Zaletą korzystania z oprogramowania takiego jak ClickUp lub Asana są gotowe do użycia tablice projektowe, które wymagają minimalnej personalizacji. Ale jeśli jesteś użytkownikiem Notion lub chciałbyś nim być, możesz z niego skorzystać Projekty i zadania szablon do planowania w mgnieniu oka, tak samo.
Nie wiesz, jak to działa? Oto krótki przewodnik, który pomoże Ci zacząć.
Szablon zadań w wyjaśnieniu pojęcia
Szablon zadania w Notion to zasadniczo lista rzeczy do zrobienia uporządkowana według projektu. Projekty pojawiają się w bazie danych jako grupy, a wiersze lub strony widoczne w grupie to zadania.
Pomiędzy stronami zadań i projektów, to tutaj będziesz wykonywać większość pracy. Gdy dodasz nowe grupy i zadania, pojawią się one na stronie Twoich projektów wraz ze wszelkimi zmianami wprowadzonymi w bieżących danych i właściwościach.
Domyślne właściwości na stronie zadania to
Nazwa zadania, Status, Przydzielać, Należny, I Projekt. Oto krótkie podsumowanie tego, co każdy z nich robi:Nazwa zadania
Nazwa zadania pomaga szybko identyfikować zadania, więc będziesz chciał być trochę opisowy i uczynić je wyjątkowymi. Możesz także kliknąć nazwę zadania, aby wyświetlić lub dodać odpowiednie informacje. Jeśli nie chcesz, aby otwierał się na podzielonym ekranie, możesz to zrobić zmień tryb przeglądania strony w ustawieniach układu twojej bazy danych obok Otwórz strony w. Możesz to znaleźć, klikając trzy kropki w prawym górnym rogu bazy danych.
Status
Status daje szybki przegląd postępów. Istnieje wiele opcji statusu, podzielonych na kategorie Do zrobienia, W trakcie, I Kompletny. Wykonaj zadania, np Zrobione I Archiwum wypełni pasek postępu na stronie Twoich projektów.
Przypisz i należny
Przydzielać pokazuje, kto jest właścicielem zadania. Należny komunikuje terminy i umożliwia ustaw przypomnienia. Są to zdecydowani opiekunowie, jeśli współpracują z innymi, delegują zadania lub tworzą otwartą tablicę zadań.
Projekt
Projekt jest właściwością relacji, która łączy zadanie z odpowiednim projektem. Zadanie może być powiązane tylko z jednym projektem. Jeśli uważasz, że ta kolumna nie ma znaczenia, ponieważ pogrupowałeś swoje projekty, kliknij jej tytuł i wybierz Ukryj się w widoku schować to. Usunięcie go spowoduje przerwanie komunikacji między stronami.
Widoki szablonów zadań Notion
U góry bazy danych zadań, pod jej tytułem, zobaczysz widoki Według projektu, Kopalnia, I Ludzie. Domyślnie jesteś w widoku projektu, w którym organizujesz swoje zadania według projektu.
The Kopalnia view tworzy listę rzeczy do zrobienia wszystkich twoich zadań, organizując je w listę kontrolną. Jedyną właściwością, która pozornie nie odzwierciedla tutaj, jest Status, ale jeśli spojrzysz nad kolumnę pól wyboru, zauważysz, że ma ten sam symbol co kolumna stanu w innym widoku. A kiedy coś zaznaczysz tutaj, oznacza to, że zostało zrobione wszędzie indziej.
The Ludzie Widok zapewnia szybki przegląd zadań, nad którymi pracujesz ty i twoi koledzy z zespołu. To doskonałe narzędzie do wzajemnego sprawdzania i upewniania się, że czyjeś obciążenie pracą nie jest zbyt duże.
Innym sposobem sortowania zadań jest użycie filtrów. Możesz je znaleźć w opcjach widoku u góry bazy danych i użyć ich do sortowania według właściwości. Na przykład przeglądanie wszystkiego za pomocą a Nie rozpoczął status lub tylko zadania przypisane do konkretnych osób.
Szablon projektów w wyjaśnieniu pojęcia
Szablon projektów to miejsce, w którym znajdziesz szybki przegląd wszystkich swoich projektów. Wykorzystuje bardziej wizualny układ tablicy, w którym można przeciągać i upuszczać elementy między statusami.
Na pierwszy rzut oka możesz zobaczyć niektóre specyfikacje i postępy swoich aktywnych projektów dzięki ich właściwościom. Jeśli je wypełnisz, pojawią się na tablicy.
Jeśli nie widzisz potrzebnej nieruchomości, kliknij tablicę, aby otworzyć jej stronę, a właściwości znajdziesz pod tytułem. Tutaj możesz zmienić jego status, dodać osoby do projektu, wyświetlić pasek postępu oraz dodać lub edytować oś czasu.
Na stronie projektu zobaczysz również jego grupę zadań, w której możesz dodać inne informacje i dane istotne dla projektu.
Jak dostosować szablon zadań i projektów
Oczywiście chciałbyś dostosować szablon i uczynić go swoim własnym. Oto jak możesz to zrobić.
Dodawanie właściwości na stronie zadań
Aby dodać właściwości do strony zadania, kliknij symbol dodawania w prawym górnym rogu grupy. Spowoduje to wyświetlenie listy do wyboru, a następnie kliknięcie tej, którą chcesz dodać. Gdy znajdzie się w bazie danych, kliknij jego tytuł, aby nadać mu żądaną nazwę.
Zmiana statusów na stronie zadań
Aby edytować lub dodać więcej opcji do kolumny stanu, kliknij status zadania, aby wyświetlić menu i wybierz Edytuj właściwość na dnie. w Edytuj właściwość zobaczysz trzy kategorie statusów — Do zrobienia, W toku i Zakończone. Możesz kliknąć bieżące opcje, aby edytować nazwę i kolor, lub wybrać symbol dodawania obok tytułu kategorii, aby dodać coś nowego.
Dodawanie właściwości na stronie projektu
Najszybszym sposobem dodania właściwości do strony projektu jest kliknięcie jednej z tablic. U góry strony zobaczysz opcję # więcej właściwości. Kliknij to i opcję Dodaj właściwość pojawi się. Gdy dodasz właściwość do projektu, zobaczysz ją również we wszystkich innych swoich projektach.
Zmiana statusów na stronie projektu
Z technicznego punktu widzenia kolumna właściwości jest ukryta na stronie Twojego projektu, więc może być niejasne, jak je edytować. Ale kiedy już wiesz, gdzie szukać, to pestka.
Kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu bazy danych, wybierz Nieruchomościi wybierz Status. Będziesz teraz w Edytuj właściwość menu, w którym można kliknąć bieżące opcje, aby je edytować, oraz kliknąć symbol dodawania, aby utworzyć nowe.
Zorganizuj swoje zadania i projekty dzięki Notion
Chociaż na początku może się to wydawać skomplikowane, kiedy rozbijesz Notion Projekty i zadania podziel szablon na mniejsze części i pracuj z nim, a od razu będziesz wiedział dokładnie, co robisz. Najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest zapoznanie się z szablonem w jego obecnym stanie i późniejsze dodanie dodatków.
