Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami dla Ciebie i Twojego zespołu może być kłopotliwy, zwłaszcza gdy potrzebujesz wielu stanowisk, ale nie masz budżetu. Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy do inwestowania lub nadal polujesz, możesz w międzyczasie zbudować funkcjonalną tablicę do zarządzania projektami w Arkuszach Google. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.
Mapowanie tablicy projektu w Arkuszach Google
Po pierwsze, musisz określić, których kolumn użyjesz na swojej tablicy. Aby to zrobić, zrób listę podstawowych informacji, które będziesz musiał przekazać, takich jak nazwa zadania, data ukończenia, priorytet, status i notatki.
Kolumna właściciela wskaże, kto pracuje nad zadaniem, jeśli współpracujesz z innymi. Jeśli na tablicy deleguje wiele osób, warto również dołączyć kolumnę, która pokazuje, kto ją przydzielił.
Następnie pomyśl o wszelkich informacjach, które są unikalne dla Twojego przepływu pracy. Celem jest stworzenie szybkiego przeglądu zadań dla Ciebie i Twoich współpracowników. Niektóre przykłady to numery identyfikacyjne klienta, kody kolorów, informacje kontaktowe, linki itp. Cokolwiek wybierzesz, upewnij się, że użyjesz go do większości zadań, aby kolumna nie była po prostu kolejnym krokiem lub, co gorsza, bałaganem.
Jak stworzyć zarząd projektu w Arkuszach Google
Arkusze Google ułatwiają tworzenie funkcjonalnej tablicy do zarządzania projektami. Oto kroki, które musisz podjąć:
1. Zatrzymaj swój górny rząd
Gdy masz już listę kolumn, które chcesz uwzględnić, wpisz je w arkuszu kalkulacyjnym u góry i zamrozić wiersz w Arkuszach Google tak, aby pozostał z tobą podczas przewijania. Aby to zrobić:
- Zaznacz cały wiersz.
- Iść do Pogląd w lewym górnym rogu.
- Wybierz Zamrażać.
- Wybierać 1 rząd.
2. Dodaj formatowanie do kolumny daty
Aby zapewnić spójność dodawania dat do tablicy, możesz przypisać formatowanie do kolumny terminów. Aby to zrobić:
- Wybierz całą kolumnę.
- Iść do Format w górnym menu.
- Wybierz Numer.
- Wybierać Data.
Nie musisz nic robić w kolumnie zadań i notatek — po prostu zachowaj je w formacie tekstowym. W przypadku kolumn priorytetu, statusu i właściciela przydatne będzie menu rozwijane — możesz przeczytać o tym w następnej sekcji.
3. Utwórz kolumnę stanu funkcjonalnego w Arkuszach Google
Dzięki oprogramowaniu takiemu jak ClickUp i Asana możesz szybko ustawić status zadania za pomocą kilku kliknięć. Aby to zrobić w Arkuszach Google, możesz użyć Walidacji danych aby stworzyć menu muchowe z wieloma słowami do wyboru. Aby to zrobić:
- Wybierz komórki pod nagłówkiem.
- Iść do Dane u góry ekranu.
- Wybierz Walidacji danych z menu.
- Obok Kryteria, wybierać Lista rzeczy.
- Po lewej stronie wpisz słowa, które chcesz dołączyć, oddzielone przecinkiem.
- Uderzyć Ratować.
Możesz powtórzyć te same kroki, aby wstawić menu rozwijane w innych komórkach poniżej nagłówka.
Teraz w komórkach pojawi się menu rozwijane. Gdy komórki są nadal zaznaczone, możesz dodać formatowanie warunkowe, aby kodować kolorami swoje statusy. Aby to zrobić:
- Iść do Format u góry ekranu.
- Wybierz Formatowanie warunkowei pojawi się menu boczne.
- Sprawdź dokładnie, czy podświetlone komórki są zaznaczone w Zastosuj do zakresu skrzynka.
- Pod Zasady formatowania, kliknij menu poniżej Formatuj komórki, jeśli… i wybierz Tekst zawiera.
- Wpisz status w polu, które pojawi się poniżej.
- Pod Styl formatowania, zmień kolor tła lub tekstu.
- Uderzyć Gotowe.
- Powtórz z pozostałymi statusami.
Po dodaniu kodowania kolorami do każdej opcji kliknij je, aby upewnić się, że działają, zanim skopiujesz i wkleisz listę rozwijaną do całej kolumny. Aby wkleić, wybierz kolumnę, używając jej litery u góry i odznacz komórkę tytułową, klikając ją, przytrzymując CMD lub KLAWISZ KONTROLNY przed włożeniem.
4. Dodaj notatki do tablicy projektu w Arkuszach Google
Korzystając z takiej tablicy projektu, możesz przechowywać wszystko w jednym miejscu, w tym notatki do zadań. Oznacza to, że możesz uniknąć przeglądania informacji, dokumentów i papierów na biurku w celu uzyskania szczegółowych informacji. Dodatkowo możesz wyeliminować potrzebę wysyłania notatek do swoich współpracowników pocztą elektroniczną.
Mając to na uwadze, będziesz chciał zachować porządek w swoich notatkach, aby nie rozpraszały ich lub nie przynosiły efektów odwrotnych do zamierzonych. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci je sformatować:
- Kliknij dwukrotnie komórkę, aby edytować zawarty w niej tekst.
- Dodaj podział wiersza za pomocą Opcja + Enter na Macu lub Ctrl + Enter w systemie Windows.
- Dodaj punktor przed tekstem, naciskając Opcja + 8 na Macu lub Alt + 0149 w systemie Windows.
- Skopiuj i wklej wypunktowane punkty, jeśli chcesz ich ponownie użyć. Arkusze Google nie obsługują rzeczywistych.
- Myślniki działają również jako podpunkty, aby ułatwić.
- Ustaw swój Zawijanie tekstu do Spinacz, więc nie wyjdzie poza granicę komórki.
- Klip zapobiegnie również zbyt długiemu wydłużeniu się komórek.
- Kliknij dwukrotnie komórkę z przyciętym tekstem, aby wyświetlić jej zawartość.
Inne rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas tworzenia tablicy projektu w Arkuszach Google
Oto kilka innych rzeczy, które mogą pomóc w zarządzaniu tablicą projektu:
- Oznacz swoich współpracowników w dowolnym miejscu, w tym w kolumnie właściciela, za pomocą symbolu @, po którym następuje ich imię i nazwisko lub adres e-mail.
- Używaj komentarzy, aby oddzielić komunikację na tablicy od informacji o zadaniach — po prostu dodaj je dokładnie do komórki, o którą masz pytanie.
- Aby zarchiwizować ukończone zadania, dodaj nowy arkusz, klikając symbol dodawania w lewym dolnym rogu ekranu, a następnie skopiuj i wklej zadania.
- Archiwizacja lub usuwanie poprzednich zadań zapewni Ci dostęp do najważniejszych i aktualnych informacji, a ponadto będziesz w stanie szybciej znajdować rzeczy.
- Jeśli Ty lub Twój współpracownik przypadkowo usuniesz lub nadpiszesz coś, możesz użyj historii wersji znaleźć w górnej środkowej części Arkuszy Google, aby wrócić i sprawdzić lub przywrócić poprzedni zapis.
Uporządkuj swoje projekty za pomocą Arkuszy Google
Tworzenie tablicy projektu w Arkuszach Google to proste, niedrogie rozwiązanie dla osób, które chcą mieć oko na zadania lub współpracować z zespołem. Przy odrobinie wstępnego planowania i odrobinie pracy możesz zbudować taki, który pozwala dodawać informacje za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Dodatkową korzyścią jest to, że poza budowaniem szablonu masz mniej czasu na naukę dla Ciebie i Twoich współpracowników, aby go utrzymać, jeśli korzystałeś już z oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych. Dodatkowo możesz dodać tyle lub tylko kilka funkcji, ile chcesz.
