Jeśli chodzi o szacowanie czasu i zarządzanie projektami freelancerskimi, najważniejsze jest dokładne śledzenie godzin pracy. Ważne jest, aby dobrze znać swój projekt, aby móc śmiało dać klientom realistyczne oszacowanie, jak długo zajmie konkretne zadanie.

W końcu nie chcesz, aby Twoi klienci byli zawyżani lub zaniżani. Przyjrzyjmy się niektórym wskazówkom, o których powinieneś pamiętać.

1. Określ zakres swojego projektu

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że dobrze rozumiesz, na czym polega projekt. Dowiedz się dokładnie, jakie zadania, terminy i budżety będziesz obsługiwać. Konkretne zrozumienie zakresu i związanych z tym zadań pomoże Ci uniknąć niepotrzebnych wydatków.

Uważaj na pełzanie zakresu. Jeśli nie będziesz ostrożny, Twój projekt prawdopodobnie wydłuży się dłużej, niż początkowo przewidywałeś. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest posiadanie Struktura podziału pracy (WBS), aby szczegółowo odwzorować wszystkie zadania i skutecznie usprawnić przepływ pracy z klientem. W tym celu możesz również użyć szablonu zakresu projektu.

instagram viewer

Ściągnij:Smartsheet (Dostępny jako plik Excel)

2. Użyj odpowiedniej techniki szacowania czasu

Za wszelką cenę powinieneś starać się unikać niedoszacowania i przeszacowania. Wielu freelancerów ma tendencję do podawania stawki godzinowej przy określaniu wartości wykonanej pracy, ale może to prowadzić do zawyżonych faktur a nawet zaniżanie cen za swój czas — zwłaszcza jeśli nie wziąłeś pod uwagę nieprzewidzianych okoliczności, ograniczeń zasobów i innych czynniki. Oto kilka metod dokładnego oszacowania godzin projektu:

  • Ocena eksperta: Jest to konieczne w przypadkach, gdy dane są trudne lub niemożliwe do zmierzenia lub gdy szczegółowe specyfikacje nie są dokładnie dostępne. Kluczem do zastosowania tej techniki jest uzyskanie jak największej ilości informacji i analiz przed podjęciem decyzji. Należy użyć tej metody do identyfikacji podzadań i ich czasu trwania na etapie szacowania wysiłków i prognozowania czasu.
  • Szacowanie analogiczne: Szacowanie analogiczne jest powszechną praktyką, która polega na wykorzystaniu projektu (projektów) o podobnych cechach jako podstawy do oszacowania. Możesz skorzystać z wcześniejszego doświadczenia, średnich branżowych lub innych zasobów, które pomogą Ci w tym procesie. Zasadniczo analogiczne oszacowanie wykorzystuje dane historyczne z podobnych projektów w celu dokonania oszacowania.
  • Estymacja trzypunktowa: Metoda ta polega na ustaleniu wszystkich możliwych scenariuszy (optymistycznym, pesymistycznym i najbardziej prawdopodobnym) oraz prawdopodobieństw ich zaistnienia, a następnie ostatecznym oszacowaniu. Jest powszechnie obliczany przy użyciu techniki rozkładu trójkątnego lub estymacji PERT beta.

Korzystając z metody rozkładu trójkątnego, można przyjąć średnią następujących szacunków — oszacowanie optymistyczne (O), oszacowanie pesymistyczne (P) i oszacowanie najbardziej prawdopodobne (M). Zatem równanie rozkładu trójkątnego będzie wyglądać tak:

E= (O+P+M)/3

PERT oznacza „Technika oceny i przeglądu programu”. Jest to model podejmowania decyzji, który pomaga grupom ustalać priorytety ich pracy, określając, ile czasu potrzebują na wykonanie różnych zadań.

Metoda dystrybucji PERT beta jest bardziej średnią ważoną. Przypisuje większą wagę najbardziej prawdopodobnemu wynikowi, a mniejszą wagę pozostałym wynikom. Menedżerowie projektów często używają tej metody do szacowania dat ukończenia projektów, ponieważ jest ona bardziej dokładna.

Równanie PERT Beta można oszacować w następujący sposób:

Dystrybucja PERT Beta = (P + O + 4ML) / 6

Idąc za naszym przykładem powyżej, załóżmy, że w przypadku freelancera pracującego nad Zadaniem A (a tak się dzieje) być kampanią w mediach społecznościowych) najbardziej optymistyczne szacunki to dwa tygodnie, a najgorszy scenariusz to dziewięć tygodni. Najbardziej prawdopodobne szacunki to cztery tygodnie.

Stosując równanie beta PERT, przybliżony szacowany czas wyniesie 4,5 tygodnia. Stosując tę ​​metodę możemy również w tym przypadku uwzględnić odchylenie standardowe, aby dać naszym klientom szerszy czas realizacji. Dla Zadania A możemy to wyrazić jak poniżej:

Odchylenie standardowe = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

W naszym przykładzie daje to 1,75. W związku z tym możemy podać prawdopodobne okno ukończenia na 6,25 tygodnia zamiast 4,5 tygodnia.

  • Oszacowanie oddolne: Najprostszą (i najdokładniejszą) metodą obliczania godzin pracy na zlecenie jest podejście szacowania oddolnego. Takie podejście sugeruje, że zaczynasz od samej podstawy struktury podziału pracy, zliczając wszystkie wydatki, a następnie dodając zgodnie z wymaganiami.

Dzięki takiemu podejściu możesz tworzyć dokładne szacunki, zaczynając od dołu i przechodząc w górę przez każdy koszt w zakresie projektu. Pomaga to w jednorazowym pokryciu wszystkich kosztów.

3. Oblicz swój współczynnik krówki

Ponieważ wszyscy freelancerzy nie pracują w ten sam sposób, może być trudno zmierzyć, ile czasu spędzają na pracy nad projektem. W takich przypadkach użycie kalkulatora współczynnika krówki może pomóc w obliczeniu dokładnych szacunków. Pomaga zobaczyć proporcję czasu zawyżonego/niedoszacowanego, dzięki czemu możesz zoptymalizować rozliczane godziny.

Na przykład, jeśli szacujesz, że ukończenie projektu zajmie Ci cztery dni, ale tylko dwa dni, wtedy współczynnik krówek wynosi 2:1. Celem współczynnika fudge jest określenie, jak szybko możesz przechodzić przez zadania w projekcie i ile masz luzu w harmonogramie.

4. Konto za czas bezczynności i przerwy

Możesz pomyśleć, że możesz po prostu zsumować godziny, które poświęciłeś, ale tak naprawdę to nie działa. Dni urlopowe i czasy bezczynności powinny być uwzględniane w całkowitej liczbie godzin, które planujesz pracować.

Jeśli nie zrobisz sobie przerw, wypalisz się szybciej, niż się spodziewałeś. Jeśli korzystasz z narzędzi do współpracy, takich jak Slack lub Todoist, ważne jest, aby skonfigurować urlop lub status poza biurem kiedy bierzesz wolne.

Jeśli bierzesz dzień wolny, powinieneś wziąć to pod uwagę przy obliczaniu liczby godzin, które planujesz przepracować w tygodniu. Jeśli masz wydłużony czas bezczynności lub przerwę w pracy, warto to również zauważyć — po prostu dodaj godzinę lub dwie do całkowitej liczby przepracowanych godzin w tygodniu.

Ściągnij: Wierzchołek42 (Dostępny jako plik Excel)

5. Czynnik w planowaniu, awaryjności i rewizjach

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez freelancerów jest nieuwzględnianie czasu na planowanie. Podobnie szacunki awaryjne są niezbędne, aby uwzględnić nieprzewidziane okoliczności, które mogą wystąpić w trakcie projektu — na przykład ograniczenia zasobów.

  • Planowanie: Będziesz potrzebował czasu, aby zaplanować swoją pracę i upewnić się, że otrzymujesz wszystkie potrzebne informacje od klientów. Jest to szczególnie ważne podczas pracy z klientami, którzy są nowicjuszami w Twojej branży lub którzy nigdy wcześniej z Tobą nie pracowali.
  • Administracja: Będziesz potrzebował czasu na zadania administracyjne, takie jak wysyłanie faktur lub zakładanie kont w mediach społecznościowych. Możesz również potrzebować czasu na dalsze działania klienta po zakończeniu projektów.
  • Nieprzewidziane okoliczności/zmiany: Jeśli projekt trwa dłużej niż oczekiwano lub coś pójdzie nie tak z projektem, może być potrzebny dodatkowy czas na zadania administracyjne lub wprowadzenie uzupełnień lub poprawek.

Śledzenie czasu to świetny sposób na lepsze zrozumienie, ile czasu spędzasz nad każdym projektem. Możesz użyć narzędzi, takich jak szablony osi czasu projektu lub szablony grafiku oraz aplikacje do śledzenia czasu aby upewnić się, że otrzymujesz prawidłowe dane o tym, ile czasu zajmuje Ci wykonanie zadań.

Przekonasz się również, że skonfigurowanie systemu śledzenia czasu, takiego jak Technika Pomodoro, pomoże Ci zwiększyć produktywność, śledzić postępy i upewnić się, że dotrzymujesz terminów.

7. Przejrzyj swoje ostateczne szacunki

Skończyłeś szacowanie, a teraz nadszedł czas na ostateczną liczbę. Jedną z rzeczy, które musisz tutaj zrobić, jest sprawdzenie swojego oszacowania. Sprawdź, czy w oszacowaniu pominięto jakieś zadania. Jeśli tak, dodaj te dodatkowe godziny z powrotem do ostatecznego oszacowania. Korzystanie z różnych szablony zarządzania projektami może pomóc.

Jeśli masz oszacowanie od swojego klienta, przejrzyj je, aby upewnić się, że liczby mieszczą się w granicach rozsądku. Jeśli istnieje rozbieżność między Twoimi dwoma szacunkami, poproś ich o więcej szczegółów na temat tego, czego chcą i jak chcą to zrobić.

Oceń i dokładnie zarządzaj rozliczanymi godzinami

Temat godzin projektowych jest dla freelancerów kontrowersyjny, ponieważ każda osoba będzie miała własną stawkę (opartą na doświadczeniu, wiedzy merytorycznej, wymaganiach klientów itp.) oraz metodologię rozwiązywania problemów.

Jeśli planujesz obliczyć rozliczane godziny pracy jako freelancer, znajomość tych wskazówek i sztuczek będzie bezcenna. Mamy nadzieję, że zaoszczędzą one czas i pieniądze na kolejnym projekcie — i sprawią, że cały proces będzie mniej stresujący.