Typowym sposobem ręcznego zarządzania umowami jest podpisanie kartki papieru i przechowywanie jej w szafce na dokumenty. Proces ręczny jest powolny i mniej wydajny w monitorowaniu i śledzeniu zdalnych pracowników.
Ponieważ praca zdalna staje się dla wielu firm nową „normalnością”, zapewnienie sprawnego przebiegu umów i procesów zarządzania nigdy nie było ważniejsze.
Dobrą rzeczą jest to, że możesz użyć oprogramowania do zarządzania umowami, aby zautomatyzować cały cykl życia umowy, od utworzenia przez negocjacje, podpisanie i odnowienie. Istnieje wiele zalet oprogramowania do zarządzania umowami. Oto pierwsza szóstka.
1. Poprawia prywatność i bezpieczeństwo
Jednym z wyzwań związanych z ręcznym zarządzaniem kontraktami jest to, że opiera się ono w dużej mierze na papierze. Problem z fizycznymi dokumentami polega na tym, że są one bardziej podatne na uszkodzenia i utratę. Podczas gdy praca zdalna grozi naruszeniami danych, wyciekami i włamaniami, oprogramowanie do zarządzania umowami eliminuje te zagrożenia, umożliwiając tworzenie kopii zapasowych wszystkich dokumentów.
Oprogramowanie do zarządzania umowami umożliwia przechowywanie dokumentów w chmurze, zmniejszając ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia. Oprogramowanie chroni również poufne informacje o umowie przed nieautoryzowanym dostępem. Narzędzie do zarządzania zawiera umowy i umowy z różnymi poziomami dostępu, co pozwala decydować, kto może uzyskiwać dostęp, edytować i udostępniać określone dokumenty.
Na przykład administratorzy systemu mogą konfigurować reguły oparte na uprawnieniach, decydując, kto może uzyskać dostęp do czego informacje, niezależnie od tego, czy fizycznie znajdują się w biurze, czy pracują zdalnie w dowolnym miejscu w świat. Ponadto niektóre programy chronią dokumenty za pomocą uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz najnowsze technologie szyfrowania.
2. Oszczędza czas
Ręczne zarządzanie umowami to proces powolny i czasochłonny. Często wiąże się to z rozmowami twarzą w twarz, podpisywaniem papierowych kopii, przesyłaniem poczty tam iz powrotem, skanowaniem i przesyłaniem dokumentów do udostępnienia. Ponadto za każdym razem, gdy będziesz modyfikować umowę, musisz powtórzyć cały proces.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami czas oczekiwania na zawarcie umowy w dowolnym miejscu na świecie jest krótki. Oprogramowanie takie jak Standardowa opcja Zapendo pozwala wykorzystać swój e-podpis, aby zaoszczędzić godziny na umowach i umowach.
W przypadku niektórych firm opóźnienia zaczynają się podczas tworzenia umowy. W takim przypadku niektóre programy korzystają z wstępnie zatwierdzonych szablonów, aby rozpocząć tworzenie wersji roboczej, a także znormalizowanych warunków i klauzul dotyczących konkretnych przypadków użycia.
Pracownicy zdalni bez dostępu do dokumentów kontraktowych często proszą o odpowiedzi na pytania zawarte w kontrakcie. Może to utrudnić zespołowi wewnętrznemu utrzymanie kontroli nad obciążeniem pracą.
Oprogramowanie do zarządzania umowami przechowuje wszystkie wersje umowy w zorganizowanym formacie. W ten sposób pracownicy zdalni mogą uzyskać dostęp do najnowszej wersji i znaleźć odpowiedzi na swoje pytania. Czasochłonne procesy, które można zautomatyzować, obejmują podpisywanie, odnawianie i nieplanowane działania związane z zarządzaniem umowami.
3. Upraszcza udostępnianie i współpracę
Firmy działające w zdalnym środowisku pracy mogą konsultować się i współpracować z członkami zespołu pracującymi w domu lub pracującymi w podróży podczas podróży.
Oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na chmurze zapewnia autoryzowanym użytkownikom dostęp w czasie rzeczywistym do potrzebnych im informacji. Umożliwia zalogowanie się, podpisanie umowy i współpracę z kolegami z dowolnego miejsca na świecie.
Oprogramowanie zawiera również narzędzia do współpracy i komunikacji, takie jak komentowanie i czatowanie dokumentów, co ułatwia negocjowanie i aktualizowanie warunków w czasie rzeczywistym. Narzędzia te umożliwiają zdalnym zespołom wprowadzanie danych, pomagając w tworzeniu autonomicznej siły roboczej w kontrolowanym środowisku.
4. Zmniejsza ryzyko i poprawia zgodność
Problemy takie jak niezatwierdzone warunki i niewykonane zobowiązania mogą narazić organizację na ryzyko. Na szczęście oprogramowanie do zarządzania umowami może pomóc zmniejszyć ryzyko dzięki wstępnie zatwierdzonym klauzulom i narzędziom do audytu umów.
Korzystając z oprogramowania do zarządzania umowami, zespół zarządzający może zweryfikować, czy wyniki każdej umowy spełniają oczekiwania i że zdalni pracownicy przestrzegają umowy za pomocą narzędzi audytowych.
Oprogramowanie umożliwia śledzenie i audyt każdego etapu realizacji umowy z dowolnego miejsca, co pozwala na pociągnięcie wszystkich pracowników, w tym pracowników zdalnych, do odpowiedzialności za ich działania. Pomaga to poprawić wydajność, jednocześnie chroniąc firmę przed niezgodnością.
Narzędzie zawiera również ścieżki audytu, które umożliwiają przeglądanie całej historii umowy za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Autoryzowani użytkownicy mogą zobaczyć, na jakim etapie znajduje się umowa i jej status (aktywna, oczekująca, wygasła itp.), poprawiając odpowiedzialność i zgodność.
Możesz również użyć oprogramowania do analizy kondycji swoich relacji biznesowych. Oprogramowanie do zarządzania umowami zawiera raporty, które pomagają ocenić poziom zgodności stron trzecich z zasadami i przepisami.
Lepsza komunikacja z pracownikami i umożliwienie całej firmie dostępu do wewnętrznych zasad sprzyjają poczuciu integracji, umożliwiając większą zgodność. Dotyczy to zwłaszcza pracowników, którzy pracują w domu.
5. Automatyzuje alerty dotyczące kluczowych dat i elementów dostawy
Praca ze zdalnymi zespołami zwiększa szanse na przeoczenie terminów i możliwości. Na szczęście oprogramowanie do zarządzania umowami może rejestrować kluczowe terminy i elementy umowy oraz wysyłać powiadomienia do strony odpowiedzialnej.
Oprogramowanie do zarządzania umowami jest jednym z najlepszych narzędzia usprawniające procesy pracy zdalnej. Na przykład możesz skonfigurować narzędzie do powiadamiania oprogramowania, aby ostrzegało menedżerów o umowach, które powinny zostać anulowane lub odnowione, zapewniając bezpieczeństwo interesów finansowych.
Pracownicy zdalni mogą być powiadamiani i wcześnie rozpoczynać pracę nad zadaniami, co zapewnia większą kontrolę nad projektami. Możesz także wysyłać powiadomienia do wszystkich zdalnych pracowników dotyczące zmian zasad lub potrzeby przeglądu zasad.
Powiadomienia o wyzwalaczach są kluczową funkcją oprogramowania do zarządzania kontaktami i mogą ostrzegać o podpisaniu ważnej części umowy. Ponadto niektóre oprogramowanie pozwalają ustawić automatyczne, cykliczne alarmy, które nie resetują się, dopóki wyznaczony zespół nie podejmie oczekiwanego działania.
6. Centralizacja danych w celu zwiększenia widoczności
Częstym problemem związanym z ręcznym zarządzaniem umowami jest znalezienie niewłaściwie umieszczonej umowy. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami nie musisz polegać na bałaganiarskich szafkach, które utrudniają szybkie wyszukiwanie kluczowych dokumentów.
CMS oparty na chmurze rozwiązuje problemy, udostępniając przeszukiwalne, centralne repozytorium. Scentralizowane centrum dokumentów zawiera narzędzia wyszukiwania i filtrowania, aby zapewnić członkom zespołu, w tym pracownikom zdalnym, dostęp do krytycznych informacji w dowolnym miejscu i czasie.
Przechowywanie wszystkich dokumentów w scentralizowanym, wirtualnym repozytorium zwiększa widoczność umowy. Daje również kontrolę nad dostępem do dokumentów kontraktowych i tworzy jedno źródło prawdy. Niektóre firmy umożliwiają członkom zespołu przeglądanie bieżących zobowiązań, wyników, nadchodzących projektów i dat odnowień oraz wydatków związanych z umowami.
Usprawnij procesy i przepływy pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami
Zdalne zarządzanie umowami nie jest jednym z najbardziej efektownych zadań w organizacji. Monitorowanie i śledzenie zdalnych pracowników jest jeszcze trudniejsze w przypadku ręcznego zarządzania umowami.
Techniki manualne i papierowe powodują, że proces zarządzania umowami jest wolniejszy i mniej wydajny. Jednak dzięki niezawodnemu oprogramowaniu do zarządzania umowami firmy mogą z łatwością obsługiwać umowy, nawet podczas pracy ze zdalnymi zespołami.