Rozpoczęcie pracy od nowa z nowym oprogramowaniem do zarządzania projektami to projekt sam w sobie. Każdy z nich różni się od następnego, więc oprócz próby odwzorowania wszystkich swoich projektów możesz mieć do czynienia z krzywą uczenia się. To może być przytłaczające.

Jednak jedną wspólną cechą jest to, że planowanie z wyprzedzeniem może pomóc w płynnym przejściu. Dodatkowo przygotujesz się na utrzymanie czystego i spójnego miejsca pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie kroki możesz podjąć, rozpoczynając pracę z nowym oprogramowaniem do zarządzania projektami.

Decydowanie o tym, jak chcesz korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami

Zanim skonfigurujesz oprogramowanie, potrzebujesz planu, w jaki sposób chcesz z niego korzystać. Wiedza o tym, kto będzie korzystał z konta i jakie typy tablic projektowych w nim się znajduje, pomoże Ci zacząć.

Z kim będziesz pracować?

Czy ktoś jeszcze będzie na koncie? Kim oni są i jakie są ich role? Poziom prywatności i uprawnień, które możesz ustawić dla swojego zespołu, będzie się różnić w zależności od tego, którego używasz i poziomu, który subskrybujesz. Dlatego dobrze jest zaplanować z wyprzedzeniem, jeszcze przed wybraniem tego, kto korzysta z konta i do czego chcesz dać mu dostęp.

Na przykład osobiste wersje Notion bardzo różnią się od Zespół konto, ale możesz współpracować przy użyciu obu. Te osobiste oferują strony, które zaczynają się jako prywatne i pozwalają zapraszać gości, podczas gdy Zespół konto odblokowuje wspólne obszary robocze, które pozwalają dzielić się z całą organizacją w prawo z dala.

W swojej organizacji warto również rozważyć, komu chcesz nadać uprawnienia administratora. Dodatkowo, jeśli Twoje oprogramowanie pozwala gościom, możesz określić, czy udostępnianie tablicy projektu klientom, wykonawcom lub innym osobom spoza Twojego miejsca pracy jest konieczne, czy nie.

Jakich rodzajów tablic projektowych będziesz używać?

Możesz zrobić więcej niż tylko tworzyć proste zarysy projektów w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Możesz także:

  • Twórz tablice zgłoszeń projektów, na których Ty i Twoi współpracownicy możecie delegować różne zadania lub poprosić o pomoc. ClickUp to doskonałe oprogramowanie do jego zbudowania, ale możesz je zbudować w dowolnym oprogramowaniu do zarządzania projektami.
  • Nakreśl bieżący przepływ pracy od początku do końca, aby uzyskać szybki przegląd etapów projektów.
  • Skonfiguruj otwartą tablicę przydziałów, na której Ty i Twoi współpracownicy możecie przypisywać siebie do dostępnych zadań.

Decydowanie o tym, jak zorganizować oprogramowanie do zarządzania projektami

Teraz, gdy wiesz, z kim pracujesz i jakiego rodzaju tablic projektowych będziesz używać, musisz określić, w jaki sposób chcesz zorganizować konto.

Sposób, w jaki to robisz, jest tak naprawdę kwestią preferencji, ale liczba osób, z którymi pracujesz, również pomoże ci podjąć decyzję. Istnieje wiele sposobów organizowania tablic projektów, na przykład poprzez:

  • Klient
  • Projekt
  • Dział
  • Zespół

Możesz nawet użyć kombinacji powyższych. Ale jeśli pracujesz z dużą firmą, organizowanie według działów lub zespołów uprości znajdowanie projektów i zadań dla wszystkich.

Organizując elementy, chcesz uniknąć nadmiernego komplikowania nazw zadań, projektów, tablic i folderów. Ty i Twoi współpracownicy szybko znajdziecie to, czego potrzebujecie, jeśli wszystko będzie możliwie proste.

Dotyczy to zwłaszcza podfolderów. Jeśli narzędzie, z którego korzystasz, oferuje podfoldery, zadaj sobie pytanie przed utworzeniem takiego, czy jest on naprawdę potrzebny, a jeśli tak, ustal optymalną nazwę, gdy inni jej szukają. Dołączenie serii małych, pustych lub błędnie oznaczonych folderów spowoduje tylko zamieszanie.

Pomyśl o tym prawie jak o folderach plików na twoim komputerze. Chcesz być w stanie znaleźć to, czego szukasz, za pomocą jak najmniejszej liczby kliknięć.

Dodawanie zadań do oprogramowania do zarządzania projektami

Po ustaleniu, jak chcesz zorganizować swoje zadania i projekty, możesz zacząć je mapować. Po pierwsze, pomocne jest sporządzenie listy trwających projektów i rozbicie ich na elementy do działania. Możesz to zrobić na papierze lub w oprogramowaniu do przetwarzania tekstu — dowolna metoda działa najlepiej dla Ciebie.

Trzymanie się bieżących projektów pomoże uprościć proces. Twórz tablice i zadania tylko dla projektów, nad którymi aktualnie pracujesz lub nad którymi pracujesz, zamiast dołączać nieaktualne lub zastępcze informacje.

Pamiętaj, aby odpowiednio nazwać tablice projektów i zawierać tylko powiązane zadania. Ta hierarchia pomoże Ci szybciej znaleźć szczegóły i zapewni Tobie i Twoim współpracownikom szybki przegląd stanu projektu.

Na przykład, jeśli tworzysz nową stronę internetową dla produktu, utworzysz tablicę projektu i nazwiesz ją czymś w rodzaju Strona internetowa produktu. Następnie wymieniłbyś wszystkie czynności, które składają się na witrynę internetową, jako zadania wewnątrz. A więc takie rzeczy, jak wybór nazwy domeny, konfiguracja hostingu, projektowanie makiet i tak dalej.

Jeśli zachowasz spójność systemu dodawania projektów i zadań, jest mniej prawdopodobne, że będziesz musiał poświęcać czas na porządkowanie lub reorganizację.

Czego należy unikać podczas konfigurowania oprogramowania do zarządzania projektami

Niektóre rzeczy, których chcesz uniknąć podczas konfigurowania nowego oprogramowania do zarządzania projektami, to:

  • Robię wszystko na raz— zacznij od małej listy bieżących projektów, aby uniknąć przytłaczania lub zaśmiecania miejsca pracy.
  • Wykorzystując każdą funkcję— zwłaszcza jeśli jest to konto płatne, możesz pomyśleć, że chcesz uzyskać wartość swoich pieniędzy. Istnieje jednak wiele dzwonków i gwizdów, które są dostarczane z oprogramowaniem do zarządzania projektami, które mogą tylko przeszkadzać. Wcześniejsze zbadanie produktu jest jednym z sposoby na uniknięcie zmęczenia funkcji.
  • Zbyt skomplikowane projekty— przy planowaniu projektów bierz mniej, znaczy więcej. Na przykład wiele programów do zarządzania projektami oferuje mniej widoczne podzadania, które można zagnieździć w większych. Jednak wymienienie kroków w zadaniu i odhaczenie ich przez współpracownika może być nużące.

Zacznij korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami

Rozpoczęcie pracy z nowym oprogramowaniem do zarządzania projektami jest mniej przytłaczające, jeśli planujesz trochę z wyprzedzeniem i zaczynasz od małych rzeczy. Zamiast tworzyć go za pomocą nieaktualnych projektów lub informacji zastępczych, twórz elementy na bieżąco i utrzymuj spójny system nazewnictwa zadań, projektów i folderów.

Pamiętaj, aby zachować prostotę. Im mniej kliknięć potrzebujesz, aby znaleźć to, czego potrzebujesz, tym lepiej.