Arkusze Google udostępniają wiele funkcji dostępnych w większości narzędzi do arkuszy kalkulacyjnych premium, ale są one bezpłatne. Jedną z tych funkcji jest możliwość przeglądania, edytowania i usuwania historii wersji.
Ze względu na łatwość użytkowania Arkuszy Google więcej osób przechodzi na pakiet aplikacji pakietu Office firmy Google niż przy użyciu oprogramowania takiego jak Excel. Czasami jednak funkcje mogą nieco różnić się od tego, do czego są przyzwyczajeni użytkownicy. W tym przewodniku omówimy historię wersji Arkuszy Google i wszystko, co jest w stanie zrobić.
Dlaczego warto korzystać z historii wersji?
Gdy wielu pracowników ma do czynienia z tym samym arkuszem kalkulacyjnym, mogą wystąpić błędy wynikające z nieporozumień między pracownikami. Błędy te mogą powodować zakłócenia w poufnych arkuszach kalkulacyjnych zawierających informacje finansowe. W takim przypadku bardzo korzystne jest posiadanie kopii zapasowych, do których można wrócić.
Być może popełniłeś również błędy w swojej pracy, ale nie jesteś w stanie dokładnie określić, co poszło nie tak. Możliwość otwarcia poprzedniej wersji arkusza kalkulacyjnego może być absolutnym ratunkiem. Może to być krytyczne, jeśli jesteś
samodzielny przedsiębiorca korzystający z Arkuszy Google.Co to jest historia wersji Arkuszy Google?
Google dodał funkcję, która zapisuje wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie. Nawet zmiana tak mała jak przecinek jest udokumentowana, a ta funkcja jest dostępna w większości usług w pakiecie aplikacji Google.
Jak Dokumenty Google Arkusze Google to usługi oparte na chmurze, kopie zapasowe są tworzone niemal natychmiast i są dostępne w dowolnym momencie, pod warunkiem, że masz połączenie z Internetem.
Tylko właściciel arkusza kalkulacyjnego może wyświetlać te zmiany, a osoby, którym właściciel daje uprawnienia do edycji. Osoby z dostępem do arkusza kalkulacyjnego tylko do wyświetlania nie mogą wyświetlać ani wprowadzać zmian w historii wersji. Jest to głównie funkcja prywatności.
Funkcja historii wersji w Arkuszach Google eliminuje potrzebę tworzenia wielu kopii tego samego arkusza kalkulacyjnego na lokalnym sprzęcie. Możesz po prostu uzyskać dostęp do historii wersji i znaleźć konkretną wersję, której szukasz.
Jak przeglądać i edytować historię wersji w Arkuszach Google
Przed wyświetleniem lub edycją historii wersji upewnij się, że wprowadzono wystarczającą liczbę zmian, aby Arkusze Google mogły utworzyć dziennik tych zmian. Nie będzie można wyświetlić historii wersji w nowym arkuszu kalkulacyjnym. Zanim zaczniemy, załaduj swój arkusz kalkulacyjny.
Oto kroki, które należy wykonać, aby sprawdzić historię wersji w Arkuszach Google
- Nawigować do Plik na pasku menu.
- Wybierz Historia wersji. Spowoduje to otwarcie kolejnego podmenu.
- Tam kliknij Zobacz historię wersji. Spowoduje to wyświetlenie paska bocznego po prawej stronie ekranu z listą zawierającą wszystkie wersje arkusza kalkulacyjnego.
- Kliknij trzy kropki obok nazwy wersji.
- W przypadku starszych wersji kliknij Przywróć tę wersję, a Arkusze Google ponownie załadują stronę ze starszą wersją arkusza kalkulacyjnego.
W bieżącej wersji arkusza kalkulacyjnego możesz zmienić nazwę arkusza kalkulacyjnego lub utworzyć jego kopię. Klikając ikonę trzech kropek w dowolnej wersji innej niż aktualna, otrzymasz również opcję jej przywrócenia.
Jak nazwać ważne wersje Arkuszy Google
Widzenie dat jako nazw plików może być bardzo irytujące i szybko staje się mylące, zwłaszcza jeśli w arkuszu wprowadzanych jest wiele zmian dziennie. Zamiast dat o wiele bardziej przydatne jest nazwanie arkusza na podstawie wprowadzonych zmian.
Załóżmy, że istnieje arkusz zawierający wszystkie zmiany i najbardziej aktualną wersję. Lepiej byłoby nazwać go „Final” niż „14 czerwca, 9:38”, prawda?
Nazywanie ważnych wersji arkusza kalkulacyjnego może być później bardzo przydatne, gdy będziesz musiał znaleźć konkretną wersję w morzu zmian. Oto kroki, które należy wykonać, aby nazwać aktualną wersję:
- Kliknij Plik w górnym pasku.
- Wybierać Historia wersji.
- Kliknij Nazwij aktualną wersję.
Spowoduje to otwarcie nowego okna na środku ekranu, umożliwiającego ustawienie nazwy. Po zakończeniu kliknij Ratować.
Jeśli chcesz zmienić nazwę starszej wersji, wykonaj te same czynności, co poprzednio, ale zamiast wybrać Nazwij bieżącą wersję, kliknij Zobacz historię wersji. Spowoduje to wyświetlenie listy zmian wprowadzonych w arkuszu kalkulacyjnym. Tam kliknij nazwę wersji, której nazwę chcesz zmienić, i wpisz nazwę. Naciskać Wchodzić aby zapisać zmiany po zakończeniu.
Jak usunąć historię wersji w Arkuszach Google
Obecnie nie ma sposobu na usunięcie określonej wersji z historii wersji Arkuszy Google. Ale możesz zacząć od nowa, robiąc kopię arkusza kalkulacyjnego. Spowoduje to usunięcie wszystkich zmian w historii wersji. Tylko najnowsza wersja zostanie zapisana i skopiowana.
Kroki, aby to zrobić, są proste, kliknij Plik w górnym pasku. Spowoduje to wyświetlenie menu rozwijanego. Tutaj kliknij Zrób kopię.
Zostaniesz poproszony o podanie nazwy nowego arkusza kalkulacyjnego. Po dodaniu nazwy wybierz lokalizację arkusza kalkulacyjnego i określ, czy arkusz kalkulacyjny ma być udostępniany tym samym osobom, którym został udostępniony wcześniej. Możesz także wybrać, czy chcesz skopiować komentarze. Gdy skończysz wybierać żądane opcje, kliknij zielony Kopiuj przycisk.
Co warto wiedzieć o historii wersji w Arkuszach Google
Oto kilka rzeczy, które powinieneś wiedzieć o historii wersji w Arkuszach Google:
- Historia wersji może mieć nieskończoną wartość. Arkusze optymalizują jednak miejsce na Dysku Google, scalając starsze wersje. Może również usunąć niektóre wcześniejsze zmiany, jeśli pamięć jest prawie pełna.
- Jeśli nie widzisz historii wersji, prawdopodobnie nie masz wymaganych uprawnień lub jesteś całkowicie zablokowany. Musisz poprosić właściciela arkusza kalkulacyjnego, aby zmienił Twoje uprawnienia na „może edytować” zamiast „może wyświetlać”.
- Dostęp do historii wersji może uzyskać osoba, która jest właścicielem pliku na swoim koncie. Jeśli korzystasz z funkcji udostępniania w Arkuszach Google, tylko osoby, które mogą zobaczyć historię wersji, to osoby z uprawnieniami właściciela lub redaktora.
Opanowanie Arkuszy Google
Wyświetlanie i edytowanie historii wersji to tylko niewielka część środowiska współpracy w Arkuszach Google. Teraz, gdy już to opanowałeś, musisz dalej się uczyć, aby Twój zespół działał na pełnych obrotach w tej potężnej aplikacji internetowej.