Dziś e-maile są niezbędne do produktywnego życia. Pozwalają komunikować się, rejestrować się w usługach, zabezpieczać konta i nie tylko. Oznacza to również, że Twoja skrzynka odbiorcza może łatwo stać się przytłaczająca, co jest problemem, gdy używasz e-maili w pracy.
Gmail jest szczególnie bogaty w funkcje i elementy rozpraszające uwagę, ale istnieją sposoby na zarządzanie swoim kontem i sobą, aby nie robić więcej wielozadaniowości. Możliwość skupienia się na jednej pracy na raz to kwestia organizacji i dyscypliny. Przyjrzyjmy się, co to dokładnie oznacza.
1. Uporządkuj swoje e-maile
Przede wszystkim możesz kliknąć na gwiazda lub etykieta ikona obok dowolnego e-maila, aby oznaczyć go jako Oznaczone gwiazdką lub Ważny. Spowoduje to wysłanie go do odpowiedniego folderu na panelu bocznym, jednocześnie zwiększając prawdopodobieństwo, że Gmail automatycznie oznaczy ważne e-maile w przyszłości.
Możesz iść jeszcze dalej tworzenie kolorowych etykiet w Gmailu i segregowanie e-maili w logicznej kolejności, zamiast przedzierania się przez ścianę mieszanych e-maili, niektóre interesujące, inne spam.
Tak więc, gdy nadejdzie nowa partia e-maili, przejrzyj je i odpowiednio oznacz. Wtedy możesz na przykład skupić się na e-mailach w Ważny folder najpierw i zostaw te, które oznaczyłeś jako „Osobiste” na później.
2. Użyj funkcji drzemki w wiadomościach e-mail, które mogą czekać
Innym narzędziem, które może pomóc w ustaleniu priorytetów, na których e-mailach należy się skupić, jest Drzemka.
Wybierz lub najedź na e-mail, a zobaczysz ikonę przypominającą zegar. Kliknij go i możesz wybrać jego długość Drzemka.
Niezależnie od Twojego wyboru, wiadomość e-mail zniknie z Twojej skrzynki odbiorczej i wróci w wyznaczonym czasie. Możesz jednak uzyskać do niego dostęp wcześniej, po prostu otwierając Uśpiony teczka.
3. Zmień typ skrzynki odbiorczej
Istnieje wiele sposobów na dostosowanie pulpitu nawigacyjnego Gmaila, aby uniemożliwić Ci wielozadaniowość. Twój Szybkie ustawienia oferują bardzo łatwą i poręczną metodę.
Kliknij bieg ikona u góry strony, aby otworzyć swój Ustawienia menu. Znaleźć Typ skrzynki odbiorczej sekcja i spójrz na swoje opcje:
- Domyślna
- Najpierw ważne
- Najpierw nieprzeczytane
- Oznaczony jako pierwszy
- Priorytety
- Wiele skrzynek odbiorczych
Każdy typ ma inną strukturę skrzynki odbiorczej. Znajdziesz tę funkcję również w Szybkie ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Skrzynka odbiorcza.
Aby jeszcze bardziej dostosować układ Gmaila, połącz najbardziej wydajny układ z filtry sortujące skrzynkę odbiorczą Gmail. Dzięki starannemu planowaniu możesz mieć pewność, że Twoja uwaga zawsze będzie skupiać się na e-mailach, które są dla Ciebie najważniejsze.
4. Zmień gęstość skrzynki odbiorczej
Spraw, aby Twoja skrzynka odbiorcza była jak najbardziej przyjazna dla oczu, a wykrywanie ważnych e-maili będzie prostsze. Unikniesz też zbyt szybkiego zmęczenia podczas pracy w Gmailu.
Kolejna funkcja w twoim Szybkie ustawienia może Ci w tym pomóc. Pod Gęstość, istnieją trzy opcje określające, jak blisko siebie powinny znajdować się Twoje e-maile:
- Domyślna
- Wygodna
- Kompaktowy
Zobacz, który pozwala szybko i łatwo przeglądać skrzynkę odbiorczą.
5. Zmień maksymalny rozmiar strony swojego konta Gmail
Gmail zapewnia większą kontrolę nad układem skrzynki odbiorczej, w tym liczbą e-maili, które powinna wyświetlać na stronie. Aby znaleźć tę funkcję, przejdź do Szybkie ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Ogólne.
W tej karcie jest Twoja Maksymalny rozmiar strony sekcja, w której możesz wybrać liczbę wątków wyświetlanych na każdej stronie. Twoje wstępnie ustawione opcje wahają się od 10 do 100, dzięki czemu możesz naprawdę rozłożyć swoje e-maile lub połączyć je razem.
Zdecyduj, jaki układ pomoże Ci najbardziej skoncentrować się na zadaniach, jednocześnie dobrze wykorzystując narzędzia do filtrowania.
6. Podziel okienko odczytu
Możesz zatrzymać wielozadaniowość i skupić się na jednym e-mailu naraz, korzystając z jeszcze innej funkcji Gmaila. Nad Twoimi e-mailami znajduje się Przełącz tryb podzielonego panelu Ikona.
Jeśli klikniesz go, gdy pulpit nawigacyjny jest w standardowej formie niepodzielonej, Podział pionowy aktywuje się, co oznacza, że obok wiadomości e-mail pojawi się panel, w którym będzie wyświetlana treść każdej wybranej rozmowy. Dzięki temu możesz zobaczyć, co jest w Twoich e-mailach, bez konieczności ich pełnego otwierania. Dzięki temu możesz szybciej przeglądać swoją skrzynkę odbiorczą.
Jeśli klikniesz strzałkę obok Przełącz tryb podzielonego panelu ikonę, znajdziesz Podział poziomy opcja też.
Wszystko to jest również dostępne w Szybkie ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia > Skrzynka odbiorcza.
Ale możesz zrobić o wiele więcej, dostosowując ustawienia Gmaila, na przykład skonfigurowanie wiadomości o wakacjach cyklicznych. Dowiedz się, co jeszcze może przynieść korzyści Twojej monozadaniowości.
7. Zacznij czytać nowe e-maile od dołu
Jeśli chodzi o osobiste nawyki, które mogą odwieść Cię od wielozadaniowości, jedną pewną metodą jest czytanie wiadomości e-mail w określonym celu lub logicznej kolejności.
Na przykład na standardowej liście e-maili najnowsze będą na górze, więc warto zacząć od dołu wszelkich nieprzeczytanych wątków, zaczynając od najstarszych.
Mogą mieć terminy lub ważne informacje, które są istotne w późniejszych e-mailach. Jeśli tylko po to, aby być po bezpiecznej stronie i zachować koncentrację, pracuj nad swoimi e-mailami.
8. Najpierw wyczyść najłatwiejsze e-maile
Dzięki podzielonemu panelowi Gmaila możesz szybko zidentyfikować e-maile, które Cię nie interesują lub możesz szybko się nimi zająć. Przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą i najpierw zajmij się najłatwiejszymi zadaniami, usuwając je z drogi. Następnie możesz nadać priorytet bardziej skomplikowanym e-mailom.
To prosta strategia, która szybko i konstruktywnie czyści Twoją skrzynkę odbiorczą, nie przytłaczając Cię.
Twoje konto Gmail ma wbudowane dwie przydatne funkcje do ustawiania zadań i robienia notatek.
Zacznijmy Zadania Google, oznaczony przez sprawdzać ikonę na pasku bocznym. Kliknij na to, a następnie Dodaj zadanie, jeśli jeszcze ich nie masz. Każdemu zadaniu możesz nadać tytuł, opis, datę i podzadanie. Upiększ je tak bardzo, jak to konieczne, aby zachować porządek.
Zaraz nad Zadania jest Google Keepżarówka ikona, która otwiera panel z listą wszystkich istniejących wpisów Keep pod Zanotuj przycisk. Użyj tego, aby na przykład zostawić notatki na temat e-maili konkretnego klienta lub zrobić minuty podczas sesji Google Meet.
Oba te narzędzia mogą przypominać o ważnych zadaniach, które musisz wykonać, jednocześnie oferując sposoby na zwiększenie produktywności przy każdym zadaniu, na którym się koncentrujesz.
10. Użyj rozszerzeń przeglądarki
Jeśli lubisz obsługę przydatnych narzędzi, zapoznaj się z dodatkami do przeglądarki, które zwiększają Twoją wydajność, organizując przepływ pracy lub dzieląc go na części, z którymi możesz sobie łatwiej poradzić.
Dowiedzieć się jak Todoist może poprawić Twoją produktywność, na przykład dzięki samej mocy inteligentnego zarządzania zadaniami. Możesz zsynchronizować go z kontem Gmail i usprawnić każdą ważną pracę.
Wtedy masz Sortuj skrzynkę odbiorczą Gmaila, rozszerzenie, które dodaje filtry do standardowych opcji Gmaila. Możesz sortować swoje e-maile według kontaktów, firm, załączników i nie tylko.
Jeśli używasz Arkuszy Google z e-mailami, rozważ Zakreślacz wiersza, który robi dokładnie to, co sugeruje nazwa: podświetla wiersze w arkuszach kalkulacyjnych, dzięki czemu możesz je szybciej czytać.
Nawet coś takiego Monotab może być bezcenne dla pracowników internetowych. Jest to rozszerzenie, które zapisuje linki w jednej karcie, dzięki czemu nie skończysz z kilkoma otwartymi i spowalniającymi przeglądarkę.
Ostatecznie potrzebujesz narzędzi organizacyjnych, a także dyscypliny, aby powstrzymać koncentrację przed rozszczepianiem się na wiele kierunków i zakłócaniem produktywności.
Powyższe wskazówki i narzędzia pomogą uporządkować Twoje e-maile i inne czynności wykonywane w Gmailu w logiczny, a nawet przyjemny sposób. Będziesz mógł poświęcić się zadaniom, które chcesz i przestać zbaczać.
Jak już wspomniano, twoja samokontrola odgrywa dużą rolę w powstrzymywaniu się od wielozadaniowości, ale posiadanie dużej ilości cyfrowego wsparcia to również długa droga. Sprawdź więc, co jeszcze Google może zaoferować na swoich platformach, od konta Gmail po przeglądarkę Chrome.
