Dlaczego potrzebujesz planu produktywności i jak go stworzyć

Kultura pośpiechu każe nam wszystkim myśleć, że musimy poświęcić każdą ostatnią sekundę pracy, jeśli chcemy osiągnąć nasze cele finansowe (lub samodoskonalenie). Jest to nie tylko szkodliwe dla naszego zdrowia psychicznego i fizycznego, ale także przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.

Kiedy jedyną rzeczą, o której myślisz, jest „zrobić więcej”, często brakuje Ci wydajności i dokładności. Nawet jeśli poświęcasz więcej godzin, nie wykonujesz tak dużo pracy. To dlatego, że nie planujesz.

Wszyscy jesteśmy świadomi znaczenia planowania dla powodzenia każdego projektu, ale jeśli chodzi o produktywność, od razu wskakujemy do niego bez większego zastanowienia. Właśnie dlatego często nie udaje nam się osiągnąć naszych celów związanych z wydajnością.

Co to jest plan produktywności i dlaczego ważne jest, aby go mieć?

Chociaż termin „plan produktywności” nie wymaga wyjaśnień, konieczne jest podanie jasnej i zwięzłej definicji, aby dokładnie wiedzieć, co ten termin oznacza:

Plan produktywności określa twoje cele (zarówno krótko-, jak i długoterminowe) i strategicznie je planuje w ciągu dni, tygodni lub miesięcy, aby zwiększyć produktywność, jednocześnie usuwając kluczowe przeszkody wydajność.

Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego oglądanie filmów na YouTube o hackach produktywności późno w nocy lub czytanie artykułów na temat zwiększania produktywności nie było owocne? Nie dlatego, że wszystkie te artykuły i filmy zawierają złe wskazówki i strategie.

Wszyscy mamy różne nastawienie, cele i problemy; każdy z nas ma inny styl pracy i pochodzi z różnych środowisk. Te artykuły internetowe i filmy są uogólnione i nie odnoszą się do naszego unikalnego zestawu problemów i przeszkód w produktywności.

Dysponując odpowiednim planem produktywności, nie będziesz musiał przeskakiwać na ślepo od jednego zadania do drugiego. Będziesz mieć odpowiedni plan dnia (tygodnia lub miesiąca), dzięki czemu będziesz bardziej skoncentrowany na swoich celach i mniej prawdopodobne, że się rozproszysz. Planowanie produktywności daje poczucie kontroli, dzięki czemu mniej prawdopodobne jest, że poczujesz się przytłoczony lub zestresowany.

Jak stworzyć plan produktywności

Planowanie produktywności nie jest nauką o rakietach. Wszystko, czego potrzebujesz, to przyjąć właściwe nastawienie, zapamiętać swoje cele i wyruszyć z otwartym umysłem. Musisz wyrzucić wszystkie dogmaty produktywności, takie jak „budzenie się o 4 rano” lub „branie zimnych pryszniców” przez okno i zobaczyć, co działa na ciebie.

Ponieważ plan produktywności jest unikalny dla twoich celów, temperamentu i sposobu myślenia, nie ma ścisłych wytycznych, jak go sporządzić. Jednak poniższe kroki zapewniają elastyczną mapę drogową procesu, z której można skorzystać:

1. Ustaw cele SMART

Bezcelowe chodzenie donikąd cię nie zaprowadzi. Rejestrowanie celów i zadań ułatwia przechodzenie od jednego zadania do drugiego. Dlatego ważne jest, aby wyznaczać cele SMART, ponieważ pomagają one śledzić postępy, poprawiać motywację i zwiększać produktywność.

Kiedy już masz swoje cele na papierze, pomyśl o wszystkim, co musisz zrobić, aby je osiągnąć. Może to obejmować zadania związane z pracą lub celami biznesowymi, nawyki samodoskonalenia, projekty osobiste lub codzienne obowiązki. Zacznij od wszystkiego, co przychodzi ci do głowy, bez względu na to, jak trywialne się wydaje, i pogrupuj je według odpowiednich celów.

2. Śledź czas

Śledź, jak spędzasz czas w ciągu dnia, aby uzyskać wyobrażenie o swoim przeciętnym dniu. Ile produktywnych godzin zarządzasz dziennie? Jakie czynności pochłaniają najwięcej Twojego czasu? Rób to przez kilka dni, a będziesz zdumiony, ile czasu zajmuje rozpraszanie uwagi lub trywialne czynności, takie jak sprawdzanie wiadomości e-mail lub kanałów w mediach społecznościowych.

Możesz użyć TimeCamp do automatycznego śledzenia czasu komputera. Wszystko, czego potrzebujesz, to zarejestrować się na ich stronie internetowej i pobrać aplikację komputerową, a zacznie śledzić Twój czas.

3. Przeanalizuj swój grafik i zanotuj wyzwania, przed którymi obecnie stoisz

Po kilku dniach śledzenia czasu będziesz mieć wystarczająco dużo danych, aby zebrać cenne informacje. Jeśli korzystasz z TimeCamp, uzyskaj dostęp do jego dziennika czasu, a będziesz mieć szczegółowy rachunek swoich dni.

Analizując swój dziennik czasu, zadaj sobie następujące pytania:

• Ile godzin dziennie pracujesz?
• Ile czasu spędza się w mediach społecznościowych?
• Jakie czynności zajmują Ci najwięcej czasu?
• Ile czasu zajęło Ci wykonanie określonego zadania?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci dostrzec przeszkody, które uniemożliwiają Ci zwiększenie produktywności. Gdy poznasz problemy, możesz zacząć myśleć o ich rozwiązaniach.

Oprócz typowych czynników rozpraszających uwagę, takich jak media społecznościowe, powinieneś zanotować inne, pozornie nieistotne rzeczy, które mogą uniemożliwić ci zwiększenie produktywności. Zapytaj siebie:

• Czy trudno jest pracować późnym popołudniem?
• Czy przez większość czasu czujesz się ospały?
• Czy nie śpisz prawidłowo?

Notując wyzwania, powinieneś pozostać wierny sobie. Staraj się nie szukać wymówek dla swoich nieproduktywnych zachowań.

4. Stwórz i postępuj zgodnie z harmonogramem

Korzystając ze spostrzeżeń z analizy, stwórz harmonogram, biorąc pod uwagę swoje cele. Chociaż Kalendarz Google świetnie nadaje się do planowania, jeśli nie działa, rozważ użycie bezpłatne alternatywy Kalendarza Google do planowania dnia.

W zależności od celów i godzin szczytowej produktywności przydziel odpowiednie dzienne lub tygodniowe godziny pracy, fitnessowi, wypoczynkowi, projektom rodzinnym lub osobistym. Nie ma dobra ani zła; wszystko zależy od twoich celów i osobistych preferencji.

Na przykład, jeśli chcesz założyć nowy biznes, powinieneś przeznaczyć kilka godzin tygodniowo na pracę nad swoim biznesem. Ale jeśli Twoim celem jest uzyskanie świetnego ciała na lato, skróć czas spędzany na telefonie i zaplanuj więcej cotygodniowych sesji na siłowni.

Niezależnie od tego, jakie są Twoje cele, ważne jest, aby zachować realistyczny harmonogram. Nie chcesz planować każdej ostatniej sekundy dnia. Twój harmonogram powinien być wystarczająco elastyczny, aby uwzględnić nagłe plany. I nie zapomnij uwzględnić zasłużonych przerw. Celem nie jest bycie zajętym, ale zwiększenie produktywności.

5. Znajdź idealną strategię produktywności i trzymaj się jej

Produktywność większości z nas nie przychodzi naturalnie. Jednak użycie wypróbowanych i przetestowanych metod może ułatwić ten proces. Oto kilka strategii produktywności, których możesz użyć w swoim harmonogramie:

Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee to prosta, ale skuteczna strategia, którą można włączyć do swojego harmonogramu. Zrób listę 6 zadań, które musisz wykonać każdego dnia. Uszereguj je według ważności i zacznij od najważniejszego zadania. Celem jest ukończenie jednego zadania na raz.

Gdy skończysz z pierwszym zadaniem, przejdź do następnego, potem następnego, aż skończysz z listą. Jeśli nie jesteś w stanie wykonać wszystkich sześciu zadań, po prostu przenieś je na następny dzień.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, oto szczegółowy przewodnik jak wykorzystać metodę Ivy Lee do bezstresowej produktywności.

Zasada Pareto

Zasada Pareto, znana również jako reguła 80/20, to słynna strategia produktywności, która kładzie nacisk na skupienie się na najważniejszych zadaniach. Zgodnie z zasadą Pareto 20% (najważniejszych) zadań daje 80% rezultatów.

Użyj zasady 80/20, aby ustalić priorytety swoich zadań, jednocześnie koncentrując się na pożądanych wynikach. Zidentyfikuj kluczowe zadania, które przyniosą najwięcej tych wyników, i skup się na wykonaniu tych zadań w pierwszej kolejności.

Technika Pomodoro

Zwiększ swoją produktywność dzięki metodzie Pomodoro skupiając się na jednym zadaniu przez 25 minut, a następnie robiąc sobie krótką przerwę. Metoda Pomodoro jest idealna do wykonywania dużych, zniechęcających zadań. Zaangażowanie i ukończenie staje się znacznie łatwiejsze, gdy podzielisz zadanie na kilka mniejszych zadań (które możesz wykonać w 25 minut).

6. Ponownie przeanalizuj swoją wydajność i eksperyment

Planowanie produktywności nie jest sprawą jednorazową. Twój pierwszy plan produktywności może nie być tak szczegółowy lub skuteczny, jak się spodziewasz. Dlatego ważne jest, aby przeglądać swoje tygodniowe i miesięczne postępy.

Zobacz, jak dobrze działa Twój plan produktywności. Zidentyfikuj wszelkie przeszkody, które mogłeś przegapić, i dostosuj swój plan, aby je rozwiązać. Jeśli dana strategia nie przynosi rezultatów, wypróbuj inną i zanotuj wyniki.

Zwiększ swoją produktywność dzięki planowi produktywności

Jeśli wskazówki dotyczące produktywności w Internecie nie działają, nadszedł czas, aby utworzyć spersonalizowany plan produktywności. Twój plan powinien uwzględniać wszystkie przeszkody, które uniemożliwiają Ci osiągnięcie maksymalnego potencjału. Tworząc plan, pamiętaj o zaplanowaniu zadań o wysokim priorytecie, aby wykorzystać godziny szczytowej wydajności.

Chociaż plan produktywności z pewnością pomoże, ważne jest, aby go przestrzegać. Oznacza to stworzenie środowiska pracy wolnego od rozpraszaczy, w tym od telefonu. Ale jeśli posiadanie smartfona blisko siebie jest ważne, powinieneś przestrzegać dobrych nawyków związanych ze smartfonem.