W miarę rozwoju kariery freelancera będziesz żonglować kilkoma zadaniami. Tak, zarobisz więcej, jeśli będziesz więcej pracować. I chociaż wspaniale byłoby osiągnąć swoje cele dochodowe, wzięcie na siebie zbyt wielu obowiązków przyniesie znikome rezultaty. Skończysz tylko wyczerpany.
Aby zwolnić napięty harmonogram, sprawdźmy, które zadania możesz przekazać narzędziom do automatyzacji. W ten sposób będziesz mieć więcej czasu i energii, aby skoncentrować się na krytycznych obszarach swojej niezależnej działalności.
1. Zarządzanie pocztą e-mail
Podobnie jak większość pracujących dorosłych, prawdopodobnie regularnie otrzymujesz setki e-maili. Czytanie wiadomości i odpowiadanie na nie nie wymaga intensywnego skupienia, ale zajmuje część dnia pracy. Jakiś Raport Adobe'a podaje nawet, że ludzie spędzają ponad pięć godzin dziennie na sprawdzaniu wiadomości e-mail.
Co więcej, nie możesz po prostu całkowicie przestać odpowiadać na e-maile. Różne strony, od międzynarodowych niezależnych klientów po agencje federalne, skontaktują się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej. W niektórych przypadkach może być nawet konieczne szybkie reagowanie.
Zamiast bezkrytycznie ignorować swoje e-maile, rozważ zainwestowanie w solidne narzędzia do zarządzania pocztą e-mail. Znajdź platformę odpowiadającą Twoim potrzebom. Będą specjalizować się w organizowaniu skrzynki odbiorczej lub usprawnianiu masowego dostarczania wiadomości e-mail. Na przykład Help Scout świetnie radzi sobie z wysyłaniem ogłoszeń w całej firmie, podczas gdy SaneBox dokładnie sortuje przychodzące wiadomości.
2. Planowanie postów w mediach społecznościowych
Publikowanie w mediach społecznościowych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu marketingu cyfrowego. Regularne kontakty z klientami i innymi pracownikami zdalnymi pomogą Ci zbudować solidną obecność w Internecie jako freelancer.
Podobnie jak zarządzanie pocztą e-mail, publikowanie w mediach społecznościowych nie jest wymagające poznawczo. Możesz przesyłać zaplanowane treści, odpowiadać na komentarze i czytać bezpośrednie wiadomości bez zbytniego wysiłku.
Większość ludzi klasyfikuje publikowanie w mediach społecznościowych jako płytką pracę. Jednak nadal zajmuje to dużo czasu, zwłaszcza gdy rośnie liczba obserwujących. Spędzasz godziny na sprawdzaniu skrzynki odbiorczej.
Jeśli chcesz skrócić czas poświęcany na zarządzanie kontami w mediach społecznościowych, rozważ zautomatyzowanie różnych funkcji. Wypróbuj różne narzędzia, które mogą spełnić Twoje potrzeby. Na przykład, aplikacje kalendarza treści pozwalają planować posty z wyprzedzeniem, a narzędzia analityczne określają ilościowo ogólną wydajność w mediach społecznościowych.
3. Wdrażanie klienta
Wdrażanie klienta nadaje ton każdemu niezależnemu projektowi. Na tym etapie Ty i Twój klient ustalicie terminy, ponownie ocenicie oczekiwania, przydzielicie zadania i podkreślicie cele. Pośpieszanie procesu tworzy niejasne, niewykonalne cele. Alternatywnie, nadmierna analiza trywialnych szczegółów i wielokrotne odpowiadanie na te same pytania ogranicza produktywność.
Najbardziej efektywnym i oszczędzającym czas podejściem jest zautomatyzowanie kilku obszarów procesu wdrażania klienta. Załóżmy, że zadajesz swoim nowym klientom podobne pytania. Zamiast przeglądać je w każdej sesji, możesz stworzyć kwestionariusz lub nagrać krótki film instruktażowy. Po prostu upewnij się, że w pełni rozumiesz potrzeby klienta.
4. Poszukiwanie klientów
Wielu freelancerów nie lubi szukać nowych klientów. Pomiędzy docieraniem do potencjalnych klientów a uczestnictwem we wstępnych konsultacjach z łatwością spędzisz dziesiątki godzin tygodniowo na poszukiwaniach. Co najgorsze, nawet nie skonwertujesz wszystkich swoich leadów. Większość czasu spędzonego na polowaniu i dzwonieniu będzie klasyfikowana jako nieodpłatna praca, która marnuje Twój czas i pieniądze.
Aby uzyskać bardziej efektywne podejście, użyj narzędzi do automatyzacji. Sugerujemy wypróbowanie różnych programów w zależności od tego, jakie zadania związane z poszukiwaniem chcesz zautomatyzować. Powiedzmy, że jesteś pisarzem. Narzędzia do wyszukiwania wiadomości e-mail mogą śledzić redaktorów i administratorów różnych stron internetowych współpracujących z autorami treści i gościnnymi blogerami.
5. Rezerwacja terminu
Wielu freelancerów spędza tyle samo czasu na planowaniu spotkań, co na uczestnictwie w nich. W zależności od różnicy między Tobą a strefami czasowymi Twojego klienta, możesz wysyłać wiadomości tam iz powrotem przez kilka dni.
Powiedziawszy to, e-maile wymagają tylko kilku kliknięć do wysłania. Przeznaczanie więcej niż godziny lub dwóch na planowanie spotkań jest nierozsądne i nieproduktywne.
Aby usprawnić ten proces, skorzystaj z aplikacji do rezerwacji spotkań. Platformy takie jak Google Calendar i Calendly pozwalają użytkownikom szybko planować spotkania i wybierać preferowane daty w dostosowanych kalendarzach, które gospodarze mogą dostosowywać. Po prostu wyślij uczestnikom link z zaproszeniem i poczekaj na ich odpowiedź.
6. Zarządzanie przepływem pracy
Freelancerzy często nie doceniają czasu potrzebnego na ukończenie projektu. Załóżmy, że jesteś autorem treści. Nawet jeśli potrafisz napisać od 500 do 600 słów na godzinę, jest mało prawdopodobne, aby skończył 5000 słów w ciągu 10-godzinnej zmiany. W końcu będziesz także musiał przeprowadzić badania tematyczne i edytować wersje robocze.
Projekty robocze zawsze zawierają drobne zadania związane z zarządzaniem. Chociaż większość z nich może zająć tylko kilka minut, nadal powinieneś je obejść i odpowiednio dostosować swój harmonogram.
Dogłębne zarządzanie przepływem pracy pochłania czas. Zamiast tego zautomatyzuj to za pomocą narzędzia do zarządzania projektami. Popularne aplikacje, takie jak Asana czy Trello, mogą pomóc w prawie każdym aspekcie procesu, od ustalenia wykonalnych terminów po finalizację szczegółów projektu. W ten sposób będziesz mieć więcej czasu i energii, aby skupić się na swoich podstawowych obowiązkach.
7. Sporządzanie umów
Jako freelancer klienci oczekują od ciebie kontraktów projektowych. Prawdopodobnie będziesz musiał przedstawić swoje stawki, gwarancje, obowiązki i cele, a także wszelkie zastrzeżenia dotyczące zamówienia klienta.
Napisanie umowy od podstaw zajmuje zazwyczaj kilka godzin. Możesz pobierać szablony online, ale nadal powinieneś poświęcić godzinę lub dwie na edycję. W końcu ogólne umowy zagrożą tylko Twojej niezależnej działalności.
Zamiast kopiować i wklejać losowe projekty umów, zaoszczędzisz więcej czasu, przenosząc ten proces do narzędzia do automatyzacji. Istnieje kilka aplikacje, które tworzą niestandardowe projekty umów. W ciągu kilku minut mogą tworzyć atrakcyjne wizualnie umowy, które wyjaśniają zakres, ograniczenia i wymagania prawne Twoich niezależnych projektów.
8. Podstawowe śledzenie finansów
Śledzenie finansów stanie się trudniejsze w miarę rozwoju Twojej niezależnej firmy. Będziesz musiał rejestrować wszystkie płatności od każdego klienta. W zależności od wielkości zamówienia, nawet proste zarządzanie finansami może zająć kilka godzin.
Wielu profesjonalistów zatrudnia księgowych do zarządzania swoimi finansami. Chociaż możesz również współpracować ze specjalistą ds. finansów, rozważ najpierw użycie narzędzi do automatyzacji. Nie będziesz nawet musiał nic płacić. Szybkie wyszukiwanie w Google ujawni kilka proste, bezpłatne szablony arkuszy kalkulacyjnych Excel do finansów osobistych możesz dostosować.
Zostań bardziej produktywnym freelancerem, automatyzując zadania
Automatyzacja zadań przeniesie Twoją niezależną karierę na wyższy poziom. Nie czuj się jednak zobowiązany do wykonania w pełni funkcjonalnego, wydajnego zautomatyzowanego systemu od samego początku. Automatyzacja przepływu pracy wymaga czasu. Najpierw wyeliminuj małe, żmudne zadania, a następnie stopniowo pracuj nad automatyzacją bardziej krytycznych obowiązków administracyjnych.
Nie kupuj też przypadkowo narzędzi do automatyzacji premium. Na rynku dostępnych jest kilka bezpłatnych programów i aplikacji mobilnych. Przy odpowiedniej strategii możesz już ich używać do automatyzacji kilku codziennych funkcji swojej niezależnej firmy.
