Czy jesteś ciekawy, w jaki sposób ChatGPT może ulepszyć korzystanie z programu Excel? Zapoznaj się z tymi wskazówkami dotyczącymi korzystania z ChatGPT w programie Excel.
Excel to niezwykle przydatne narzędzie do pracy z dużymi ilościami danych. Jednak znalezienie i wdrożenie odpowiednich formuł może czasem być złożonym i frustrującym doświadczeniem. Na szczęście ChatGPT może być doskonałym źródłem pomocy w pokonywaniu tych wyzwań.
Za pomocą tego modelu języka AI możesz szukać pomocy w rozwiązywaniu problemów związanych z programem Excel, tworzyć formuły i otrzymywać odpowiedzi w czasie rzeczywistym, aby w pełni wykorzystać możliwości programu Excel. W tym artykule przyjrzymy się kilku skutecznym sposobom korzystania z ChatGPT w programie Excel i odkryjemy, w jaki sposób może to usprawnić analizę danych.
1. Użyj ChatGPT do tworzenia i wdrażania formuł
Tworzenie lub znajdowanie odpowiednich formuł programu Excel może być zastraszające i czasochłonne. Co więcej, jeśli formuła zawiera błąd, może dawać nieprawidłowe wyniki, co może być jeszcze bardziej skomplikowane do naprawienia.
Aby uniknąć tych wszystkich kłopotów, możesz poprosić ChatGPT o utworzenie dla Ciebie formuł, w oparciu o szczegółowe informacje o tym, co chcesz zrobić z formułą. Możesz poprosić chatbota o zasugerowanie formuł na podstawie bieżących zadań lub możesz poprosić o wskazówki dotyczące formuły, którą już masz.
Aby rozpocząć, wypisz swoje podstawowe wymagania dotyczące formuły. Może to obejmować przykład arkusza kalkulacyjnego i opis zadania, które chcesz wykonać. Gdy to zrobisz, możesz poprosić ChatGPT o utworzenie formuły. Może to obejmować użycie narzędzia do tworzenia formuł/funkcji lub ręczne dodanie formuły do arkusza kalkulacyjnego.
Oto przykład: mieliśmy arkusz kalkulacyjny zawierający dane dotyczące sprzedaży różnych produktów w różnych miastach i chcieliśmy obliczyć łączną sprzedaż każdego produktu. Wprowadziliśmy wszystkie niezbędne dane w ChatGPT i poprosiliśmy o obliczenie sprzedaży produktu A.
Oto jak zareagował:
Wykonaliśmy dokładne kroki w naszym arkuszu kalkulacyjnym Excel, a formuła dokładnie obliczyła całkowitą sprzedaż.
Prosząc ChatGPT o utworzenie dla Ciebie formuł, pamiętaj o kilku rzeczach:
- Im więcej informacji podasz, tym lepiej. Upewnij się, że instrukcje są jasne i konkretne. Jeśli arkusz kalkulacyjny nie jest zbyt długi, możesz skopiować jego zawartość i przekazać go chatbotowi, aby uzyskać dokładniejszą odpowiedź. Rozmawialiśmy również o jak pisać skuteczne monity ChatGPT, aby uzyskać najlepsze odpowiedzi w naszym poprzednim poradniku, do którego możesz się odnieść w tym celu.
- Dokładnie sprawdź formatowanie i składnię formuł utworzonych przez ChatGPT. Jeśli którykolwiek z nich jest niepoprawny, program Excel zwróci błąd.
- Zawsze dwukrotnie sprawdzaj wyniki, aby zapewnić dokładność. Chociaż ChatGPT może tworzyć dla Ciebie formuły, ma również pewne ograniczenia. Najlepiej przetestować formułę na małej próbce danych, aby upewnić się, że daje dokładne wyniki.
Pamiętając o tych kwestiach, możesz efektywniej i pewniej korzystać z chatbota, aby przezwyciężyć wszelkie obawy związane z pracą z arkuszami kalkulacyjnymi.
2. Użyj ChatGPT do tworzenia makr
Makra to zestaw instrukcji, które nakazują programowi Excel wykonanie określonych zadań w określonej kolejności. Oznacza to, że makra pozwalają zarejestrować określony zestaw akcji, a następnie wykonać je później jednym kliknięciem, bez konieczności każdorazowego ręcznego wpisywania kodu.
Jednak tworzenie makr w programie Excel może być nieco zniechęcające, zwłaszcza jeśli nie znasz programowania ani języka VBA. Na szczęście ChatGPT może pomóc Ci w tym procesie, dostarczając pomocnych wskazówek i porad.
Spójrzmy na przykład. Mamy arkusz danych sprzedaży z następującymi kolumnami:
- Imię i nazwisko pracownika
- Region
- Kwartał
- Całkowita sprzedaż
Chcemy utworzyć filtr, który będzie wyświetlał łączną sprzedaż zrealizowaną w pierwszym kwartale dla regionu Północ. Opisaliśmy to w ChatGPT i stworzyliśmy do tego makro, jak pokazano poniżej:
Gdy masz już wymagane makro, zaimplementujmy je i uruchommy:
- wciśnij Alt + F11 klawisze na klawiaturze, aby otworzyć Edytor Visual Basic.
- W następnym oknie przejdź do Wstawić > Moduł.
- Tutaj wpisz kod, który wcześniej skopiowałeś z ChatGPT.
- Zamknij okno dialogowe i kliknij Plik > Zapisz jako.
- Rozwiń listę rozwijaną Zapisz jako typ i wybierz Skoroszyt programu Excel z obsługą makr.
- Kliknij Ratować aby zapisać plik makra.
- Teraz wróć do arkusza roboczego i przejdź do Deweloper patka.
- Kliknij Makra i wybierz Filtruj dane z listy.
- Wreszcie uderz Uruchomić.
To makro będzie teraz filtrować Twoje dane, aby pokazać tylko sprzedaż dla regionu docelowego.
3. Użyj ChatGPT do automatyzacji wysyłania e-maili
Podczas zarządzania dużym zespołem automatyzacja zadań, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, może uratować życie. Program Excel udostępnia różne metody automatyzacji wysyłania wiadomości e-mail, co jest szczególnie przydatne podczas regularnego wysyłania wiadomości e-mail do grupy osób z podobnymi szczegółami. Dodatkowo włączenie ChatGPT może jeszcze bardziej usprawnić proces automatyzacji poczty e-mail w celu uzyskania maksymalnej wydajności.
Najprostszym sposobem na to jest poproszenie ChatGPT o utworzenie odpowiedniego makra VBA. Ta metoda jest dość podobna do kroków, które już opisaliśmy powyżej. Rzućmy okiem na przykład.
Załóżmy, że mamy listę adresów e-mail do kierownictwa wyższego szczebla naszej firmy i musimy wysłać im raport o przychodach za pierwszy kwartał pocztą elektroniczną. Oto jak poprosimy ChatGPT o utworzenie makra VBA.
Gdy już mamy makro, zapiszemy moduł i uruchomimy go, wykonując czynności opisane powyżej. Tak proste jak to! Oprócz tych trzech metod, które wymieniliśmy przy użyciu ChatGPT w Excelu, możesz także użyć chatbot do analizy i wizualizacji danych w Excelu za pomocą narzędzi takich jak Wykresy i Analiza danych Pakiet narzędzi. Możesz poprosić ChatGPT o wyjaśnienie, jak efektywnie korzystać z tych narzędzi.
Ponadto możesz użyć ChatGPT do rozwiązywania problemów w programie Excel, podając szczegóły napotkanego błędu. Chociaż istnieje kilka rzeczy, których ChatGPT nie może zrobić w Excelu jest to jednak świetne narzędzie, które może pomóc Ci zostać profesjonalistą w zakresie arkuszy kalkulacyjnych.
ChatGPT na ratunek
ChatGPT to cenne źródło informacji pozwalające maksymalnie wykorzystać możliwości programu Excel. Możesz go używać do tworzenia nowych formuł, uzyskiwania pomocy w przypadku błędów w arkuszach kalkulacyjnych, a nawet uczenia się nowych umiejętności, prosząc go o wyjaśnienie działania niektórych funkcji. Jeśli jest właściwie używany, może pomóc zmaksymalizować produktywność programu Excel i przezwyciężyć wszelkie obawy związane z arkuszami kalkulacyjnymi.
