Jak korzystać z weryfikacji danych w Arkuszach Google

Jeśli chcesz zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędu w arkuszu kalkulacyjnym Arkuszy Google, akceptując tylko prawidłowe dane, sprawdzanie poprawności danych jest dokładnie tym, czego szukasz. Dzięki walidacji danych możesz poinstruować Arkusze Google, aby akceptowały tylko określony rodzaj lub zakres danych dla komórek lub ostrzegały użytkownika, gdy wprowadzi nieprawidłowe dane.

Walidacja danych jest prosta w użyciu, ale do prawidłowego użycia wymaga znajomości pojęć. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest weryfikacja danych i jak możesz jej używać w Arkuszach Google do ulepszania arkuszy kalkulacyjnych.

Co to jest weryfikacja danych w Arkuszach Google?

Sprawdzanie poprawności danych to funkcja Arkuszy Google, która pozwala ograniczyć rodzaj danych wejściowych, które użytkownicy mogą wprowadzać w określonych komórkach. Możesz użyć sprawdzania poprawności danych, aby ostrzec użytkownika, gdy wprowadzi nieprawidłowe dane, lub całkowicie odrzucić nieprawidłowe dane.

Za pomocą sprawdzania poprawności danych możesz ulepszać arkusze kalkulacyjne przeznaczone do użytku innych osób. Możesz określić limity wartości, które mogą wprowadzić, lub na przykład utworzyć listę rozwijaną elementów, z których mogą wybierać. Ostatecznie możesz również wprowadzić niestandardową formułę jako kryteria walidacji danych. W ten sposób Arkusze Google odrzucą wartość, jeśli nie będzie spełniała równania niestandardowego.

Jak korzystać z weryfikacji danych w Arkuszach Google

Walidacja danych jest prosta w obsłudze w Arkuszach Google. Podstawowe kroki do korzystania z walidacji danych są następujące:

1. Wybierz komórkę lub zakres komórek, dla których chcesz użyć sprawdzania poprawności danych.
2. Przejdź do Dane menu, a następnie wybierz Walidacji danych.
3. Wpisz swoje kryteria.
4. Kliknij Ratować.

Zanim przejdziemy do przykładów, w których wdrażamy walidację danych, przyjrzyjmy się dokładniej elementom walidacji danych.

• Zakres komórek: Jest to zakres, w którym dane wejściowe przejdą przez kryteria walidacji danych. Może to być pojedyncza komórka lub zakres komórek.
• Kryteria: To jest kryterium, w którym wskazujesz, jaki rodzaj danych jest prawidłowy. Prawidłowym typem danych może być liczba, tekst, data, lista, pole wyboru lub formuła niestandardowa.
• W przypadku nieprawidłowych danych: wskazuje reakcję Arkuszy Google na nieprawidłowe dane. Możesz wybrać, czy przepuścić nieprawidłowe dane i wyświetlić ostrzeżenie, czy odrzucić nieprawidłowe dane i wyświetlić ostrzeżenie.
• Wygląd zewnętrzny: Tutaj możesz wprowadzić tekst pomocy walidacji. Ten tekst pojawi się, gdy użytkownik wprowadzi nieprawidłowe dane do komórki.

Teraz, gdy już wiesz, na czym polega konfiguracja sprawdzania poprawności danych, zobaczmy, jak sprawdzanie poprawności danych działa na kilku przykładach.

Przykład walidacji danych 1: Ustawianie limitu wartości liczbowej

W tym przykładzie mamy przykładowy arkusz kalkulacyjny przeznaczony do zbierania informacji o książkach, które użytkownik lubił najbardziej. Arkusz kalkulacyjny zawiera kolumnę zawierającą nazwy książek oraz kolejną kolumnę czekającą na dane wejściowe użytkownika. Użytkownik powinien ocenić każdą książkę z 10.

Ponieważ ocena jest w skali 10 i nie mamy czasu na sprawdzanie wszystkich danych wejściowych, celem jest ograniczenie wartości, które użytkownik może wprowadzić do 1-10. Użytkownik nie powinien mieć możliwości przyznania książce oceny poniżej 1 lub powyżej 10. Wymaga to sprawdzenia poprawności danych.

1. Zaznacz komórki, w których chcesz zastosować sprawdzanie poprawności danych. To będą komórki B2 do B7 w tym przykładzie.
2. Przejdź do Dane menu i wybierz Walidacji danych. Spowoduje to wyświetlenie okna sprawdzania poprawności danych.
3. Do Kryteria, Wybierz Numer oraz pomiędzy.
4. Wprowadź wybrany przez siebie limit liczby. W tym przykładzie wprowadzimy 1 i 10.
5. Sprawdzać Odrzuć dane wejściowe. Zmusi to użytkownika do wprowadzenia prawidłowych danych.
6. Sprawdzać Pokaż tekst pomocy do walidacji.
7. Wprowadź tekst pomocy do sprawdzania poprawności, aby poinformować użytkownika, jakiego rodzaju dane są oczekiwane.
8. Kliknij Ratować.

Teraz Twoja tabela jest gotowa na dane użytkownika. W ramach testu spróbuj ocenić jedną z książek o wartości wyższej niż 10 lub mniejszej niż 1. Powinieneś otrzymać błąd, a Twoje dane powinny zostać odrzucone. Teraz, jeśli wprowadzisz wartość z zakresu od 1 do 10, dane wejściowe zostaną zaakceptowane. To jak w zegarku!

Przykład weryfikacji danych 2: Tworzenie listy rozwijanej

Jednym z popularnych zastosowań sprawdzania poprawności danych jest tworzenie list rozwijanych w Arkuszach Google. Możesz utworzyć listę rozwijaną, aby dać użytkownikowi wybór między elementami, które uznałeś za prawidłowe dane.

W tym przykładzie mamy w arkuszu kalkulacyjnym nazwiska niektórych uczniów, a celem jest utworzenie listy rozwijanej, w której użytkownik może wybrać kierunek studiów.

1. Wybierz komórki, w których chcesz mieć listę rozwijaną. To będą komórki B2 do B7 w tym przykładzie.
2. Przejdź do Dane menu i wybierz Walidacji danych. Otworzy się menu Sprawdzanie danych.
3. W kryteriach wybierz Lista rzeczy.
4. W polu tekstowym wprowadź listę elementów. Możesz oddzielić elementy przecinkiem (,). W tym przykładzie wprowadziliśmy poniższe pozycje:

   Medycyna, farmacja, biologia, matematyka stosowana

5. Sprawdzać Pokaż listę rozwijaną w komórce.
6. Sprawdzać Odrzuć dane wejściowe.
7. Sprawdzać Pokaż tekst pomocy do walidacji.
8. Wpisz tekst pomocy do sprawdzania poprawności.
9. Kliknij Ratować.

Zauważysz małą strzałkę w każdej komórce. Możesz teraz kliknąć komórki, aby wybrać z listy rozwijanej. Jeśli spróbujesz wpisać wartość, której nie ma na liście, Twoja wartość zostanie odrzucona. Mimo to nadal możesz wpisywać elementy z listy.

Jeśli chcesz dodać punktory do pozycji na swojej liście, przeczytaj nasz artykuł na jak dodawać wypunktowania w Arkuszach Google.

Przykład walidacji danych 3: Ustawianie limitu długości tekstu

Możesz używać walidacji danych za pomocą niestandardowych formuł, aby osiągnąć różne rzeczy w Arkuszach Google. Formuły niestandardowe umożliwiają ustawianie kryteriów, których nie ma w żadnym z typów kryteriów wbudowanych w funkcję sprawdzania poprawności danych w Arkuszach Google.

Jako przykład utwórzmy komórkę, która może zawierać tylko 5 znaków lub mniej. Zrobimy to za pomocą walidacji danych.

1. Wybierz komórkę. Które będą D1 w tym przykładzie.
2. Iść do Dane a następnie wybierz Walidacji danych.
3. W kryteriach wybierz Formuła niestandardowa.
4. W przypadku formuły niestandardowej wprowadź formułę poniżej:

   =DŁ(D1)<5

   Ta formuła używa funkcji LEN do zliczania znaków w komórce i zwraca wartość true, jeśli długość jest mniejsza niż 5 znaków.
5. Sprawdzać Odrzuć dane wejściowe.
6. Kliknij Ratować.

Teraz, jeśli wprowadzisz nazwę, która ma więcej niż 5 znaków, Arkusze Google odrzucą ją i będziesz musiał spróbować ponownie. Możesz użyć funkcja autouzupełniania zastosować tę walidację danych do innych komórek.

Zweryfikuj swoje dane za pomocą Arkuszy Google

Sprawdzanie poprawności danych to narzędzie, które pozwala ograniczyć to, co Ty lub inny użytkownik możesz wprowadzić w określonych komórkach. W ten sposób sprawdzanie poprawności danych może być przydatne w tworzeniu ankiet akceptujących tylko prawidłowe dane lub we własnych arkuszach kalkulacyjnych w celu zwiększenia dokładności.

Istnieje wiele rodzajów kryteriów, które można ustawić za pomocą walidacji danych w Arkuszach Google, a jeśli dane typ, który chcesz, nie jest wbudowany w walidację danych w Arkuszach Google, możesz ustawić kryteria za pomocą niestandardowego formuła. Teraz wiesz, jak korzystać z weryfikacji danych w Arkuszach Google. Zapewniamy, że mniej nieprawidłowych danych sprawi, że analiza będzie łatwiejsza i dokładniejsza!

8 najlepszych sposobów korzystania z Arkuszy Google jak profesjonalista

Czytaj dalej

O autorze