Prowadzenie rozproszonego zespołu może być trudne. Jak zapewnić współpracę, gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych? I czy wszyscy mają zasoby, których potrzebują, aby pracować wydajnie i osiągać cele zespołu?
Chociaż zarządzając zdalną siłą roboczą jest wiele do przemyślenia, wiele wyzwań można złagodzić, korzystając z systemu zarządzania projektami monday.com, aby pozostać w kontakcie. Ale ponieważ jest to platforma z niezliczonymi opcjami, warto poznać kilka najlepszych praktyk, dzięki czemu Twój zdalny zespół będzie dobrze prosperować bez względu na to, gdzie się znajduje. Oto osiem najlepszych.
1. Zarządzanie harmonogramem zespołu
Pracownicy zdalni mogą znajdować się w różnych strefach czasowych, co utrudnia śledzenie, kto jest online iw jakich godzinach. Nawet w przypadku osób pracujących lokalnie piękno pracy zdalnej oznacza, że członkowie zespołu mogą woleć logować się, gdy czują się najbardziej produktywni. Niektóre mogą być nocnymi markami, podczas gdy inne mogą wstać wcześnie i rozpocząć pracę przed wschodem słońca.
Zamiast polegać na kalkulatorach stref czasowych lub próbować śledzić harmonogramy wszystkich w swojej głowie, użyj Poniedziałek aby zmapować to wszystko w czerni i bieli. Skorzystaj z sekcji aktualizacji swojego harmonogramu tygodniowego, aby odnotować nieobecności lub poprosić o zmiany zmian.
2. Użyj katalogu firmowego
W zależności od wielkości organizacji możesz mieć setki, a nawet tysiące pracowników pracujących w różnych lokalizacjach. Skonfiguruj katalog firmowy, aby wszyscy byli w kontakcie i współpracuj na poniedziałek.com.
Dodasz członków zespołu zgodnie z ich rolą, a następnie dodaj kolumnę, w której będą wyświetlane ich zdjęcia profilowe, informacje kontaktowe i lokalna strefa czasowa. Co więcej, kliknij widok mapy, aby zobaczyć ich globalną lokalizację.
3. Organizowanie Spotkań
Zdalne spotkania wideo może być niezbędna do nadrabiania zaległości w zespole, ale koordynowanie ich może być trudne, gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych. Ważne jest również, aby te interakcje twarzą w twarz nie ograniczały produktywności.
Użyj monday.com, aby utworzyć tablicę spotkań zawierającą pozycje opisujące temat spotkania. Aby wszystko przebiegało sprawnie, prześlij plan spotkania z wyprzedzeniem i przypisz działania poszczególnym członkom zespołu. W ten sposób każdy wie, co należy omówić i może wcześniej przygotować własne słowa i dokumentację.
Dodaj podsumowanie najważniejszych wydarzeń ze spotkania po jego zakończeniu, aby wszyscy byli na bieżąco z dyskusjami, w tym w razie potrzeby z punktami działania. A jeśli ktoś nie był w stanie tego zrobić? Monday.com integruje się z Powiększenie, dzięki czemu możesz dodać nagranie spotkania, aby Twój zespół nadrobił zaległości później.
4. Konfigurowanie biblioteki zasobów zespołu
Pracownicy zdalni potrzebują dostępu do współdzielonych zasobów, takich jak wytyczne dotyczące brandingu firmy, szablony i dokumenty wprowadzające pracowników. Ale przeszukiwanie dysku współdzielonego lub folderów z folderami wiadomości e-mail w celu znalezienia odpowiedniego dokumentu może być czasochłonne.
Zamiast tego skonfiguruj bibliotekę zasobów w Monday.com i dodaj wszystkie odpowiednie pliki i łącza w jednym centralnym miejscu. Możesz także dodawać komentarze do każdego dokumentu, aby członkowie zespołu mogli zadawać pytania lub przekazywać opinie bez konieczności szukania odpowiedniej osoby do kontaktu.
5. Śledź cele zespołu
Zachowanie przejrzystości jest kluczem do prowadzenia skutecznego zespołu zdalnego. Kiedy wszyscy mogą zobaczyć, jak radzi sobie zespół i co jeszcze należy osiągnąć, mogą pozostać skoncentrowani i zmotywowani.
Skorzystaj z funkcji śledzenia celów w witrynie monday.com, aby ustalić cele i kluczowe wyniki (OKR) dla swojego zespołu. Korzystaj z widżetów, takich jak wyświetlacz baterii lub wykresy, aby każdy mógł zobaczyć, jak blisko jesteś osiągnięcia celu.
6. Korzystanie z automatyzacji
Monday.com oferuje szereg funkcji automatyzujących zadania i utrzymujących łączność Twojego zespołu, nawet gdy nie ma Cię w biurze. Automatyzacje ułatwiają maksymalizację wydajności bez zakłócania przepływu pracy. Można je skonfigurować do wykonywania takich czynności, jak wysyłanie przypomnień, aktualizowanie statusów i przydzielanie zadań.
Na przykład możesz utworzyć automatyzację, która wyśle wiadomość do członka zespołu, gdy zostanie mu przydzielone zadanie. Możesz też skonfigurować automatyzację, aby aktualizować status zadania, gdy ktoś je skomentuje. Wykorzystaj w pełni możliwości platformy do dostosowywania automatyzacji, dzięki czemu możesz wykonywać działania, takie jak przenoszenie elementów do osobnego przepływu pracy lub wyzwalanie specjalnego alertu dla zespołu za pomocą tylko jednego Kliknij.
Aby skonfigurować automatyzację monday.com, wybierz wyzwalacz, taki jak zmiana statusu lub osoba przypisana do elementu. Twoje wyzwalacze będą wymagały przypisanego do niego warunku, a następnie wybierzesz punkt działania, taki jak powiadomienie kanału Slack lub wysłanie e-maila.
7. Korzystanie z szablonów zespołu
Uprość sposób pracy członków zespołu, tworząc serię szablonów zespołu dla zadań, które wykonują regularnie. Na przykład, jeśli Twój zespół organizuje cotygodniowe spotkania dotyczące statusu, możesz utworzyć szablon spotkania z planem i formatem spotkania. W ten sposób członkowie zespołu mogą po prostu co tydzień wpisywać odpowiednie dane, bez konieczności zaczynania od zera.
Możesz także tworzyć szablony do dołączania nowych członków zespołu, planów projektów i kampanii marketingowych.
8. Funkcje szybkiego wyszukiwania
Wydajność jest wszystkim w pracy zdalnej. Łatwo jest przeciążyć się samymi narzędziami do komunikacji i współpracy, które miały uprościć nasze role. Aby zaoszczędzić mnóstwo czasu każdego dnia, przyzwyczaj się do korzystania z następujących funkcji:
- Szybkie wyszukiwanie: posługiwać się CTRL/CMD + K aby uzyskać dostęp do szybkiego wyszukiwania i natychmiast zagłębić się w ostatnio odwiedzane tablice.
- Wybór partii: stąd pobierz wiele przedmiotów, korzystając z funkcji Batch Select na swojej tablicy. Kliknij pole akcji po lewej stronie dowolnego elementu, a następnie przytrzymaj ZMIANA aby kliknąć inne pole na osobnym elemencie.
Korzystając z poniedziałkowych funkcji, takich jak szablony, automatyzacja i szybkie wyszukiwanie, możesz usprawnić przepływ pracy swojego zespołu i zwiększyć produktywność.
Jeśli nie korzystasz z poniedziałku, warto przyjrzeć się również innym narzędziom do zarządzania projektami, takim jak Asana i Trello. Najważniejszą rzeczą jest znalezienie narzędzia, które działa dla Ciebie i Twojego zespołu. Mając odpowiedni system, możesz z powodzeniem zarządzać swoim zdalnym zespołem, bez względu na to, gdzie się znajdują.
