Ponieważ coraz więcej organizacji korzysta z pracy zdalnej, potrzebują wszystkich zasobów, jakie mogą zgromadzić, aby prowadzić produktywne wirtualne spotkania. Pomimo wielu dostępnych na rynku oprogramowania do wirtualnych spotkań, niektóre zespoły biznesowe nie znalazły jeszcze odpowiedniego.
Microsoft Teams tworzy równe szanse dla zespołów roboczych, aby angażować się i współpracować wirtualnie bez rozbijania banku. Czytaj dalej, gdy omawiamy, w jaki sposób możesz zwiększyć wydajność dzięki systemowi.
1. Dokładnie zaplanuj spotkanie
Planowanie to pierwszy krok do spotkania w Microsoft Teams. Chociaż możesz rozpocząć spotkanie w dowolnym momencie, jeśli chcesz, aby inne osoby do Ciebie dołączyły, musisz je wcześniej poinformować.
Konfigurując spotkanie w Microsoft Teams, należy wziąć pod uwagę strefy czasowe uczestników. Jeśli jesteś gospodarzem, możesz zaplanować spotkanie ze swoją strefą czasową, która automatycznie odzwierciedli strefy czasowe uczestników na ich pulpitach nawigacyjnych.
Aby zwiększyć frekwencję na spotkaniu, zaplanuj je w czasie, który odpowiada większości uczestników, jeśli nie wszystkim. Planowanie spotkania w nietypowych godzinach może utrudnić przybycie członków zespołu. Nawet jeśli się pojawią, mogą nie uczestniczyć optymalnie, jeśli nie ma czasu.
2. Wybierz moderatora
To, że prowadzisz spotkanie w Microsoft Teams, nie oznacza, że musisz być moderatorem spotkania. Jeden z sposoby na pomyślne przeprowadzenie zdalnego spotkania zespołu jest wyznaczenie moderatora, zwłaszcza jeśli masz już za dużo pracy na swoich rękach.
Powierz moderatorowi odpowiedzialność za kierowanie programem spotkania i skuteczne angażowanie uczestników. Moderator powinien bacznie przyglądać się zachowaniom uczestników i upewnić się, że nikt nie przeszkadza podczas spotkania. Przyznaj moderatorowi odpowiedni dostęp i kontrolę do ustawień spotkania, aby w razie potrzeby mógł inicjować polecenia.
3. Zoptymalizuj korzystanie z Internetu
Spotkania online są najbardziej wydajne w odpowiednich ustawieniach. Przed rozpoczęciem spotkania znajdź odpowiednie miejsce i pozycję siedzącą. Upewnij się, że aparat urządzenia komputerowego jest w dobrym stanie, aby zapewnić doskonałą jakość obrazu. To samo dotyczy dźwięku. Zapewnij sobie mikrofon o dobrej jakości dźwięku. Przetestuj swoją kamerę i mikrofon przed rozpoczęciem spotkania, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Podczas gdy większość gospodarzy woli siedzieć wygodnie i przekazywać swoją wiadomość eleganckim wizerunkiem, inni wolą kontaktować się z uczestnikami na stoisku. Microsoft Teams oferuje wiele niestandardowych teł do upiększania Twojej przestrzeni online.
4. Robić notatki
Robienie notatek jest jednym z sposoby prowadzenia produktywnego wirtualnego spotkania. Kiedy przetwarzasz dużo informacji, istnieje tendencja do pomijania niektórych istotnych szczegółów. Ponieważ mózg może zachować tylko tyle, możesz stracić ważne informacje, jeśli nie będziesz robił notatek. Dlatego robienie notatek jest kluczowe podczas spotkań.
Nie potrzebujesz długopisu i papieru, aby robić notatki podczas spotkania w Microsoft Teams. Narzędzie oferuje notatnik, w którym możesz pisać i zapisywać informacje ze spotkania. Zawsze możesz wrócić do swoich notatek, aby pobrać kluczowy program spotkania.
5. Wycisz niemówiących uczestników
Hałas utrudnia produktywność w miejscu pracy. Jeśli nie zdusisz go w zarodku, może to również utrudnić wirtualne spotkanie. Nawet jeśli starasz się być w cichym miejscu na spotkanie, inni uczestnicy mogą nie robić tego samego. Microsoft Teams pomaga pozbyć się hałasu dzięki funkcji wyciszania.
Jako gospodarz spotkania możesz wyciszyć nie tylko siebie, ale także innych uczestników spotkania w Microsoft Teams. Zasadą jest, aby przez cały czas wyciszyć niemówiących uczestników. W ten sposób tworzy się porządek i przyzwoitość. Inni uczestnicy zrozumieją przesłanie, które przekazuje mówiący uczestnik.
6. Użyj okna czatu do podkreślenia
Spotkania wirtualne muszą być angażujące, aby zainteresować uczestników. Ludzie łatwo się nudzą długimi rozmowami, więc musisz także korzystać z okna czatu w Microsoft Teams, aby utrzymać ich uwagę.
Jako gospodarz możesz utworzyć okno czatu, w którym Ty i inni uczestnicy możecie upuścić odpowiednie komentarze na temat spotkania. To dobre miejsce do zapisania kluczowych informacji, których uczestnicy powinni być świadomi. Moderator może również poprosić uczestników o porzucenie wszelkich pytań, które mogą mieć w oknie czatu, aby każdy mógł jasno zrozumieć pytania.
7. Nagraj spotkanie
Jednym z błędów, jakie popełniają gospodarze wirtualnych spotkań, jest brak śledzenia wszystkich działań. Kiedy muszą wrócić do tematu, nie mogą. Microsoft Teams ułatwił proces nagrywania, wprowadzając funkcję nagrywania, która pozwala szybko uchwycić każdy najmniejszy szczegół.
Tworzenie referencji jest częścią procesu uczenia się, a prowadzenie rejestru każdego spotkania online jest bardzo korzystne. Kiedy nagrywasz swoje spotkanie w Microsoft Teams, masz konkretny dowód szczegółów spotkania.
8. Rozmyj swoje tło
Tak jak hałaśliwe otoczenie może spowodować, że ktoś inny przeoczy wiadomość, którą przekazuje mówca podczas spotkania online, tak hałaśliwe tło może również rozpraszać uwagę. Na przykład piękny obraz u uczestnika może odwrócić uwagę od tego, co mówi. Możesz nawet zapomnieć swój tok myślenia.
Microsoft Teams umożliwia uczestnikom rozmycie tła, dzięki czemu mogą skupić się na sobie i na tym, o czym dyskutują. Dzięki tej funkcji nie musisz się martwić o idealne tło do spotkania.
9. Użyj funkcji tablicy
Wielu użytkowników nie wykorzystuje w pełni funkcji tablicy w Microsoft Teams. To internetowe płótno, które pozwala uchwycić Twoje wiadomości i pomysły w praktyce.
Tablica Microsoft Teams przydaje się, gdy musisz wyjaśnić złożone pomysły członkom zespołu podczas spotkania. Oferuje różne elementy do szkicowania, które pomogą Ci jasno wyrazić swoje myśli.
10. Aktywuj udostępnianie ekranu
Czasami samo wyjaśnienie pomysłów i koncepcji zespołom na wirtualnym spotkaniu nie wystarczy. Musisz pokazać im informacje tak, jak są na twoim urządzeniu komputerowym. Microsoft Teams umożliwia to dzięki funkcji udostępniania ekranu.
Aktywując udostępnianie ekranu, zyskujesz możliwość zwiększenia poziomu zaangażowania uczestników podczas spotkania online dzięki usłudze Microsoft Teams. Pozwala ci pokazać innym, o czym mówisz i dokładnie, jak to jest w twoim systemie.
Spraw, aby Twoje wirtualne spotkania były opłacalne dzięki Microsoft Teams
Zadomowiły się wirtualne spotkania. Zespoły robocze robią wielkie postępy we wzajemnej interakcji ze swoich odległych lokalizacji. Ale aby tak się stało, musisz świadomie maksymalnie wykorzystać spotkania, wykorzystując wiele funkcji Microsoft Teams.
Jeśli zamierzasz gościć ludzi na spotkaniu, spraw, aby było to opłacalne, optymalizując wrażenia. Stwórz miejsce, w którym wszyscy będą mogli wnosić swój wkład i dzielić się pomysłami. Gdy członkowie Twojego zespołu widzą wartość na Twoich spotkaniach, chętnie dołączą do nich za każdym razem, gdy zaplanujesz spotkanie.