Czy kiedykolwiek otrzymałeś źle napisany e-mail w swojej skrzynce odbiorczej? Być może zastanawiałeś się, o co chodziło w tym e-mailu i jak na nie odpowiedzieć. Aby uniknąć samodzielnego wysłania kiepskiej wiadomości e-mail, przejrzyj tę listę typowych błędów w służbowych wiadomościach e-mail.
1. Brak wiersza tematu
Jednym z typowych błędów w pisaniu e-maili służbowych jest brak tematu. Lista wierszy tematów to pierwsza rzecz, którą ludzie widzą, gdy otwierają swoje konta e-mail. Jeśli ktoś otrzyma mnóstwo e-maili, e-mail bez opisowego i odpowiedniego tematu prawdopodobnie zostanie zignorowany.
Badania blogów HubSpot pokazuje, że skuteczne tematy powinny wzbudzać ciekawość i być spersonalizowane. Poinformuj odbiorcę, dlaczego Twój e-mail jest ważny, poprzez temat. Temat „Newsletter 1” jest niejasny i nikogo nie interesuje. Ale „Newsletter 1: Najlepsi w tym miesiącu” prawdopodobnie uzyska więcej wyświetleń.
2. Używanie niewłaściwego tonu
Ton wiadomości e-mail może odzwierciedlać to, jak chcesz być postrzegany. Twój dobór słów odzwierciedla pozytywny lub negatywny ton. Na przykład komentarz, że czyjś pomysł jest „dziwny”, ma inną konotację niż stwierdzenie, że pomysł jest „wyjątkowy”. Naucz się rozróżniać odcienie znaczenia i wybierać właściwe słowa.
E-maile służbowe powinny brzmieć profesjonalnie. Stopień formalności zależy od Twojej kultury pracy i relacji zawodowych z odbiorcą. Jeśli kultura pracy jest przyjazna lub współpracujesz z kimś od dłuższego czasu, możesz rozpocząć służbowy e-mail od „Cześć John.” Ale jeśli kontaktujesz się z kimś, kogo nie znasz w innej firmie, bezpieczniej jest zwrócić się do tej osoby, używając formatu „Szanowny Panie. Kowal."
Jeśli masz wątpliwości co do doboru słów, zajrzyj do tezaurusa lub słownika online. Asystent pisania online Grammarly zawiera również wykrywacz tonu pisania w jego cechach. Możesz zmienić ton w ustawieniach, aby brzmiał pewnie i profesjonalnie.
3. Brakujące szczegóły i załączniki
Otrzymywanie służbowego e-maila z niepełnymi szczegółami jest irytujące. Wysyłanie e-maili tam iz powrotem w celu uzyskania informacji to ogromna strata czasu. Aby tego uniknąć, nakreśl wszystkie podstawy: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Możesz zastosować następujący format:
- Akapit pierwszy: Powitanie i główny punkt e-maila.
- Akapit drugi: Wszystkie istotne szczegóły, które odbiorca musi znać na dany temat.
- Akapit trzeci: Wezwanie do działania (np. czy należy odpowiedzieć, wykonać link itp.).
- Czwarty akapit: Dziękuję.
Pamiętaj, aby dołączyć wszelkie inne pliki, których potrzebuje odbiorca. Częstym błędem jest stwierdzenie, że załączyłeś plik, nie robiąc tego! Możesz tego uniknąć, czytając wiadomość e-mail przed jej wysłaniem.
4. Zaniedbywanie edycji i korekty
E-mail pełen błędów gramatycznych i zdań brzmi nieprofesjonalnie. Twój odbiorca może pomyśleć, że nie przemyślałeś swojej komunikacji. Błędy zwykle zdarzają się, gdy się spieszysz lub myślisz szybciej niż piszesz. Ale są sposoby, aby tego uniknąć lub zmniejszyć.
Możesz zacząć od konspektu przed wypełnieniem wszystkich szczegółów. Po przygotowaniu e-maila poświęć trochę czasu na jego przejrzenie, zanim klikniesz „Wyślij”. Ponieważ trudniej jest wychwycić błędy, gdy jesteś autorem, użyj narzędzi online. Jeśli nie lubisz pobierać aplikacji i rozszerzeń, wyszukaj plik najlepsze do pobrania bezpłatne narzędzia do sprawdzania pisowni i gramatyki.
5. Nieprofesjonalny adres e-mail
Wyobraź sobie, jak zareagowałby klient lub współpracownik, gdyby otrzymał wiadomość e-mail z adresu [email protected]. Nieprofesjonalne adresy e-mail sprawiają, że wyglądasz nieprofesjonalnie. Aby uniknąć tego żałosnego faux pas, użyj służbowego adresu e-mail.
Jeśli nie masz firmowego adresu e-mail, czytaj dalej jak używać niestandardowego adresu e-mail w Gmailu do profesjonalnych wiadomości e-mail. Załóżmy, że Gmail nie jest twoją filiżanką herbaty. Możesz zapoznać się z opcjami konfigurowania niestandardowego e-maila za pomocą najpopularniejsi dostawcy poczty e-mail, lepsi niż Gmail i Yahoo Mail.
6. Brak bloku podpisu
Pomyśl o bloku podpisu jako o swojej wizytówce. Ten element jest umieszczony za Twoim podpisem i zawiera Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Blok podpisu pomaga odbiorcy zidentyfikować Twoją firmę i zajmowane stanowisko. Pozwala odbiorcom szybko znaleźć Twoje informacje, jeśli chcą dotrzeć do Ciebie kanałami innymi niż e-mail.
Zapytaj swoją firmę, czy ma wymagany format bloku podpisu. Jeśli nie, możesz dodać następujące elementy:
- Pełne imię i nazwisko
- Rola
- Zespół/Dział
- Nazwa firmy
- Numer kontaktowy
- Strona internetowa firmy
- Firmowe konta w mediach społecznościowych
Możesz dostosować blok podpisu w ustawieniach poczty e-mail. Pamiętaj o edycji i korekcie również tej części. Po zapisaniu blok podpisu zostanie dołączony do wychodzącej wiadomości e-mail.
7. Nieznajomość różnicy między DW a UDW
Dw I Bcc to pola po Do część. Jednym z typowych błędów jest niewiedza, kiedy ich użyć. Cc oznacza kopię węglową. Gdy dodasz czyjś adres e-mail w pliku Dw:
- Otrzymają również kopię wiadomości e-mail
- Ich adres e-mail jest widoczny dla głównego odbiorcy w polu Do.
- Są oni informowani o komunikacji, ale nie są zobowiązani do działania w związku z wiadomością e-mail ani odpowiadania na nią.
Używasz Dw aby główny odbiorca wiedział, że informujesz innych. Używasz go również do utrzymania osoby w Dw powiadomiony. Na przykład chcesz powiadomić swojego kierownika o postępach w projekcie zespołu. Więc adresy twoich kolegów z drużyny powinny być w Do, podczas gdy adres Twojego menedżera powinien znajdować się w Dw.
Bcc oznacza ślepą kopię. Gdy dodasz czyjś adres e-mail w pliku Bcc:
- Otrzymują kopię wiadomości e-mail.
- Ich adres e-mail nie jest ujawniany innym odbiorcom.
Używasz Bcc aby zapobiec przepełnieniu skrzynek odbiorczych użytkowników. Jeśli ktoś z Do Lub Dw trafienia w pola Odpowiedz wszystkim, odbiorców w Bcc nie otrzyma e-maila. Możesz także użyć Bcc aby inni odbiorcy nie wiedzieli, że ktoś inny znajduje się w wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli wysyłasz ten sam biuletyn do wszystkich swoich klientów, nie chciałbyś ujawniać sobie nawzajem ich adresów e-mail.
8. Wysyłanie wiadomości e-mail poza godzinami pracy
Łatwo dać się ponieść emocjom związanym z nowym projektem i wysłać wiadomość e-mail do szefa lub współpracowników o drugiej w nocy. Może to jednak stanowić problem. Twój szef lub współpracownicy mogą pomyśleć, że nie szanujesz ich czasu.
Jeśli e-mail nie jest nagłym przypadkiem, wyślij go w godzinach pracy i daj innym odpowiedni czas na odpowiedź. Poza tym, jeśli Twój problem jest pilny, lepiej wysłać SMS-a, zadzwonić lub wysłać wiadomość błyskawiczną. Dobrym obejściem byłoby zaplanowanie wysyłania e-maili. The najlepsze narzędzia do planowania poczty e-mail, które powinieneś wypróbować sprawi, że Twój e-mail trafi do czyjejś skrzynki odbiorczej o odpowiednich porach dnia.
9. Odpowiadanie późno
Spóźnione odpowiadanie na e-maile może świadczyć o braku zaangażowania w pracę. Prostą zasadą jest udzielenie odpowiedzi w ciągu 24 godzin lub w ramach czasowych określonych przez nadawcę. Komunikuj się szybko i wyraźnie, jeśli potrzebujesz więcej czasu na przygotowanie odpowiedzi.
Dobrą praktyką byłoby włączenie funkcji automatycznej odpowiedzi na e-mail, jeśli jesteś zajęty lub poza biurem. Na przykład możesz sprawdzić jak skonfigurować cykliczną odpowiedź na urlop w Gmailu. Platforma e-mail ma również szablony, które pozwalają zapisywać odpowiedzi w puszkach.
Unikaj typowych błędów w e-mailach i pozostaw dobre wrażenie
Twoje e-maile mogą wywrzeć pozytywne lub negatywne wrażenie na twoich współpracownikach. Aby poprawić swoją profesjonalną etykietę e-mail, unikaj tych typowych błędów w e-mailach służbowych. I pamiętaj, jeśli masz wątpliwości, nie wysyłaj!
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w tworzeniu wiadomości e-mail, spróbuj użyć szablonów wiadomości e-mail. Korzystanie z szablonów gwarantuje, że Twoja komunikacja brzmi i wygląda profesjonalnie. Zacznij odkrywać platformy, które umożliwiają pobieranie bezpłatnych pakietów szablonów, których możesz używać w swojej aplikacji poczty e-mail.
