Praca hybrydowa stała się bardziej popularna w XXI wieku i ma kilka zalet. Zespoły mogą kontynuować współpracę osobistą, podczas gdy pracownicy mogą zaoszczędzić pieniądze na podróżach i znosić mniej czasu na dojazdy. Jednak wdrożenie odpowiednich systemów ma kluczowe znaczenie dla odniesienia sukcesu na dłuższą metę.
Wiele osób na całym świecie korzysta z Kalendarza Google do zarządzania swoim dniem pracy, a Ty masz wiele opcji konfigurowania go do pracy hybrydowej. Z tego artykułu dowiesz się, jak wydajniej działać w wielu lokalizacjach.
1. Udostępnianie lokalizacji i godzin pracy
Jednym z najłatwiejszych sposobów współpracy przy pracy hybrydowej za pośrednictwem Kalendarza Google jest udostępnianie lokalizacji i godzin pracy. Kiedy ty i twój zespół to zrobicie, łatwiej będzie wam organizować spotkania, zrozumieć, dlaczego ludzie nie odpowiedzieli i nie tylko.
Jeśli chcesz udostępniać godziny pracy, w których jesteś online, możesz po prostu dodać notatkę na swojej karcie Google. Tutaj możesz również dodać swoją strefę czasową. Możesz także udostępnić swoje godziny pracy, przechodząc do swojego Ustawienia i udostępnianie > Godziny pracy. Zaznacz pole Włącz godziny pracy i dostosuj godziny pracy dla każdego dnia.
Innym sposobem udostępniania swojej strefy czasowej w Kalendarzu Google jest wybranie kalendarza, nad którym pracujesz Ty i Twój zespół. Przejdź do Ustawień i udostępniania, zanim wybierzesz miejsce, w którym się znajdujesz Strefa czasowa Sekcja.
2. Korzystanie z czasu skupienia w Kalendarzu Google
Jeśli używasz iPhone'a, prawdopodobnie znasz tryby ostrości. Krótko mówiąc, możesz ich użyć do ograniczenia powiadomień i innych rzeczy, które mogą spowodować poślizg w pracy. Praca hybrydowa może spowodować, że wiele osób będzie próbowało się z Tobą skontaktować, kiedy powinieneś intensywnie skupić się na zadaniu, a Kalendarz Google ma narzędzie, które pomoże Ci rozwiązać ten problem.
Funkcja czasu skupienia w Kalendarzu Google pozwala wygospodarować czas na pracę, a także możesz wybrać, czy chcesz automatycznie odmawiać spotkań, na które zapraszają Cię inne osoby. Pamiętaj, że tylko niektóre plany umożliwiają dostęp do funkcji czasu skupienia. Możesz to sprawdzić, tworząc nowe wydarzenie i sprawdzając, czy zauważysz opcję pozwalającą to zrobić.
3. Śledź kalendarze wszystkich
Zdarzyło Ci się, że ktoś zaprosił Cię na ważne wydarzenie tylko po to, żebyś miał już coś innego w kalendarzu? Jeśli tak, wiesz, jakie to może być irytujące. Dobrą wiadomością jest to, że dzięki Kalendarzowi Google możesz ograniczyć ten problem podczas pracy na modelu hybrydowym.
Jednym ze sposobów na uniknięcie kolizji terminów spotkań jest wiedza, kiedy wszyscy są dostępni. Tworząc nowe wydarzenie, przejdź do Spotkać się z… opcję po lewej stronie i wprowadź nazwiska osób, które chcesz zaprosić.
Powinieneś być w stanie zobaczyć kalendarze osób, które zapraszasz. Jednak niektórzy użytkownicy mogli nie udostępniać swoich. Jeśli tak jest, postaraj się, aby to zmienili (może być też konieczne uaktualnienie ich abonamentów Google Workspace).
4. Korzystaj z integracji stron trzecich
Kiedy Twój zespół przyjmuje hybrydowy model pracy, powinieneś usunąć jak najwięcej barier we współpracy. Dobrą wiadomością jest to, że Kalendarz Google ma wiele integracji innych firm, które mogą pomóc w wspólnym korzystaniu z większej liczby ulubionych aplikacji. Dzięki Google możesz zintegrować narzędzia do komunikacji, takie jak Zoom, i inne przydatne aplikacje, takie jak Przypomnienie o spotkaniu.
Aby zintegrować aplikacje innych firm z Kalendarzem Google, przejdź do + ikonę po prawej stronie ekranu. Następnie wyszukaj lub wybierz aplikacje, których chcesz użyć. Możesz wtedy wybrać Instalacja administratora Lub Indywidualna instalacja, w zależności od potrzeb.
5. Pamiętaj o świętach innych krajów
W ramach modelu hybrydowego możesz mieć członków zespołu pracujących w różnych krajach. A jeśli prowadzisz działalność ponad różnymi granicami, ważne jest, aby pamiętać, że cały świat nie działa według tego samego harmonogramu.
Jeśli próbujesz umawiać spotkania, upewnij się, że te wydarzenia nie kolidują z innymi świętami. Na przykład, podczas gdy Wielka Brytania nie bierze 4 lipca wolnego, Stany Zjednoczone tak. Możesz zapytać członków swojego zespołu, ale znajdziesz też wiele miejsc online; typ „[kraj] dni ustawowo wolne od pracy [rok]”i powinieneś być w stanie znaleźć listę.
6. Ogranicz liczbę spotkań, które masz
Jeśli kiedykolwiek miałeś pracę od 9 do 17 przez dłuższy czas, prawdopodobnie wiesz, jak wiele spotkań jest bezcelowych. A jeśli nie wejdziesz z odpowiednim planem, możesz szybko wpaść w pułapkę, w której Twój zespół dyskutuje o ostatnim spotkaniu.
Zanim umówisz się na spotkanie, zapytaj, czy jest to konieczne. Większość czasu, możesz wysłać wiadomość przez Slack lub wyślij wiadomość e-mail członkom swojego zespołu. Jeśli musisz zorganizować spotkanie, przygotuj jasną listę punktów do omówienia i postaraj się, aby była ona jak najkrótsza.
7. Użyj funkcji Zadania w Kalendarzu Google, aby poznać terminy
Brak ciągłego przebywania w tym samym pokoju co twoi koledzy może być błogosławieństwem. Na przykład często możesz skupić się na wykonywaniu zadań wymagających znacznego wysiłku poznawczego — nie martwiąc się, że inni będą Cię rozpraszać. Jednak może to również powodować problemy.
Jednym z problemów jest to, że możesz zapomnieć o ważnych terminach. Możesz jednak użyć Kalendarza Google, aby złagodzić ten problem. Śledzenie terminów jest łatwe; możesz iść do Utwórz > Zadanie i wpisz wszystko, co musisz wypełnić. Po wykonaniu tej czynności wybierz datę, do której należy to zrobić.
Oprócz Kalendarza Google możesz korzystaj z narzędzi takich jak Todoist i Microsoft To Do do podobnych celów.
8. Zablokuj czas, w którym będziesz pracować nad ważnymi zadaniami
Jedną z zalet pracy hybrydowej jest większa elastyczność w zakresie harmonogramu. Koncepcja „pracy głębokiej” pochodzi z książki Cala Newporta na ten temat, a jednym z podstawowych elementów jest praca nad trudnymi zadaniami przez okresy każdego dnia — bez rozpraszania uwagi.
Głęboka praca nie jest czymś, czego można się spodziewać po ośmiogodzinnym dniu pracy, ale zaplanowanie kieszeni na intensywne zadania to dobry pomysł. Możesz iść do Utwórz > Zadanie aby wygospodarować czas na ukończenie projektów, a także możesz zdecydować, czy chcesz ustawić powtarzalne zadania.
Blokowanie czasu jest trudne na początku i zalecamy zapoznanie się z naszymi najlepszymi wskazówkami dotyczącymi blokowania czasu aby ci pomóc.
Kalendarz Google: poręczny towarzysz Twoich hybrydowych przedsięwzięć w pracy
Praca hybrydowa może przynieść korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, możesz stworzyć środowisko członków zespołu, które mogą współpracować i wprowadzać innowacje, jednocześnie dając ludziom więcej swobody. Mając większą kontrolę nad swoim harmonogramem, możesz zauważyć, że członkowie zespołu są bardziej produktywni.
Kalendarz Google może rozwiązać wiele problemów wynikających z hybrydowych modeli pracy, takich jak ograniczona przejrzystość i komunikacja. Wypróbuj te wskazówki i sprawdź, czy działają dla Ciebie.