Jeśli kiedykolwiek posprzątałeś szafę, wiesz, jak łatwo jest później znaleźć swoje rzeczy. Nie tylko dlatego, że jest mniej do przejścia, ale dlatego, że usunąłeś wszystko, czego już nie używasz lub nie należy.
To samo dotyczy narzędzi do zarządzania projektami. Używasz ich, aby pozostać na szczycie swoich zadań, ale czasami przesiewanie ich lub między nimi może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
Praktykując minimalizm ze swoimi rzeczami, otaczają Cię tylko najcenniejsze i ulubione rzeczy. Dlaczego więc powinieneś przyjąć minimalistyczne podejście do swoich narzędzi do zarządzania projektami? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.
Wyobraź to sobie: Ty i Twoi współpracownicy używacie ClickUp do zarządzania przepływem pracy twórczej, Asany do wysyłania zapytań o projekty, a Notion do wszystkiego innego. Chociaż wiesz, gdzie wszystko znaleźć lub umieścić, musisz przełączać się między narzędziami, aby się tam dostać. Są też chwile, w których zadanie przypada pomiędzy. Tak naprawdę nie możesz umieścić go w żadnym z programów, więc wybierasz jedno i musisz przypomnieć sobie, gdzie to jest.
Trzymając się jednego oprogramowania do wszystkich swoich projektów, oszczędzasz czas. Pomyśl o tym, jak często się logujesz lub wylogowujesz albo przechodzisz między wieloma. Nie wspominając o przewijaniu, aby znaleźć tylko potrzebne informacje, które znajdują się gdzie indziej.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jedno oprogramowanie nie zaspokoi wszystkich Twoich potrzeb, ale takie jak Notion, ClickUp i monday.com są wysoce konfigurowalne. Pierwszy krok w rozpoczęcie pracy z dowolnym oprogramowaniem do zarządzania projektami decyduje o tym, jak chcesz z niego korzystać. Stamtąd możesz połączyć planowanie i kreatywność, aby nakreślić swoje przepływy pracy i tablice projektów.
Ty i Twój zespół dobijacie. Uważnie wymieniasz każde zadanie i upewnij się, że zawierasz szczegóły. Ale często klikasz niewłaściwe zadanie, a Twoje strony są tak długie, że niecierpliwisz się podczas przewijania.
Jeśli okaże się, że tablice projektów są zbyt długie lub zagracone, istnieje proste rozwiązanie. Niezależnie od tego, czy każdy jest odpowiedzialny za swoje zadania, czy też wyznaczysz kogoś do sprzątania, chcesz mieć pewność, że będziesz na bieżąco z konserwacją. To znaczy:
- Archiwizacja wykonanych zadań.
- Usuwanie zduplikowanych projektów.
- Tylko wyszczególnienie istotnych informacji.
- Trzymanie się aktualnych pozycji.
- Upewnianie się, że dane i notatki są aktualne.
Regularne przeglądanie i sprzątanie sprawi, że znalezienie tego, czego potrzebujesz, będzie bardzo proste.
3. Mniej funkcji oznacza mniej elementów do zarządzania
Do unikaj zmęczenia funkcji podczas korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami, ważne jest, aby dobrze zrozumieć, co chcesz z nim zrobić — zamiast pozwalać, aby dzwonki i gwizdki programu zrobiły to za Ciebie. Widżet lub integracja, które teraz wydają się przydatne, mogą po prostu stać się dodatkowym krokiem w Twoim procesie.
Spojrzenie na to, jak już przypisujesz zadania i zarządzasz nimi, pomoże Ci określić, które funkcje są najbardziej przydatne, a które to tylko hałas. Korzystanie z podstawowych funkcji, takich jak listy oprogramowania, narzędzia komunikacyjne i przypomnienia, może okazać się wystarczająco korzystne.
Trzymając się tylko najbardziej przydatnych funkcji, układ Twojej tablicy lub przepływu pracy będzie również czystszy i łatwiejszy w nawigacji.
Mniej oznacza większą produktywność i skupienie
Przyjęcie minimalistycznego podejścia do narzędzi do zarządzania projektami pomoże Ci zaoszczędzić czas na znajdowaniu tego, czego potrzebujesz, a najistotniejsze i najbardziej aktualne informacje będziesz mieć przed sobą. Dodatkowo możesz szybko zobaczyć, gdzie jesteś Ty i Twój czas.
Oznacza to ograniczenie liczby używanych narzędzi, utrzymywanie uporządkowanej tablicy z aktualnymi informacjami i trzymanie się tylko funkcji, które przynoszą korzyści.
