Zmęczenie funkcjami: jak uniknąć przeciążenia oprogramowaniem do zarządzania projektami

Znalezienie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami może być wyzwaniem. Przy każdym wyborze pojawia się długa lista cech i funkcji o różnych nazwach, a czasem niejasnym celu.

Dokonując porównania, łatwo zostać przytłoczonym, ale nie musi tak być. W tym artykule przedstawimy kilka wskazówek, jak zmniejszyć zmęczenie funkcjami przy wyborze odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami.

1. Zaplanuj oprogramowanie do zarządzania projektami przed wypróbowaniem lub zakupem

Już podjąłeś decyzję o wypróbowaniu oprogramowania do zarządzania projektami, a przynajmniej rozważasz to. Przy tak wielu doskonałych opcjach wyświadczysz sobie ogromną przysługę, określając, co chcesz z tym zrobić, zanim przyjrzysz się możliwościom i funkcjom każdego oprogramowania.

Pomoże to nie tylko w znalezieniu odpowiedniego oprogramowania, ale także w identyfikacji i wykluczeniu niewłaściwych.

Pomyśl o tym, jak Ty i Twoi współpracownicy komunikujecie sobie teraz zadania. Czy chcesz, aby oprogramowanie zastąpiło określone typy e-maili, spotkań i notatek? Jakie rodzaje szczegółów zazwyczaj uwzględniasz i jaki jest proces, w którym przydzielasz zadania?

Inną ważną częścią nakreślenia sposobu, w jaki będziesz z niej korzystać, jest określenie, kto będzie jej używał. Ile osób masz w swoim zespole? Jakich ról i uprawnień będziesz potrzebować na koncie każdego członka zespołu? Czy będziesz musiał uwzględnić konta gości dla klientów lub kontrahentów?

Możesz również rozważyć, czy potrzebujesz prywatnych przestrzeni roboczych w swoim oprogramowaniu. Na przykład możesz ustawić domyślnie listy tworzone w obszarach roboczych ClickUp jako współdzielone lub prywatne i przełączać się w dowolnym momencie. Pojęcie jest odwrotne, gdzie strony są prywatne, dopóki nie udostępnisz ich gościom, chyba że wybierzesz konto zespołu.

Chociaż wiele programów do zarządzania projektami może wydawać się takich samych, odpowiedzi na te pytania pomogą Ci zrozumieć, jakich funkcji będziesz potrzebować w ramach swojego budżetu.

2. Zdecyduj, jakich funkcji potrzebujesz, na podstawie tego, co już robisz

Tutaj sprawy mogą się nieco skomplikować. Istnieje wiele możliwości wyboru oprogramowania do zarządzania projektami, a wraz z tym każde oprogramowanie ma długą listę funkcji.

Należy pamiętać, że mniej znaczy więcej. Możesz nawet zarys powtarzających się zadań lub przepływów pracy z tylko tabelą i kilkoma listami kontrolnymi, jak pokazano w przykładzie z użyciem Notion poniżej. Wszystko sprowadza się do tego, jak Ty i Twój zespół pracujecie razem.

Używanie śledzenia czasu jako przykładu, tylko dlatego, że możesz to zrobić w jakimś oprogramowaniu do zarządzania projektami, nie oznacza, że ​​powinieneś. Jeśli masz już działającą metodę śledzenia czasu lub obecnie nie śledzisz swojego czasu i to jest w porządku, po co wybierać tę ze śledzeniem zamiast bez?

Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami nie powinno powodować żadnych trudności w codziennych zadaniach. Przede wszystkim jest to narzędzie, którego możesz użyć do skutecznie komunikować projekty, więc zastanów się, w jaki sposób obecnie to robisz i które funkcje byłyby najbardziej przydatne.

Łatwo jest rozpraszać się dodatkowymi funkcjami, nie tylko dlatego, że spędzasz czas na ich konfigurowaniu i nie korzystasz z nich, ale zaśmiecają one Twoje miejsce pracy. To prowadzi nas do następnego punktu.

3. Jeśli jest krzykliwy, zdecyduj, czy jest zrównoważony

Jeśli jakaś funkcja przykuwa Twoją uwagę i zdecydujesz, że chcesz jej użyć, zadaj sobie pytanie, czy jest to coś, co utrzymasz na dłuższą metę. Na przykład widżety farmy i baterii Lamy Monday.com są całkiem zabawnymi dodatkami do pulpitu nawigacyjnego, ponieważ sprawiają, że twoje cele są nieco podobne do gry, ale emocje mogą łatwo minąć.

W rzeczywistości możesz chcieć w ogóle unikać widżetów, ponieważ poniedziałek, ClickUp, Notion i Asana są świetnymi wyborami bez nich. Poniższy obraz jest prostym przykładem tablica wniosków projektowych wykorzystując tylko niektóre z wielu funkcji dostępnych w bezpłatnej wersji ClickUp.

Najlepiej wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami na podstawie jego podstaw, a nie dzwonków i gwizdów — zwłaszcza jeśli mają one tylko odjąć Twoją produktywność.

Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, są integracje. Podobnie jak widżety, prawdopodobnie możesz korzystać z oprogramowania bez nich. Jeśli jednak chcesz, aby integrował się z innym oprogramowaniem, sprawdź, jakie zadania może wykonać, zanim stanie się to decydującym czynnikiem. Integracja może być tylko kolejnym powiadomieniem lub krokiem do wykonania.

4. Kilka przydatnych podstawowych funkcji, których należy szukać

Zanim przejdziemy do podstaw, ważne jest, aby pamiętać, że porównując funkcje oprogramowania do zarządzania projektami, odwiedzasz każdą stronę indywidualnie. Każde oprogramowanie może używać innego systemu nazewnictwa dla tej samej funkcji, przez co wydaje się, że drugie nie ma konkretnych możliwości podczas bezpośredniego porównania. Konkurencja może to nazwać inaczej.

Najlepszym tego przykładem jest Notion. Chociaż nie znajdziesz obszernej listy każdego elementu treści, możesz dodawać zadania, statusy lub tablice do swoich stron. Za pomocą bloków możesz stworzyć skuteczny system zarządzania projektami.

Bez względu na nazwę, kilka przydatnych podstaw, na które warto zwrócić uwagę, to:

• Zadania, strony lub impulsy—niezależnie od terminologii używanej w oprogramowaniu, są to puste karty w oprogramowaniu do zarządzania projektami gdzie możesz dodać opis, termin, priorytet, cesjonariusza i załączniki podczas tworzenia zadanie.
• Narzędzia komunikacyjne—zamiast przeskakiwać w tę i z powrotem między oprogramowaniem do zarządzania projektami a pocztą e-mail, mając narzędzia do komentowania, odpowiadania i tagowania innych są niezwykle przydatne podczas współpracy lub delegowania projektowanie.
• Statusy— częścią tego, co sprawia, że ​​narzędzia do zarządzania projektami są świetne, jest to, że Ty i Twój zespół możecie sobie nawzajem powiedzieć, że nad czymś pracujecie, bez publicznego ogłoszenia.
• Przypomnienia— prawdopodobnie będziesz chciał dostosować je do swoich potrzeb, ale będziesz wdzięczny za przypomnienia w oprogramowaniu do zarządzania projektami, szczególnie w chwilach, gdy ich potrzebujesz.
• Czysty interfejs—przejrzysty, minimalistyczny design pomoże Ci skoncentrować się na najważniejszych zadaniach.

Nie pozwól, aby funkcje przeszkadzały w działaniu

Oprogramowanie do zarządzania projektami może początkowo wydawać się onieśmielające, ale nie musi tak być. Jeśli wejdziesz w plan i będziesz się go trzymać, znajdziesz najlepszy dla siebie i swojego zespołu.

Co najważniejsze, większość firm zajmujących się oprogramowaniem do zarządzania projektami oferuje bezpłatną wersję próbną, więc możesz ją przetestować, zanim cokolwiek zapłacisz. Dlaczego nie spróbować kilku, tworząc jedną tablicę projektu w każdej?

ClickUp a Asana: co jest lepsze do zarządzania projektami?

Istnieje wiele opcji oprogramowania do zarządzania projektami, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wybrać między Asaną a ClickUp.

Czytaj dalej

O autorze