a co by było, gdybyś nie mógł znaleźć informacji, kiedy ich potrzebujesz? Większość aplikacji do robienia notatek oferuje kilka sposobów organizowania notatek, w tym foldery i znaczniki.

Foldery doskonale nadają się do grupowania powiązanych notatek lub tematów i oddzielania ich od innych notatek. Na przykład możesz tworzyć foldery do pracy, szkoły, czytania lub filmów i przechowywać wszystkie powiązane notatki w każdym folderze. Jeśli używasz określonych folderów częściej niż innych, możesz zapewnić im miejsce w pierwszym rzędzie, oznaczając je jako ulubione lub dodając do paska bocznego aplikacji.

Tagi to kolejny przydatny sposób organizowania notatek, ponieważ umożliwiają dodawanie słów kluczowych do każdej notatki, których można później użyć do wyszukiwania i sortowania notatek. Na przykład, jeśli oznaczysz kilka notatek określoną datą, możesz szybko wyświetlić wszystkie notatki związane z tą datą, niezależnie od ich folderów.

2. Użyj spójnej konwencji nazewnictwa

Sortowanie notatek za pomocą folderów i znaczników jest w porządku, ale jeśli nie masz spójnej konwencji nazewnictwa dla swoich notatek, trudno będzie je rozróżnić.

Jak często szukałeś notatki na podstawie tego, jak myślałeś, że ją nazwałeś, tylko po to, aby znaleźć wiele dokumentów o podobnych tytułach lub nic? Najlepszym sposobem uniknięcia tego jest użycie prostego i spójnego systemu nazewnictwa.

Oto niektóre sprawdzone metody nadawania nazw notatkom:

1. Użyj prostego i spójnego formatu (na przykład RRRRMMDD_Tytuł).
2. Umieść w tytule krótkie i zrozumiałe słowa kluczowe, aby później łatwo było je wyszukać.
3. Unikaj znaków specjalnych, np !, ?, Lub * ponieważ mogą być trudne do wyszukania.
4. Użyj popularnej, skróconej wersji tematu/tematu, jeśli jest długi (na przykład „Fin_Strat” zamiast „Strategie finansowe”).

Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami lub tworząc własne, możesz opracować przewidywalny system nazewnictwa, który znacznie ułatwi znajdowanie potrzebnych notatek, gdy ich szukasz. Najważniejsze to być konsekwentnym i korzystać z systemu, który Ci odpowiada.

3. Wykorzystaj nagrywanie głosu

Niektóre z najlepsze aplikacje do robienia notatek oferują funkcje nagrywania głosu, które umożliwiają nagrywanie notatek dźwiękowych, umożliwiając rejestrowanie pomysłów nawet wtedy, gdy nie masz czasu na ich zapisanie. Ta funkcja może być przydatna podczas spotkań lub wykładów, gdy chcesz uchwycić wszystkie szczegóły, ale nie możesz pisać tak szybko, jak mówi mówca.

Podobnie, jeśli z jakiegoś powodu nie możesz wpisać swoich notatek, być może dlatego, że masz ręce zajęte czymś innym, następnie możesz skorzystać z funkcji zamiany mowy na tekst w telefonie, aby szybko dyktować pomysły w swoich notatkach aplikacja. Obie te funkcje mogą zaoszczędzić czas i ułatwić przechwytywanie myśli w ruchu.

4. Chroń swoje notatki hasłem

Twoja aplikacja do notatek prawdopodobnie zawiera poufne informacje osobiste i zawodowe, takie jak hasła, dane kontaktowe lub dane finansowe. Aby zapewnić bezpieczeństwo tych danych i jak najlepiej wykorzystać aplikację do robienia notatek, ważne jest, aby chronić swoje notatki silnym hasłem.

W ten sposób, nawet jeśli ktoś inny uzyska dostęp do Twojego smartfona, nie będzie mógł uzyskać dostępu do tych informacji. Powinieneś znaleźć tę funkcję w ustawieniach większości aplikacji do robienia notatek.

5. Synchronizuj swoje notatki na różnych urządzeniach

Jedną z najważniejszych funkcji aplikacji do robienia notatek jest możliwość synchronizowania notatek na wielu urządzeniach i platformach. Na przykład, gdy masz pomysł, możesz go szybko zapisać w aplikacji do robienia notatek na smartfonie, a następnie przeglądać lub wprowadzać poprawki do notatki z laptopa lub tabletu.

W ten sposób możesz łatwo śledzić wszystkie swoje pomysły i zadania do wykonania, nie tracąc ani chwili. Chociaż większość aplikacji do robienia notatek zapisuje i synchronizuje dane automatycznie, czasami możesz chcieć zrobić to ręcznie, jeśli nie miałeś połączenia z Internetem podczas tworzenia notatki.

Ponadto, ze względów ostrożności, możesz chcieć wyeksportować swoje notatki i zachować kopię na swoim komputerze lub w rozwiązaniu do przechowywania w chmurze. W ten sposób, jeśli wystąpi problem z urządzeniem lub aplikacją, zawsze możesz przywrócić notatki i zapewnić bezpieczeństwo najważniejszych notatek.

Połączenie aplikacji do robienia notatek z innymi narzędziami z zestawu narzędzi to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu i maksymalizację wydajności. Na przykład jeden z najlepszych sztuczki, aby w pełni wykorzystać Evernote jest połączenie go z kontem Kalendarza Google. Daje to widok z lotu ptaka na notatki i wydarzenia w kalendarzu, co pozwala efektywniej planować dzień.

To tylko wierzchołek góry lodowej, ponieważ możesz połączyć swoją aplikację do robienia notatek ze Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook i Gmail, by wymienić tylko kilka. To jest jeden z podstawowe rzeczy do rozważenia przed wyborem następnej aplikacji do robienia notatek.

7. Użyj szablonów

Szablony to przydatna funkcja oferowana przez wiele aplikacji do robienia notatek, ponieważ pomagają zaoszczędzić czas. Są szczególnie przydatne w przypadku powtarzających się zadań wymagających tego samego rodzaju danych wejściowych, takich jak planowanie programu spotkania, prowadzenie dziennika lub robienie notatek podczas sesji burzy mózgów. Szablony te można zazwyczaj dostosowywać, co pozwala dostosować je do własnych potrzeb.

8. Dodaj przypomnienia do swoich notatek

Jednym z najlepszych sposobów maksymalnego wykorzystania aplikacji do robienia notatek jest dodawanie przypomnień do notatek, ponieważ eliminuje to konieczność zapamiętywania każdego elementu z listy rzeczy do zrobienia. Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twoja aplikacja do robienia notatek pełni również funkcję menedżera zadań lub aplikacji z listą rzeczy do zrobienia. Jeśli więc chcesz być na bieżąco z zadaniami lub pamiętać o przejrzeniu zanotowanego pomysłu, dodanie przypomnień to świetny sposób, aby to zrobić.

Zwiększ swoją produktywność dzięki tym wskazówkom dotyczącym robienia notatek

Twoja aplikacja do robienia notatek jest ważnym elementem układanki produktywności, podobnie jak „drugi mózg”. Wdrożenie wskazówek, o których wspomnieliśmy, pomoże Ci w pełni wykorzystać aplikacje do robienia notatek, a także zawartość, którą w nich zapisujesz. Właściwa kombinacja narzędzi i strategii jest kluczem do zbudowania drugiego mózgu i uporządkowania zasobów cyfrowych.