8 umiejętności, dzięki którym Amazon Alexa stanie się idealnym wirtualnym asystentem biznesowym

Praca w domu wiąże się z mnóstwem korzyści i równym zestawem wyjątkowych wyzwań. Jeśli jesteś freelancerem lub pracownikiem zdalnym, znasz lęk przed narastającą dezorganizacją — poczuciem winy i mgłą mózgową wynikającą z nieproduktywnej codziennej pracy.

Czy nie byłoby wspaniale, gdybyś miał wirtualnego asystenta, który utrzymywałby Cię na właściwej drodze — kogoś, kto pomógłby Ci zarządzać kalendarzem, fakturami i wydatkami oraz projektami? Chociaż zatrudnienie wirtualnego asystenta może nie mieścić się w budżecie dla solopreneur, istnieje duże prawdopodobieństwo, że już go masz: Alexę.

Alexa to sterowana głosowo sztuczna inteligencja firmy Amazon, dostępna na wielu urządzeniach, w tym na inteligentnym głośniku Amazon Echo. Dzięki tym umiejętnościom Alexy (zasadniczo aplikacjom) możesz zwiększyć możliwości Alexy i przekształcić ją w potężnego wirtualnego asystenta.

1. Kalendarz

Po podłączeniu kalendarza Google, Microsoft lub Apple możesz używać Alexy do zarządzania wydarzeniami. Przypomni Ci o nadchodzących wydarzeniach, z opcją wyłączenia powiadomień poza Twoimi godzinami pracy.

Jest to zdolność zintegrowana, więc nie musisz jej pobierać. Aby go użyć:

1. Otwórz aplikację Alexa i wybierz Więcej zakładka na dole.
2. Uzyskiwać Kalendarz.
3. Wybierz Ikona zębatki w prawym górnym rogu.
4. Aby dodać konto kalendarza, dotknij ikony ikona plusa.
5. Tam wybierz dostawcę, z którym chcesz się połączyć, i postępuj zgodnie z instrukcjami.

2. Przypomnienia

Dzięki tej zintegrowanej funkcji Alexa może przypomnieć Ci o zrobieniu czegoś, czego nie ma w Twoim kalendarzu w dowolnym momencie. Powiedz „Alexa, dodaj przypomnienie”, aby je wyświetlić.

Możesz także dodawać i edytować w aplikacji Alexa, pod Przypomnienia w Więcej patka.

To jest niezbędne polecenie głosowe Alexa. Zastępuje potrzebę karteczek samoprzylepnych zaśmiecających miejsce pracy, które przysięgasz, że zamierzasz posprzątać.

Na przykład poproś Alexę, aby przypomniała ci o zadzwonieniu do klienta, mówiąc: „Alexa, przypomnij mi, żebym zadzwoniła do Boba o 13:30”. Możesz też poprosić go o przypomnienie o zmianie zadań, a nawet o jedzeniu i pójściu do łazienki. Hej, wszyscy jesteśmy tak pochłonięci pracą, że czasami zapominamy o tych prostych rzeczach!

Todoist to łatwe w obsłudze narzędzie do zarządzania projektami (bezpłatny dla osób indywidualnych), który może być tak prosty lub złożony, jak chcesz, i integruje się z Kalendarzem Google.

Po połączeniu konta Todoist z umiejętnością Alexa możesz zarządzać listą zadań, dodawać zadania lub poprosić Alexę o odczytanie ich za pomocą poleceń takich jak:

• „Alexa, dodaj telefon do Jane jutro o 13:00 do mojej listy rzeczy do zrobienia”.
• „Alexa, dodaj kabel HDMI do mojej listy zakupów”.
• „Alexa, co jest na mojej liście rzeczy do zrobienia?”

W zależności od polecenia zadanie jest dodawane do Twojej listy rzeczy do zrobienia lub listy zakupów Alexa, którą możesz przeglądać i edytować w przeglądarce lub aplikacji Todoist. Po prostu poproś Alexę o dodanie zadania do jednej z tych list.

Po rozproszeniu potrzeba dużo czasu, aby ponownie się skupić. Note Taker jest idealnym towarzyszem, gdy masz pomysł, który musisz zanotować w trakcie projektu, aby nie przerwać przepływu.

Po włączeniu umiejętności po prostu poproś Alexę, aby „wzięła moją notatkę”, a ona zapyta cię, co chcesz powiedzieć w notatce.

Jest to idealne rozwiązanie dla szybkich pomysłów, ponieważ czas nagrywania nie jest długi. Zapytaj: „Jaka jest moja notatka?” aby przeczytał ci twoje notatki. Aby usunąć lub edytować, musisz przejść do aplikacji Alexa, aby zarządzać określonymi lepkami.

Pracownicy zdalni często wchodzą w interakcje między sobą i firmami z różnych krajów. W niektórych przypadkach przeliczanie stref czasowych jest prostym zadaniem, ale kiedy pracujesz z kimś po drugiej stronie świata, różnica czasu może być trudna do zmierzenia bez pomocy.

Zamiast tracić czas na sprawdzanie wielu zegarów światowych w telefonie, skorzystaj z pomocy Alexy. Poproś Alexę o przeliczenie czasu w Nowym Jorku na czas w Tokio lub ze standardowego czasu wschodniego na standardowy czas w Indiach. Możesz nawet pójść tak konkretnie, jak poprosić o różnicę czasu w określonym dniu i godzinie.

6. Obliczenia matematyczne

Alexa szybko przegrywa, jeśli chodzi o obliczenia matematyczne. Korzystając z tej zintegrowanej umiejętności, poproś go o dodawanie, odejmowanie, mnożenie i dzielenie lub rozwiązywanie złożonego równania bez użycia rąk podczas pracy. Zaoszczędzi Ci to mnóstwo czasu zamiast sięgania po kalkulator.

Na przykład Alexa może pomóc Ci szybciej sporządzać faktury — poproś o pomnożenie przepracowanych godzin przez stawkę godzinową. Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twoja stawka godzinowa różni się w zależności od rodzaju świadczonej usługi lub jeśli Twoje stawki różnią się między klientami.

YNAB (Potrzebujesz budżetu) to fantastyczna usługa budżetowania który synchronizuje się z Twoimi kontami bankowymi i rejestruje Twoje transakcje, dzięki czemu możesz zobaczyć, gdzie idą Twoje pieniądze. To nie jest darmowe, ale ma niedrogi plan miesięczny i roczny.

Możesz połączyć swoje konto YNAB z Alexą i używać go do rejestrowania wydatków, sprawdzania wydatków, sprawdzania, ile pieniędzy pozostało w poszczególnych kategoriach i nie tylko.

Aby rozpocząć, zarejestruj się w YNAB i zbuduj swój budżet. Następnie:

1. Włącz umiejętność YNAB Alexa za pomocą aplikacji Alexa lub przeglądarki.
2. Połącz swoje konto YNAB.
3. Zatwierdź budżet, który ma śledzić Alexa.

Po zakończeniu możesz już iść. Wypróbuj polecenia, takie jak „Alexa, zapytaj YNAB, jaki jest bilans transportu?” lub „Alexa, zapytaj YNAB, ile pieniędzy zostało mi do wydania w kategorii gazu”.

Zoom Rooms zapewnia zdalne doświadczenie w sali konferencyjnej; jednoczą zespoły i są szczególnie przydatne dla freelancerów lub pracowników zdalnych, którzy współpracują z wieloma osobami w organizacji.

Aby skorzystać z tej umiejętności, włącz ją i połącz swoje konto firmowe Zoom. Następnie używaj go do rozpoczynania, kończenia i dołączania do spotkań. Na przykład powiedz „Alexa, rozpocznij spotkanie”.

Ta umiejętność obsługuje tylko Zoom Rooms, a nie zwykłe spotkania Zoom. Wymaga konta firmowego Zoom.

Kiedy wybrać Alexę zamiast asystenta człowieka

Alexa to fantastyczna wirtualna asystentka do podstawowych zadań, takich jak zarządzanie kalendarzem lub robienie notatek. Kiedy Twoje potrzeby wykraczają poza to, być może nadszedł czas, aby rozważyć zatrudnienie wirtualnego asystenta. Mogą pomóc Ci w projektowaniu graficznym, edycji wideo, zarządzaniu mediami społecznościowymi i nie tylko.