7 wskazówek dotyczących zarządzania zadaniami, które poprawią Twoją produktywność

Twoje codzienne zadania są podstawą Twojego sukcesu, reprezentują działania krok po kroku potrzebne do osiągnięcia osobistych i zawodowych celów. Innymi słowy, twoja pozornie niekończąca się lista rzeczy do zrobienia jest twoją mapą do zwycięstwa, więc efektywne zarządzanie tymi zadaniami ma kluczowe znaczenie.

Chociaż możesz spieszyć się, aby użyć najlepszej aplikacji zwiększającej produktywność do organizowania codziennych zadań, co nie jest złym posunięciem, doskonalenie umiejętności zarządzania zadaniami jest bardziej trwałe i skuteczne na dłuższą metę. W tym artykule znajdziesz wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami, które pomogą Ci zwiększyć produktywność.

1. Poznaj swój chronotyp

Jesteś nocną sową czy rannym ptaszkiem? Łatwiej Ci się skupić rano czy późnym wieczorem? Wszyscy mamy naturalną skłonność do zasypiania i bycia czujnym w określonych porach dnia i nocy. I chociaż kultura popularna często celebruje wczesne ptaszki jako bardziej produktywne, rzeczywistość jest taka, że ​​jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich.

Dlatego Znajomość swojego chronotypu może zwiększyć Twoją produktywność, ponieważ umożliwia zaplanowanie zadań wtedy, gdy jesteś najbardziej produktywny. Dlatego, tworzenie spersonalizowanego grafiku pracy w oparciu o Twój chronotyp ułatwi Ci zapanowanie nad zadaniami i osiągnięcie szczytowej wydajności.

Na przykład, jeśli jesteś nocną marką, powinieneś zaplanować, jak poradzić sobie z najtrudniejszymi zadaniami wieczorem, kiedy Twój poziom energii jest najwyższy, dzięki czemu masz najlepszą pozycję do wykonania zadań czas.

2. Stwórz swoją listę priorytetów

Teraz, gdy wiesz, kiedy jesteś najbardziej produktywny, nadszedł czas, aby to zrobić ustalaj priorytety zadań na listach rzeczy do zrobienia za pomocą macierzy Eisenhowera. Ten system zarządzania czasem pomaga ustalać priorytety zadań, dzieląc je na cztery ćwiartki: pilne i ważne, niepilne, ale ważne, pilne, ale nieważne, niepilne i nieważne zadania.

Organizowanie list rzeczy do zrobienia w oparciu o te kategorie ułatwia określenie, które zadania powinny mieć priorytet, a które można delegować lub odroczyć. W ten sposób możesz zaplanować najważniejsze i najpilniejsze zadania, kiedy jesteś najbardziej produktywny, co daje największe szanse na ich wykonanie na czas.

Na przykład, jako programista, możesz zaplanować swoje zadania związane z kodowaniem na okres największej czujności i odpowiadać na e-maile, gdy poziom energii jest niski.

3. „Zjedz tę żabę!”

Zjedz tę żabę to kolejna wskazówka dotycząca zarządzania zadaniami, która pomoże zwiększyć produktywność! I nie, nie mówimy o dosłownych żabach! Brian Tracy spopularyzował to zdanie w swojej książce o tym samym tytule, a ta żywa metafora opisuje poranne radzenie sobie z najtrudniejszym zadaniem.

Jest to jeden z najlepszych sposobów na pokonanie prokrastynacji, ponieważ często możesz czuć się zestresowany lub przytłoczony w obliczu najtrudniejszego zadania. Jeśli najpierw zjesz największą żabę, to uczucie strachu zmieni się w poczucie spełnienia, zwiększając twoją pewność siebie i dając ci motywację i rozpęd do mocy przez resztę twojego zadania.

Możesz użyć Metoda Zjedz tę żabę za pomocą Todoist. Jednak chociaż zaleca się, aby najtrudniejsze zadania wykonywać rano, najlepszy czas może być inny w zależności od chronotypu, jak już omówiliśmy. To powiedziawszy, nadal możesz korzystać z tej metody, planując najtrudniejsze zadania, kiedy jesteś najbardziej energiczny i produktywny.

4. Wykorzystaj prawo Parkinsona na swoją korzyść

Prokrastynacja jest jednym z najczęstszych zabójców produktywności, z którymi większość ludzi zmaga się w pewnym momencie. Jednym z głównych powodów, dla których często odkładasz zadania na ostatnią chwilę, jest brak poczucia pilności lub terminu. Dzieje się tak dlatego, że te zadania mogą się rozszerzać, wypełniając dostępny czas — prawo Parkinsona.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​możesz stać się bardziej produktywnym, stosując prawo Parkinsona na twoją korzyść. Jak? Po pierwsze, zawsze dziel duże lub złożone projekty na mniejsze zadania, aby wydawały się mniej przytłaczające i łatwiejsze do rozwiązania.

Następnie ustal ścisły termin realizacji każdego zadania. Stwarza to poczucie pilności, motywując Cię do ukończenia zadania przed upływem terminu i zmniejszając prokrastynację. Ten hack pomoże Ci skuteczniej zarządzać zadaniami i upewnić się, że nie pozostaniesz w tyle na listach rzeczy do zrobienia.

5. Ćwicz jednozadaniowość

Wielozadaniowość, a dokładniej zmiana kontekstu, to jeden z tych nawyków, które wydają się skuteczne, ale w rzeczywistości są bardzo wyczerpujące i bezproduktywne. Podczas gdy przytłaczająca liczba zadań na liście rzeczy do zrobienia może sprawiać, że kuszące jest wykonanie wielu zadań jednocześnie, masz tylko tyle skupienia i energii, ile można wykorzystać na dane zadanie.

Zwiększa to prawdopodobieństwo popełnienia błędów, co prowadzi do straty czasu i wysiłku. Z drugiej strony, opanowanie jednozadaniowości poprawi Twoją produktywność, pozwalając Ci poświęcić całą swoją uwagę zadaniu aż do jego ukończenia. Minimalizuje to rozproszenie uwagi, pomaga zachować koncentrację i umożliwia wykonywanie najlepszej pracy.

Jednym z najlepszych sposobów ćwiczenia jednozadaniowości jest wyznaczenie określonego limitu czasu na skupienie się na zadaniu, a następnie zrobienie sobie przerwy. Ta technika zarządzania czasem nazywa się metodą Pomodoro i jest skutecznym sposobem na maksymalne wykorzystanie czasu.

6. Zautomatyzuj przyziemne zadania

Co zatem dzieje się z zadaniami o niskiej wartości, które nie znalazły się na szczycie listy priorytetów? Pomyśl o zadaniach, takich jak planowanie spotkań lub sporządzanie protokołów podczas połączeń konferencyjnych — założymy się, że nadal musisz je wykonywać, prawda?

Najlepszym sposobem zarządzania tymi zadaniami jest ich automatyzacja. Na szczęście jest ich kilka aplikacje, których możesz użyć do automatyzacji przyziemnych zadań, takich jak IFTTT lub Zapier. Pozwoli to zaoszczędzić czas i energię na bardziej wartościowe i wymagające czasu zadania oraz pomoże zwiększyć produktywność.

7. Użyj odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zadaniami

Dobrze jest wykorzystać wszystkie wymienione powyżej wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami, ale nadal możesz mieć problemy z utrzymaniem produktywności bez odpowiedniego oprogramowania, które pomoże Ci zarządzać zadaniami. Biorąc pod uwagę mnogość narzędzi do zarządzania zadaniami, które obiecują zmienić Cię w potęgę produktywności z dnia na dzień, wybór odpowiedniej opcji może być zniechęcający.

Więc, jak możesz wybierz odpowiednie narzędzie do zarządzania zadaniami online? Przede wszystkim należy ocenić swoje potrzeby. Zależy to od Twojego zawodu, stylu pracy i preferencji, wielkości zespołu i innych czynników. Ocena potrzeb znacznie ułatwia porównywanie różnych narzędzi do zarządzania zadaniami w celu znalezienia najlepszej opcji.

Zrób więcej w krótszym czasie dzięki tym wskazówkom

Poprawa umiejętności zarządzania zadaniami jest kluczem do przeniesienia produktywności na wyższy poziom. Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy studentem, stosowanie odpowiednich technik zarządzania zadaniami pomoże Ci osiągnąć więcej w krótszym czasie. Włączając te wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami do swojej codziennej rutyny, możesz mieć pewność, że odhaczysz wszystkie pozycje na liście rzeczy do zrobienia.