Matryca Eisenhowera vs. Lista rzeczy do zrobienia: co jest lepsze do zarządzania czasem?

Pomiędzy zarządzaniem służbową pocztą e-mail, żonglowaniem obowiązkami domowymi i znajdowaniem czasu na zobowiązania rodzinne, nadążanie za wymaganiami życia osobistego i zawodowego może być wyzwaniem. Strategia zarządzania czasem może pomóc odzyskać więcej godzin w ciągu dnia.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym różni się macierz Eisenhowera od metody listy rzeczy do zrobienia, jakie są mocne i słabe strony każdego podejścia oraz która metoda najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i celom.

Podstawy macierzy Eisenhowera i list rzeczy do zrobienia

Jednym z popularnych podejść do zarządzania czasem jest tradycyjna lista rzeczy do zrobienia. Wiąże się to ze spisaniem listy zadań w kolejności ich priorytetu i przepracowaniem ich jeden po drugim. Chociaż to podejście może być pomocne, nie zawsze uwzględnia czynnik pilności.

Z drugiej strony macierz Eisenhowera pomaga ustalać priorytety zadań na podstawie ich pilności i ważności. Ta metoda może pomóc zwiększyć produktywność i wydajność, koncentrując się na najważniejszych zadaniach, pomagając jednocześnie zidentyfikować mniej krytyczne zadania, które można delegować lub opóźniać.

Oto cztery czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze między tymi dwoma.

1. Ustalanie priorytetów

Ustalanie priorytetów podczas tworzenia listy rzeczy do zrobienia zazwyczaj polega na spisywaniu wszystkich zadań w kolejności ich ważności i wykonywaniu ich w tej kolejności. Ta metoda może być skuteczna w przypadku prostych zadań lub projektów o krótkich ramach czasowych. Jednak w przypadku bardziej złożonych lub długoterminowych projektów może to nie być najskuteczniejsze podejście.

Matryca Eisenhowera przyjmuje inne podejście do ustalania priorytetów. Polega na kategoryzowaniu zadań na cztery różne ćwiartki w zależności od ich pilności i ważności:

1. Zadania, które są jednym i drugim pilne i ważne, na przykład projekt z napiętym terminem.
2. Zadania, które są ważne, ale nie pilne, takie jak długoterminowe planowanie lub rozwój umiejętności.
3. Zadania, które są pilne, ale nie ważne, takie jak obowiązki lub spotkania, które można przekazać lub przełożyć.
4. Zadania, które są ani pilne, ani ważne, takie jak zadania o niskim priorytecie.

Dzięki kategoryzacji zadań w ten sposób macierz Eisenhowera może pomóc ci zwiększyć koncentrację i uwagę na najważniejszych zadaniach w pierwszej kolejności i uniknąć spowolnienia przez mniej krytyczne zadania.

2. pilność vs. Znaczenie

Przed kategoryzacją swoich zadań musisz je zrozumieć i posegregować na podstawie ich pilności i ważności. Analizuj każde zadanie, które masz do wykonania, pod kątem tego, kto ma je wykonać i kiedy należy je wykonać. Pytanie „kto” pomogłoby ci zrozumieć, jakie to ważne. Jeśli wymaga to twojej osobistej uwagi, uznaj to za bardzo ważne.

Pytanie „kiedy” pomoże ci określić, jak pilne jest zadanie, abyś mógł zdecydować, ile masz czasu do terminu. Nauczenie się rozróżniania i segregowania pilnych i ważnych zadań to inna sprawa sposób na zwiększenie produktywności, robiąc więcej w krótszym czasie.

Podczas gdy lista rzeczy do zrobienia służy przede wszystkim jako przypomnienie o zadaniach, macierz Eisenhowera zapewnia ramy do ustalania priorytetów zadań na podstawie ich pilności i ważności. Pamiętaj, że z natury nie obejmuje parametrów decydujących o tym, „kto” i „kiedy” zadania w samej macierzy. Można ją jednak skutecznie wykorzystać do podejmowania takich decyzji.

Na przykład, oceniając pilność zadania, możesz określić, czy wymaga ono natychmiastowej uwagi, czy może zostać zaplanowane na później. Podobnie, biorąc pod uwagę wagę zadania, możesz zdecydować, czy należy je wykonać osobiście, czy przekazać komuś innemu.

Chociaż macierz Eisenhowera nie obejmuje wyraźnie tych aspektów, oferuje praktyczną metodologię włączania ich do zarządzania zadaniami. Dlatego przypadek użycia macierzy Eisenhowera można rozszerzyć poza zwykłe ustalanie priorytetów i pomoc w późniejszym czasie podejmowanie decyzji dotyczących delegowania zadań i planowania, obszarów, w których tradycyjne listy rzeczy do zrobienia mogą spaść krótki.

3. Elastyczność

Kiedy korzystasz z listy rzeczy do zrobienia, nieustannie odczuwasz presję wykonywania wszystkich zbliżających się zadań w określonej kolejności. Organizowanie listy rzeczy do zrobienia za pomocą elementów akcji oznacza również ciągłą aktualizację i zmianę kolejności zadań w oparciu o zmieniającą się pilność lub ważność.

Co więcej, kiedy masz napięty termin, nie masz czasu na analizowanie swoich zadań w ten sposób i możesz pracować nad nimi wszystkimi naraz, ignorując korzyści płynące z listy rzeczy do zrobienia.

Ustalanie priorytetów zadań pod kątem produktywności za pomocą macierzy Eisenhowera zapewnia elastyczność wyboru na podstawie ich ważności i pilności. Kiedy masz swobodę wyboru rzeczy, które muszą być pilnie zrobione, zyskujesz elastyczność wykonywania innych mniej pilnych zadań na własnych warunkach.

Dzięki kategoryzowaniu swoich zadań według różnych czworokątów pilności i ważności możesz zaplanować wszystkie swoje zadania z wyprzedzeniem. Pomaga także przydzielać czas na wszystkie zadania, zapewniając, że nic ważnego nie prześlizgnie się przez szczeliny.

4. Zaangażowanie czasowe

Dzięki liście rzeczy do zrobienia odhaczasz zadania z listy po ich ukończeniu. Chociaż możesz nadal mieć inne ważniejsze zadania na głowie (co może przyczynić się do braku koncentracji), zadanie, nad którym obecnie pracujesz, będzie wymagało Twojej pełnej uwagi.

System Eisenhower Matrix może pomóc Ci skoncentrować swój czas i uwagę na zadaniach mieszczących się w pierwszym czworokącie. Pomaga to w określeniu krytycznych i wartościowych zadań w przepływie pracy i ukończeniu ich na czas, pomagając ci uniknąć błędów w zarządzaniu czasem również.

Wybór właściwej metody zarządzania czasem

Weźmy przykład ukończenia projektu z napiętym terminem. Na liście rzeczy do zrobienia Twoje zadania zostaną ułożone w prostym porządku chronologicznym. Jednak w przypadku macierzy Eisenhowera najpilniejsze i najważniejsze zadania znalazłyby się w pierwszej ćwiartce, co wskazuje na ich pilność i wagę.

Następnie masz drugi kwadrant, w którym możesz mieć długoterminowe planowanie lub rozwój umiejętności. Zadania te można wykonywać stopniowo, ponieważ zajmują one więcej czasu. Chociaż zadania te mogą nie mieć natychmiastowego terminu realizacji, są krytyczne i niezbędne do odniesienia sukcesu w dłuższej perspektywie.

Zadania należące do trzeciego kwadrantu można delegować swoim podwładnym, aby upewnić się, że zostaną wykonane w terminie. Na przykład możesz chcieć, aby niektóre dokumenty zostały dostarczone klientowi przed końcem dnia. Możesz zlecić zadanie kurierowi, upewniając się, że zadanie zostanie wykonane na czas bez Twojego aktywnego udziału.

Zadania należące do czwartej ćwiartki mogą być zarówno delegowane, jak i opóźniane, ponieważ nie jest to zadanie ani priorytetowe, ani ważne. Na przykład zakup nowych materiałów biurowych. Podczas gdy tradycyjna lista rzeczy do zrobienia przypomina tylko o wszystkich twoich zadaniach, system Eisenhower Matrix pomaga skupić się najpierw na ważnych i pilnych zadaniach.

Wykonaj pilne zadania za pomocą macierzy Eisenhowera

Lista rzeczy do zrobienia może pomóc zaoszczędzić czas na zadaniach krótkoterminowych, które się nie powtarzają, takich jak lista kontrolna lub lista zakupów. Jednak system Eisenhower Matrix pomoże ci w zadaniach, które powtarzają się lub trwają przez pewien okres.

Możesz wybrać i zdecydować, co, kiedy i jak wykonać zadania i upewnić się, że zadania zostaną wykonane na czas bez opóźnień.