Używanie tablic Kanban w projektach to świetny sposób na usprawnienie procesu i zwiększenie produktywności. Niezależnie od tego, czy pracujesz z zespołem, czy działasz solo, tablice Kanban wizualnie przedstawiają Twoje postępy, ułatwiając zarządzanie.
Ten artykuł zawiera przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia i używania tablicy Kanban w programie Excel.
Tworzenie zaległości dla Twojej tablicy Kanban
Zacznijmy od otwarcia nowego skoroszytu programu Excel. Po otwarciu znajdziesz kartę o nazwie Arkusz1 na dole skoroszytu. Kliknij dwukrotnie kartę, a otrzymasz Zmień nazwę arkusza wyskakujące okienko Zmień nazwę arkusza na Zaległości.
Użyjemy tego arkusza do skonfigurowania tabeli zaległości wszystkich zadań przepływu pracy, które będą stanowić podstawę naszej tablicy Kanban.
Aby utworzyć zaległości, wykonaj czynności podane poniżej:
- Wybierz kilka pierwszych komórek z dwóch górnych wierszy i połącz je, klikając Łączyć ikona znajdująca się wewnątrz paska narzędzi.
- Teraz pisz Zaległości wewnątrz scalonych komórek, aby nadać tabeli tytuł.
- Dostosuj rozmiar czcionki, kolor komórki i wyrównanie tekstu tytułu zgodnie z własnymi upodobaniami.
- Ponieważ tworzymy prostą tablicę Kanban, dodamy do naszego backlogu dwie kolumny (pod tytułem): Tytuł zadania I Opis zadania. (Aby uzyskać bardziej szczegółowe zaległości, po prostu dodaj wymagane kolumny).
- Aby dodać obramowania do tabeli, wybierz 12 wierszy (lub tyle, ile potrzebujesz) pod Tytuł zadania kolumna. Idź do Granice ikona (obok Pogrubiony ikonę) i kliknij strzałkę listy rozwijanej. Wybierz Granice zewnętrzne opcja.
- Zrób to samo dla rzędów pod Opis zadania kolumna.
Twoja tabela zaległości jest gotowa. Wszystko, co musisz teraz zrobić, to wypełnić go i powinieneś mieć coś takiego:
Tworzenie tablicy Kanban
Teraz, gdy mamy zaległości, nadszedł czas, aby utworzyć tablicę Kanban, której będziemy używać na naszej tablicy Kanban. W tym celu kliknij plus podpisać na dole arkusza, aby utworzyć i otworzyć nowy arkusz.
W nowym arkuszu utwórzmy tablicę Kanban, wykonując poniższe czynności:
- Utwórz tytuł tablicy, łącząc górne komórki i wpisując tytuł. Możesz dostosować rozmiar czcionki i kolor komórek do swoich upodobań.
- Ponieważ dążymy tutaj do prostoty, dodamy tylko trzy sekcje planszy, tj. Do zrobienia, W trakcie, I Zrobione. (Możesz dodać więcej sekcji, jeśli przepływ pracy ma więcej faz).
- Dodaj grube obramowania do sekcji tablicy Kanban za pomocą Granice Ikona.
Tablica Kanban jest prawie gotowa, więc przejdziemy do tworzenia kart.
Tworzenie kart Kanban
Wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć karty Kanban:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek wiersza i wybierz Wysokość wiersza.
- Otworzy się wyskakujące okienko, w którym należy wprowadzić żądaną wysokość; 25 w naszym przypadku.
- Podobnie dostosuj wysokość rzędu poniżej do 50, a poniżej do 25.
- Otrzymasz kartę składającą się z 3 komórek z następującymi wysokościami rzędów: 25:50:25
- Zaznacz każdą z trzech komórek karty Kanban i dodaj obramowania, przechodząc do Granice ikonę i wybierając Grube granice zewnętrzne.
- Skopiuj nowo utworzoną kartę, aby utworzyć tyle kart, ile chcesz.
- Zauważysz, że rozmiary komórek zostaną ustawione na domyślne. Musisz więc dostosować rozmiary komórek jeden po drugim.
- Aby przyspieszyć, naciśnij klawisz kontrolny i zaznacz wszystkie komórki, które muszą mieć wysokość wiersza równą 25. Teraz kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny nagłówek wybranych wierszy i dostosuj wysokość wiersza (jak wspomniano wcześniej). Wszystkie wybrane wiersze będą miały teraz wysokość rzędu 25.
- Powtórz ten sam proces dla wszystkich komórek, które wymagają wiersza o wysokości 50.
- Umieść grubą ramkę wokół obszaru wokół kart i wypełnij go kolorem tła, aby był estetyczny.
Aby powiązać dane w naszym backlogu z kartami Kanban, wykonaj poniższe czynności:
Dodawanie tytułów zadań do kart Kanban
Aby uzyskać tytuł zadania naszego pierwszego zadania z pliku Zaległości arkusz:
- Wybierz górną komórkę (B5) pierwszej karty i napisz =.
- Idź do Zaległości arkusz i wybierz pierwszą komórkę (C4) pod Tytuł zadania kolumna.
- Wróć do arkusza Tablicy Kanban, a zobaczysz następującą formułę:
= Zaległości! C4
- Naciśnij i wprowadź, a zwróci dane w komórce (C4) arkusza Backlog (tj. Badania w naszym przypadku).
- Skopiuj formułę = Zaległości! C4 w górnych komórkach pozostałych kart Kanban i zmień numery komórek dla każdej karty. Formuła byłaby więc taka = Zaległości! C5 (odpowiadające drugiemu tytułowi zadania) dla drugiej karty i = Zaległości! C6 dla trzeciego tytułu zadania i tak dalej. Karty Kanban powinny wyglądać następująco:
Używanie formatowania warunkowego, aby karty były przyjemne wizualnie
Zobaczysz, że górne komórki wszystkich kart zwracają teraz wartości Tytuły zadań kolumna z Zaległości arkusz. Jednak kilka kart (w naszym przypadku dwie ostatnie) zwraca 0 w swoich górnych komórkach, ponieważ nie ma wartości w odpowiednich komórkach w Zaległości. Aby karty były przyjemne wizualnie, zrobimy to używać formatowania warunkowego w programie Excel do formatowania danych i usunąć 0S:
- Wybierz wszystkie górne komórki kart Kanban i przejdź do Formatowanie warunkowe > Ustaw nową regułę.
- w Formatowanie warunkowe wybierz wartość komórki równe 0, zmienić kolor czcionki na biały i kliknij zrobione.
Dodawanie opisów zadań do kart Kanban
Zastosujemy podobne podejście, aby zwrócić opisy zadań z pliku Zaległości do środkowych komórek kart Kanban. Tylko tym razem będą formuły = Zaległości! D4, = Zaległości! D5itp. Podobnie jak w przypadku tytułów zadań, czarne pola z Zaległości wróci 0, które można naprawić za pomocą formatowania warunkowego, jak już wspomniano.
Innym problemem, który można zauważyć podczas dodawania opisów zadań do kart Kanban, jest to, że tekst wylewa się poza komórki. Aby temu zapobiec, zrobimy to zawijaj tekst w Excelu komórki:
- Zaznacz wszystkie środkowe komórki kart.
- Kliknij Zawinąć ikona (obok Wyrównywać ikona) na pasku narzędzi.
Dodawanie ostatnich poprawek
Mimo że karty Kanban są gotowe (i powiązane z zaległościami), oto kilka dodatkowych kroków, aby uczynić je jeszcze lepszymi:
- Użyj dolnej komórki kart, aby (ręcznie) dodać osobę przydzieloną do zadania.
- Wyrównaj dane komórki na środku komórki za pomocą Wyrównywać Ikona.
- Usuń linie siatki: Przejdź do paska narzędzi, kliknij ikonę Pogląd sekcję i odznacz pole obok Linie siatki aby je usunąć.
Tworzenie ruchomych kart Kanban
Jeśli postępowałeś zgodnie z instrukcjami do tej pory, powinieneś mieć gotowy dziennik zadań, tablicę Kanban i karty Kanban. Ale nie będziesz w stanie łatwo przenosić tych kart po planszy. Wykonaj poniższe czynności, aby umożliwić przenoszenie kart Kanban:
- Skopiuj kartę Kanban, którą chcesz umieścić na tablicy.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy planszę, na której chcesz umieścić kartę.
- Iść do Wklej specjalnie i wybierz Połączone zdjęcie opcja (która jest ostatnią opcją w Inne opcje wklejania).
- Postępuj zgodnie z tą samą procedurą dla innych kart Kanban.
Zmaksymalizuj swoją wydajność za pomocą tablic Kanban
Teraz, gdy masz już podstawową strukturę swojej tablicy Kanban, od Ciebie zależy, czy spersonalizujesz ją tak, aby spełniała wymagania Twojego projektu. Świetnym sposobem na maksymalizację potencjału techniki Kanban jest połączenie jej z inną strategią produktywności, taką jak metoda GTD.
