Nie jest tajemnicą, że osoby poszukujące pracy potrzebują umiejętności komunikacyjnych. W rzeczywistości umiejętności komunikacyjne są konsekwentnie jedną z najbardziej pożądanych cech, których menedżerowie ds. Rekrutacji szukają u kandydatów do pracy. Cały proces zatrudnienia wymaga umiejętności komunikacyjnych: od przygotowania CV do rozmowy kwalifikacyjnej, rzeczywistej pracy nad pracą i ostatecznie rezygnacji (lub zwolnienia).
Teraz, gdy praca zdalna staje się coraz popularniejsza; umiejętności komunikacyjne stały się jeszcze ważniejsze dla sukcesu zawodowego. Jeśli podczas spotkań twarzą w twarz mogą wystąpić nieporozumienia, co więcej, gdy większość interakcji odbywa się online? Oto najważniejsze umiejętności komunikacyjne potrzebne do odniesienia sukcesu w pracy zdalnej.
1. Robienie notatek
Sporządzanie notatek to ważna umiejętność w cyfrowym świecie, w którym jesteśmy przeładowani informacjami. Artykuł w Pew Research Center na temat negatywnych skutków cyfrowego życia cytuje wypowiedź jednego z respondentów:
„Jednym z głównych skutków (życia cyfrowego) jest ogólny spadek pamięci krótkotrwałej i… jakie było pytanie?” – anonimowy respondent, Pew Research Center
Hiperłączność utrudnia wykonywanie zadań, co stanowi problem dla pracodawców i pracowników zdalnych. Jak Rzeczywiście mówi, pracodawcy chcą członków zespołu, którzy potrafią interpretować instrukcje i skutecznie przekazywać je innym. Na pewno nie będziesz w stanie tego zrobić, jeśli jesteś jak ten anonimowy respondent.
Jeśli ciągle zapominasz o swoich zadaniach, użyj aplikacji do robienia notatek. Istnieje wiele narzędzi online, z których można korzystać, od bardzo prostych aplikacji, takich jak Notatki samoprzylepne firmy Microsoft do bardziej skomplikowanych Obsydian (dla wyrafinowanych notatek na sterydach) do popularnych Todoist, który zajmuje słodkie miejsce między dwoma pierwszymi.
2. Reakcja na coś
W fizycznym miejscu pracy ludzie mogą łatwo porozmawiać z Tobą w kabinie lub w porze lunchu i uzyskać natychmiastową odpowiedź. W wirtualnym miejscu pracy możesz łatwo zignorować lub zapomnieć odpowiedzieć na e-maile, połączenia lub wiadomości błyskawiczne.
Jeśli nie chcesz, aby ludzie myśleli, że ociągasz się z pracą, postaraj się szybko reagować (chyba że jesteś w nagłym wypadku lub na wakacjach). Możesz łatwo stracić zaufanie swojego zespołu lub klienta, jeśli nie odpiszesz na najważniejsze wiadomości. Wypróbuj te sprawdzone metody, aby nie przegapić żadnej ważnej wiadomości:
- Ustal harmonogram sprawdzania wiadomości w ciągu dnia (niektórzy wolą to robić po południu i rezerwować najbardziej produktywne godziny rano na głęboką pracę).
- Zarządzaj powiadomieniami na swoim smartwatchu. Niektóre smartwatche umożliwiają tymczasowe wyłączenie powiadomień, gdy trzeba skoncentrować się na pracy.
- Unikaj podwójnych rezerwacji i przegapień ważnych spotkań z najlepsze darmowe kalendarze online.
- Poinformuj swój zespół o godzinach pracy, jeśli pracujesz w różnych strefach czasowych lub według innych harmonogramów.
- Skonfiguruj powtarzającą się automatyczną odpowiedź na wakacje w Gmailu.
- Automatyczna odpowiedź na wiadomości tekstowe na Androida.
- Wysyłaj automatyczne wiadomości tekstowe na iPhone'a.
Jeśli coś przegapisz, szybko przeproś i zadośćuczynij.
3. Prezentacja online
Wygłaszanie prezentacji online bardzo różni się od wygłaszania prezentacji osobiście. Zwykle będziesz musiał przygotować własny sprzęt techniczny lub będziesz musiał skoordynować działania z inną osobą, która znajduje się w innym miejscu. Łączenie się z publicznością zależy również od kontaktu wzrokowego, gestów i ruchu, z których wiele jest traconych online.
To powiedziawszy, upewnij się, że inwestujesz w dobry sprzęt i narzędzia online, abyś brzmiał profesjonalnie i dobrze wyglądać na kamerze internetowej. Poćwicz z prezentacją — może nawet nagraj, jak używasz Warsztat tkacki rejestrator ekranu — dopóki nie będziesz mieć pewności co do swojego tonu, głośności, slajdów i wyglądu.
Ponieważ twoi odbiorcy będą przez większość czasu wchodzić w interakcję ze slajdami, unikaj nudnych prezentacji slajdów. Możesz pobrać atrakcyjne szablony na stronach takich jak 24Slajdy I Powerpointify. Lub możesz spróbować Prezentacje Canvy, która umożliwia zespołom współpracę nad prezentacją, słuchaczom zadawanie pytań i umożliwia wielu prezenterom sterowanie slajdami.
4. Przyjmowanie i udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej
Bez bezpośredniego kontaktu trudniej jest dowiedzieć się, czego chcą od ciebie klienci i pracodawcy. Trudniejsze jest również raportowanie postępów pracy i oczekiwań w warunkach pracy zdalnej. Nie masz nawet niewerbalnych wskazówek, na których mógłbyś się oprzeć, i tak naprawdę nie możesz „zinterpretować” tonu na podstawie e-maila.
Skonfiguruj swój proces pracy tak, aby obejmował system konstruktywnej informacji zwrotnej, który da członkom zespołu szansę na uczciwą wzajemną ocenę. Możesz to zrobić poprzez:
- Formularze opinii: Zaproponuj użycie formularza zwrotnego przy użyciu edytowalnych szablonów z Stos formularzy Lub 123Konstruktor formularzy.
- Wiadomości błyskawiczne: Zadawaj pytania wyjaśniające za pośrednictwem preferowanego przez klienta/szefa kanału wiadomości błyskawicznych. Możesz zapytać: „Więc na podstawie twojego ostatniego e-maila chcesz, żebym…” lub „Wspomniałeś, że muszę… czy to prawda?”
- E-mail: Opracuj i wyślij plan działania, gdy tylko otrzymasz informację zwrotną z prośbą o poprawę pracy.
5. Profesjonalne pisanie
Większość komunikacji cyfrowej odbywa się obecnie w formie pisemnej, zwłaszcza w przypadku zespołów, które zrezygnowały z długich i bezproduktywnych spotkań wideo. Rozmawiamy, wysyłamy e-maile i wysyłamy formalne dokumenty, z których wszystkie wymagają od nas wyraźnego pisania.
Umiejętności pisania nie mogą w pełni uchwycić cech komunikacji osobistej, ale mogą skutecznie informować, przekonywać, motywować lub upraszczać kompleksy, jeśli są dobrze wykonane. Dobre pisanie może również tworzyć intymne przestrzenie i sprawiać wrażenie bezpośredniości (to znaczy, jeśli komunikujesz się w odpowiednim czasie).
Aby zwiększyć swoje umiejętności pisania, zawsze edytuj i sprawdzaj swoją pracę. Tak łatwo zainstalować moduł sprawdzania gramatyki, taki jak Gramatycznie Lub Hemingwayai korzystaj ze tezaurusa online, aby tworzyć bezbłędne dokumenty. Aby nauczyć się stylu i głosu, możesz pobrać książki Kindle lub dołączyć najlepsze społeczności internetowe dla pisarzy.
6. Korzystanie z różnych kanałów komunikacji
Przy tak wielu dostępnych obecnie narzędziach komunikacyjnych ważne jest, aby znać najbardziej odpowiednie z nich. Czy powinieneś wysłać wiadomość e-mail lub skorzystać z komunikatora? Czy Slack czy Microsoft Teams są lepsze? E-mail jest zazwyczaj lepszy do wysyłania szczegółowych informacji, a niektórzy wolą doświadczenie użytkownika Slacka, ale twoi pracodawcy i klienci mogą myśleć inaczej.
Najlepszym sposobem na to jest zapytanie ich, co preferują. Podczas gdy inni mogą postrzegać Skype'a jako staromodny, niektórzy klienci nadal go preferują. Może nawet wybraliby rozmowy telefoniczne zamiast rozmów wideo.
Gdy tylko poznasz preferowany kanał komunikacji, sam wypróbuj te kanały. Przeczytaj często zadawane pytania i obejrzyj samouczki online, jeśli platforma wydaje się skomplikowana. Przy odrobinie cierpliwości będziesz w stanie opanować nowe narzędzia i zyskać większą pewność siebie.
Wykwalifikowani komunikatorzy stają się lepszymi pracownikami zdalnymi
Współczesny komunikator powinien nauczyć się skutecznie pisać, robić notatki, reagować, prezentować online, przekazywać i przyjmować informacje zwrotne oraz korzystać z różnych kanałów komunikacji. Powinni również znać najlepsze narzędzia komunikacji cyfrowej, z których mogą korzystać, w zależności od sytuacji lub preferencji pracodawcy.
Opanuj te ważne umiejętności komunikacyjne, aby zdobyć zaufanie pracodawcy lub klienta i odnieść sukces w pracy zdalnej. Szukasz pracy lub chcesz poprawić swoje inne umiejętności przydatne w pracy? Możesz chcieć dowiedzieć się o umiejętnościach potrzebnych do znalezienia pracy.
