Kluczem do udanej współpracy jest komunikacja. Nie tylko upewniaj się, że komunikujesz się wystarczająco, ale także upewniaj się, że nie przesadzasz.
Prawdopodobnie tam byłeś. Masz wrażenie, że wielokrotnie odpowiadałeś na pytanie lub prowadzisz więcej niż jedną rozmowę na temat tego samego projektu. Z drugiej strony odbieranie tych samych wiadomości może być rozpraszające.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak uniknąć nadmiernej komunikacji, czytaj dalej. Tutaj dowiesz się, jak spędzać mniej czasu na komunikacji — a więcej na pracy — dzięki ClickUp.
Jak zmniejszyć liczbę wiadomości e-mail za pomocą zadań ClickUp
Aby delegować lub udostępniać zadania, nie musisz tworzyć idealnego e-maila. Nie musisz też przeczesywać wątku odpowiedzi z ludźmi, którzy wchodzili i wychodzili. Wszystko czego potrzebujesz to doskonałe oprogramowanie do zarządzania projektami.
Jest wiele oszczędność czasu przy korzystaniu z oprogramowania do zarządzania projektami. Jedna z najlepszych korzyści z używania Kliknij w górę
pomoże zmniejszyć liczbę wysyłanych i odbieranych wiadomości e-mail dotyczących zadań lub przydziałów.Dzieje się tak, ponieważ od samego początku dajesz swoim współpracownikom szczegółowy przegląd najważniejszych informacji. Nie tylko oni, ale każdy, kto ma dostęp do zadania.
Może to być cały dział, cała firma, a nawet mały zespół, który wspólnie zajmuje się projektami. Nie oznacza to jednak, że wszyscy otrzymają powiadomienia.
Możesz szybko włączyć w pętlę niezbędnych współpracowników, dodając ich jako obserwatorów za pomocą ikony oka na karcie zadania. W przeciwieństwie do CC wysyłającego kogoś w e-mailu, jako obserwator automatycznie otrzyma wszystkie aktualizacje w przyszłości. Ponadto zobaczą starsze informacje, nawet jeśli dodasz je później do zadania.
Główną zaletą korzystania z zadań w ClickUp jest to, że gdy ktoś pierwszy raz spojrzy na zadanie, od razu widzi podstawowe informacje. Jest też mniej prawdopodobne, że pominiesz dodawanie szczegółów, ponieważ każde zadanie, które tworzysz, zasadniczo zaczyna się od szablonu składającego się z kolumn na Twojej liście.
Jak jeszcze bardziej zmniejszyć liczbę wiadomości e-mail za pomocą opisów zadań ClickUp
Oprócz dołączania nazwy zadania, terminu, priorytetu i innych elementów, które zwykle zawierasz, ClickUp oferuje wiele przestrzeni do współpracy. Najbardziej godne uwagi w przypadku zastępowania wiadomości e-mail z żądaniami projektu jest pole opisu znajdujące się na kartach zadań.
Pole opisu jest dokładnie takie, jak się wydaje, ale oferuje więcej niż tylko miejsce do przyklejenia tekstu. Tutaj możesz dodać unikalne szczegóły projektu, które inaczej nie pasowałyby do kolumn i ubrać je za pomocą poleceń.
Podczas korzystania z tego miejsca ważne informacje nie zostaną również zakopane w skrzynce odbiorczej współpracownika ani w bardzo długim wątku, ponieważ pozostają na swoim miejscu — nawet podczas edycji lub dodawania do nich. Co więcej, w tym polu dostępna jest historia wersji, która w razie potrzeby umożliwia cofnięcie się do poprzednich wydań opisu.
Jak spędzać mniej czasu na spotkaniach za pomocą ClickUp
ClickUp oferuje wiele pomocnych widoków aby pomóc Ci zorganizować projekty i współpracować z innymi. Jednym z tych poglądów jest Czat.
Dodając widok czatu do swojej listy, Ty i Twoi współpracownicy możecie komunikować się o szczegółach projektu w czasie rzeczywistym. Ponadto każdy będzie wiedział, gdzie później odwołać się do wątku, jeśli będzie potrzebował odświeżenia.
Na czacie ClickUp możesz wspomnieć o innych osobach, aby wysłać im powiadomienie, lub o wszystkich korzystających z @watchers. Jeśli wspomnisz o zadaniu, możesz utworzyć do niego bezpośredni link. Możesz także uzyskać bardziej szczegółowe informacje za pomocą poleceń, nagrań ekranu lub dodawania plików.
Przydatną funkcją w widoku czatu jest przypisywanie innym osobom komentarzy. Jeśli ktoś ma pytanie lub komentarz, na który może odpowiedzieć współpracownik, możesz zwrócić mu na to uwagę — lub przypisać to sobie jako przypomnienie na później.
Podobnie jak Slack, możesz odpowiadać w wątku, jeśli chcesz zachować porządek i porządek. Dzięki tej różnorodności funkcji możesz użyć widoku czatu, aby zastąpić spotkania dotyczące konkretnego projektu lub codzienne spotkania standup. Kolejną korzyścią z posiadania tego komunikatora bezpośrednio w przestrzeni projektu jest to, że pomoże zminimalizować niepowiązane rozmowy.
Jak usprawnić komunikację w ClickUp
Istnieje wiele sposobów komunikowania się ze współpracownikami. Możesz to zrobić za pomocą komunikatora, SMS-a, e-maila, szybkiego połączenia lub krótkiej wizyty. Później, gdy będziesz potrzebować odświeżenia, możesz przypomnieć sobie, z którą aplikacją rozmawiałeś lub gdzie to zapisałeś.
Sekcja komentarzy ClickUp pomaga wyeliminować potrzebę przeglądania wielu aplikacji i multimediów, ponieważ wszystko jest w jednym oprogramowaniu. Jeśli masz pytanie dotyczące konkretnego zadania, możesz zadać je bezpośrednio na odpowiedniej karcie.
Podobnie jak w widoku Czat, możesz wspominać o innych osobach, wspominać o zadaniach, przypisywać osoby do komentarzy i używać poleceń, nagrań ekranu lub dodawać pliki w celu wyjaśnienia. Dodatkowo możesz tworzyć nowe dokumenty w komentarzach, w których Ty i Twoi współpracownicy możecie współpracować.
Jak szybko współpracować w dokumentach ClickUp
Współpraca w dokumentach ClickUp działa podobnie jak Dokumenty Google. Możesz zachować ich prywatność lub zaprosić współpracowników do współtworzenia strony.
Tutaj możesz pracować na stronie, używając poleceń do dodawania tekstu i elementów. Możesz także komentować ze swoimi współpracownikami w tę i z powrotem, jeśli nie chcesz wprowadzać wszystkich zmian naraz.
Podczas pracy możesz zobaczyć kursor swojego współpracownika i zmiany w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz się upewnić, że coś widzą, możesz zwrócić uwagę na określone linie w przestrzeni, aby zadawać pytania lub przekazywać pomysły.
Dodatkowo, gdy Ty i Twój współpracownik będziecie gotowi, możecie wyeksportować go jako plik PDF, aby udostępnić go poza ClickUp.
Spędzaj mniej czasu w tę i z powrotem dzięki ClickUp
Dzięki licznym narzędziom komunikacyjnym ClickUp pomoże Ci zredukować czas trwania współpracy i delegowania projektów. Przekonasz się również, że spędzasz znacznie mniej czasu na przerzucaniu aplikacji i przekopywaniu się przez rozmowy, aby znaleźć potrzebne informacje.
Niezależnie od tego, czy szukasz szybkiego sposobu na komunikację z całym zespołem w projektach, czy z konkretnymi osobami w zadaniach, jest to miejsce, w którym powinieneś być. Jeśli nadmierna komunikacja hamuje twoje postępy, dlaczego nie spróbować?