Nic nie jest tak eleganckie, jak zapisywanie odpowiedzi na ankiety online bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym Excel w czasie rzeczywistym. Na szczęście możesz korzystać z tej funkcji, jeśli korzystasz z Microsoft Forms. Istnieją powtarzalne i dynamiczne (zautomatyzowane) sposoby na obejście tego.
Zautomatyzowane metody są wygodniejsze, ale w tym artykule dowiesz się, jak się do nich zabrać.
Jak wyeksportować odpowiedzi z formularzy Microsoft Forms do programu Excel
Eksportowanie odpowiedzi z Microsoft Forms do programu Excel pomaga uzyskać najnowsze odpowiedzi na ankietę. Polega na pobraniu odpowiedzi z ankiety na komputer w postaci pliku Excel. Proces jest łatwy, jeśli masz stworzyłeś formularz ankiety firmy Microsoft już:
- W Microsoft Forms przejdź do Odpowiedzi w prawym górnym rogu.
- Kliknij Otwórz w Excelu po prawej stronie ekranu, aby pobrać aktualne odpowiedzi na swój komputer.
- Musisz powtórzyć ten proces za każdym razem, gdy chcesz otrzymać aktualizację odpowiedzi.
Ale ta metoda nie jest najlepsza, ponieważ będziesz musiał często wymyślać koło, aby zaktualizować arkusz kalkulacyjny; oznacza to pobranie nowego pliku Excel za każdym razem, gdy ktoś prześle odpowiedź. To może być wyczerpujące, zwłaszcza jeśli wiele osób odpowiada w czasie rzeczywistym.
Aby ułatwić sobie życie, możesz zautomatyzować proces za pomocą usług OneDrive dla Firm i Power Automate, zgodnie z opisem w poniższych sekcjach.
Jak zsynchronizować Microsoft Forms z Excelem za pośrednictwem OneDrive dla Firm
Arkusz kalkulacyjny programu Excel można aktualizować dynamicznie, jeśli korzystasz z konta Microsoft 365 Business. W tym celu utworzysz formularz ankiety, w którym możesz dynamicznie zapisywać odpowiedzi do programu Excel bezpośrednio z usługi OneDrive.
Gdy używasz OneDrive dla Firm do tworzenia Microsoft Forms for Excel, tworzy wersję arkusza kalkulacyjnego Excel tego formularza z kolumnami zawierającymi odpowiednie atrybuty pól formularza.
Aby utworzyć formularz programu Excel, który automatycznie aktualizuje odpowiedzi Microsoft Forms w czasie rzeczywistym:
- Zaloguj się do swojego Centrum administracyjne Microsoft 365 Business.
- Kliknij kwadratową ikonę menu w lewym górnym rogu i przejdź do OneDrive.
- W OneDrive kliknij Nowy w lewym górnym rogu.
- Z opcji wybierz Formularze do Excela.
- Nazwij swoją ankietę i kliknij Tworzyć.
- OneDrive uruchomi przeglądarkę, w której możesz tworzyć pola formularzy, jak chcesz.
- Arkusz kalkulacyjny programu Excel z nazwą formularza pojawi się w OneDrive.
- Po utworzeniu i udostępnieniu ankiety otwórz arkusz kalkulacyjny programu Excel w trybie online, a zobaczysz nowe dane aktualizowane w czasie rzeczywistym.
- Jeśli udostępnisz arkusz kalkulacyjny programu Excel członkom zespołu, otrzymają oni również aktualizację odpowiedzi w czasie rzeczywistym, gdy osoby będą odpowiadać na ankietę.
Jak zsynchronizować odpowiedzi Microsoft Forms z Excelem za pomocą Power Automate
Power Automate to potężne narzędzie do automatyzacji rutynowych zadań. Co ciekawe, zapewnia również doskonały sposób na synchronizację Microsoft Forms z Excelem. To najlepsza metoda, jeśli już udostępniłeś formularz ankiety.
Metoda Power Automate działa tylko z Microsoft Forms utworzonymi przy użyciu konta Microsoft Business. Wiąże się to z utworzeniem zautomatyzowanego przepływu w chmurze w usłudze Power Automate.
W związku z tym musisz również mieć konto Microsoft Business, aby korzystać z tej funkcji przepływu w Power Automate. Wykonaj poniższe czynności, aby automatycznie połączyć Microsoft Forms z Microsoft Excel za pomocą Power Automate:
Wstaw tabelę do skoroszytu programu Excel online
Skoroszyt programu Excel w trybie online musi być w formacie tabeli, ponieważ formularze zapisują tylko w tabelach w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.
Jeśli pobrałeś arkusz kalkulacyjny programu Excel z odpowiedzi na formularze Microsoft Forms, możesz przesłać go do usługi OneDrive, zignorować tę podsekcję i przejść do synchronizowania formularzy Microsoft Forms z programem Excel.
Dlatego przed rozpoczęciem utwórz nowy arkusz kalkulacyjny programu Excel w OneDrive. Upewnij się, że uzyskujesz dostęp do OneDrive za pośrednictwem konta Microsoft Business:
- Kliknij Nowy w lewym górnym rogu OneDrive.
- Wybierz skoroszyt programu Excel.
- W arkuszu kalkulacyjnym Excel otwartym w przeglądarce kliknij Zapisane w lewym górnym rogu. Następnie wprowadź preferowaną nazwę w Nazwa pliku pole. Kliknij dowolne puste miejsce, aby zamknąć to pole modalne.
- Teraz utwórz kolumny i upewnij się, że odpowiadają one polom w formularzu ankiety firmy Microsoft. Na przykład, jeśli udostępniłeś formularz z prośbą o podanie adresu e-mail i płci, skoroszyt programu Excel będzie zawierał kolumnę adresu e-mail i płci.
- Zaznacz kolumny. Następnie przejdź do Wstawić na wstążce i kliknij Stół.
- Kleszcz Moja tabela ma nagłówki zaznacz i kliknij OK.
Synchronizuj Microsoft Forms z Excelem za pomocą Power Automate
- Zaloguj się do swojego Automatyka mocy rachunek.
- Kliknij Tworzyć na lewym pasku bocznym.
- Wybierz Zautomatyzowany przepływ chmury.
- Następnie kliknij Po przesłaniu odpowiedzi z pola modalnego.
- Następnie kliknij Tworzyć na dole otwartego pola modalnego.
- Kliknij Zaloguj się jeśli zostaniesz o to poproszony. Upewnij się, że używasz konta Microsoft 365 Business do logowania, jeśli korzystasz z osobistego konta Microsoft. Możesz to zrobić, klikając Użyj innego konta w polu logowania.
- Po zalogowaniu się kliknij Wybierz formularz pole w Power Automate.
- Następnie wybierz z utworzonych wcześniej formularzy.
- Kliknij Nowy krok. Następnie użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać „formularze”.
- Kliknij Formularze Microsoft i wybierz Uzyskaj szczegóły odpowiedzi z opcji poniżej działania.
- Kliknij Identyfikator formularza pole i ponownie wybierz formularz ankiety. Następnie wybierz Identyfikator odpowiedzi od Identyfikator odpowiedzi pole.
- Kliknij Nowy krok. Następnie wybierz Excel online.
- Następnie wybierz Dodaj wiersz do tabeli z opcji poniżej działania.
- Pod Lokalizacja pole, wybierz OneDrive dla Firm.
- Wybierz OneDrive od Biblioteka dokumentów Pole.
- Kliknij przeglądarkę plików na Plik i wybierz utworzony wcześniej skoroszyt programu Excel. Możesz też wybrać arkusz przesłany z komputera, jeśli używasz wcześniej wyeksportowanego arkusza kalkulacyjnego.
- Wybierz nazwę tabeli z arkusza Excel. Powinny pojawić się nowe pola odpowiadające kolumnom programu Excel w tym arkuszu kalkulacyjnym. Muszą one również korelować z polami formularza ankiety.
- Kliknij każde z nowych pól i wybierz odpowiadające mu pole formularza z Treści dynamiczne opcje.
- Na koniec kliknij Ratować.
Otóż to! Utworzyłeś teraz zautomatyzowany przepływ w chmurze dla Microsoft Forms w Power Automate.
Usługa Power Automate będzie teraz dynamicznie pisać nowe odpowiedzi w skoroszycie programu Excel, gdy respondenci przesyłają odpowiedzi w czasie rzeczywistym.
Jeśli wcześniej eksportowałeś odpowiedzi z Microsoft Forms do programu Excel na komputerze, możesz skopiować i wkleić istniejące dane do nowego zautomatyzowanego skoroszytu programu Excel. Ta akcja nie zatrzyma przepływów usługi Power Automate.
Aktualizuj odpowiedzi na ankiety w programie Excel w czasie rzeczywistym
Automatyzacja aktualizacji odpowiedzi Microsoft Forms w czasie rzeczywistym w programie Microsoft Excel ułatwia życie. Chociaż bezpośrednia opcja OneDrive dla Firm zapewnia łatwą synchronizację, jeśli formularz nie został udostępniony, Usługa Power Automate jest wygodniejsza, jeśli udostępniłeś ankietę Microsoft Forms, a ludzie już są odpowiadać.
Chociaż możesz korzystać z Microsoft Forms na koncie osobistym, dynamiczne pisanie odpowiedzi w programie Excel nadal wymaga posiadania konta Microsoft Business. Możesz również chcieć zobaczyć, jak Formularze Google porównują się z Microsoft, ponieważ są to bliscy konkurenci.