4 wskazówki dotyczące wydajności sprawdzania skrzynki odbiorczej

Wszyscy tam byliśmy. Koncentrujesz się na bieżącym zadaniu, gdy otrzymujesz wiadomość e-mail od współpracownika, która odciąga Twoją uwagę od wykonywanego zadania. Ciekawe, klikasz w to, aby zobaczyć, jak możesz pomóc, ale tak naprawdę nie jest to coś, co wymaga natychmiastowej reakcji.

Mimo to możesz się zastanawiać, czy powinieneś wrócić do nich teraz, czy spróbować odzyskać koncentrację – co może być szczególnie trudne, gdy pojawia się często w ciągu dnia.

W tym artykule przedstawimy Ci kilka wskazówek, które pomogą Ci zachować produktywność podczas sprawdzania wiadomości e-mail.

1. Ogranicz ilość razy, kiedy codziennie sprawdzasz swoją skrzynkę odbiorczą

Jeśli klikasz do swojej skrzynki odbiorczej za każdym razem, gdy otrzymujesz wiadomość e-mail — lub spodziewasz się jej — ciągle tracisz koncentrację. Warto również wziąć pod uwagę czas potrzebny na powrót do pracy po przerwaniu, zwłaszcza jeśli od razu odpowiadasz na każdą wiadomość e-mail.

Chociaż możesz czuć się zajęty, to może nie być najbardziej produktywnym sposobem pracy. Chcesz sprawdzić swoje

skrzynka odbiorcza z zamiarem opróżnienia listy e-maili.

O ile Twoja praca naprawdę nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi na wszystkie e-maile, spróbuj ograniczyć liczbę codziennych sprawdzeń skrzynki odbiorczej. Jako sugestię możesz sprawdzać i ustalać priorytety swoich e-maili dwa do trzech razy dziennie — raz, gdy idziesz do pracy, raz po przerwie na lunch, a może godzinę przed końcem dnia.

Najlepiej jednak wymyślić rutynę, która pasuje do Twojego harmonogramu i tych, z którymi pracujesz. Chociaż możesz udzielać natychmiastowych odpowiedzi, nie oznacza to, że zawsze musisz, zwłaszcza jeśli koncentrujesz się na ważnym zadaniu lub terminie.

Oczywiście będziesz mieć ludzi, do których będziesz musiał wrócić wcześniej niż później, czy to twój szef, klient, czy priorytetowy współpracownik. Kiedy sprawdzasz swoją skrzynkę odbiorczą, postaw na nie swoją odpowiedź. Możesz także włączyć alerty, gdy ta osoba wyśle ​​Ci wiadomość e-mail, nie przeszkadzać — lub po prostu dostosować liczbę sprawdzania w skrzynce odbiorczej nowej poczty.

Od Ciebie zależy, czy chcesz dostosować ustawienia powiadomień, aby całkowicie wyciszyć niektóre e-maile. Aby jednak uniknąć pominięcia czegoś bardzo ważnego, możesz po prostu rzucić okiem na odbiorcę i wiersz tematu w powiadomieniu i szybko wrócić na właściwe tory, jeśli może poczekać.

2. Unikaj radzenia sobie z tym samym e-mailem dwa razy

Czy kiedykolwiek otwierałeś i czytałeś tę samą wiadomość e-mail wiele razy, aby odświeżyć się przed podjęciem działania? Może to być stratą czasu i skupienia.

Możesz temu zapobiec, podejmując działania za każdym razem, gdy je otwierasz. Zdecyduj, czy wymaga odpowiedzi, możesz go zapisać lub zarchiwizować, czy też jest to śmieci lub coś, co możesz po prostu usunąć.

Decyzja o odpowiedzi na to nie oznacza, że ​​musi to nastąpić od razu, ale dodaj flagę lub jakieś przypomnienie, abyś wiedział, jak to zrobić następnym razem, gdy będziesz zajmować się e-mailami.

Twoja skrzynka odbiorcza może mieć również funkcję przypomnień e-mail. Na przykład Spark umożliwia odkładanie wiadomości na pewien czas i przypomina o nich w określonym dniu i godzinie. Pozwala także ustawić przypomnienie o kontynuacji wysłanej wiadomości e-mail, jeśli jeszcze nie otrzymałeś odpowiedzi od odbiorcy.

Wszystko w Twojej skrzynce odbiorczej, co nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, pliku, śmieci lub kosza — większość dostawców poczty e-mail bardzo to ułatwia, więc najlepiej po prostu to zrobić i zrobić to.

Pomaga również wymyślić pewne zasady na podstawie liczby otrzymywanych wiadomości e-mail. Na przykład, kto jest priorytetem i Twój czas reakcji. Inni też się do tego przyzwyczają i dowiedzą się, że udzielisz im świetnej odpowiedzi, ale nie od razu.

Jeśli zauważysz, że odkładasz wiadomość e-mail, użyj zjedz metodę żaby aby to zrobić.

3. Anuluj subskrypcję bezużytecznych biuletynów i e-maili marketingowych

Prawdopodobnie otrzymujesz wystarczającą liczbę powiadomień w ciągu dnia bez dodatkowego szumu biuletynów i e-maili marketingowych. Łatwo jest pozwolić im się przesuwać i pozwolić im gromadzić się w skrzynce odbiorczej, ponieważ jesteś zajęty.

Jednak przesiewanie ich to kolejne zadanie, które odciągnie twoją koncentrację i produktywność. Jest to szczególnie ważne, jeśli nadawca napisał e-mail na tyle dobrze, że klikniesz go i przeczytasz, nie wiedząc, dlaczego tak naprawdę jest.

Zrezygnuj z subskrypcji, chyba że jest to coś, co naprawdę zamierzasz podjąć, na przykład przeczytać treść twórcy lub skorzystać ze sprzedaży firmy. Zaoszczędź czas i energię, które włożyłeś w te e-maile, i przenieś je na coś bardziej znaczącego lub relaksującego.

Jeśli masz biuletyny i e-maile marketingowe, które lubisz czytać, możesz wypróbować dostawcę poczty e-mail, takiego jak Spark, który oferuje inteligentną skrzynkę odbiorczą.

Funkcja Smart Inbox oddziela biuletyny i wiadomości od usług od osobistych wiadomości e-mail. Wycisza również powiadomienia od nieznajomych i wiadomości automatycznych.

4. Blokuj wiadomości-śmieci — adresy i domeny

Jeśli chodzi o filtrowanie wiadomości-śmieci, niektórzy dostawcy poczty e-mail wykonują lepszą pracę niż inni. Nawet popularny wybór, taki jak Outlook, nie jest idealny, pozwalając na przesyłanie śmieci.

Jeśli jednak ktoś Cię spamuje, możesz zablokować jego adres e-mail. Możesz również mieć możliwość zablokowania całej domeny, jeśli okaże się, że otrzymujesz e-maile z różnych nazw użytkowników, ale z tego samego adresu internetowego.

Jeśli korzystasz z Outlooka, możesz znaleźć tę funkcję w Niechciana poczta sekcja Poczta zakładka w obszarze Ustawienia i Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook. Gmail to kolejny dostawca, który umożliwia: łatwo blokować adresy e-mail i firm.

Jeśli korzystasz z innego dostawcy poczty e-mail, sprawdź tę funkcję, wyszukując zablokuj domenę e-mail oraz nazwę dostawcy, z którego korzystasz.

Pamiętaj, że najlepiej nie klikać anulowania subskrypcji w wiadomości e-mail ze spamem, ponieważ może to doprowadzić Cię do niepewnej witryny, która chce uzyskać Twoje dane osobowe. W rzeczywistości unikaj w ogóle interakcji z nimi, chyba że oznaczysz je jako spam lub je usuniesz.

Zwiększ swoją produktywność, ograniczając e-maile

E-mail to przydatne narzędzie w komunikacji. Jednak może to również rozpraszać uwagę, gdy nie zwracamy na to uwagi.

Jeśli zauważysz, że spędzasz dużo czasu w swojej skrzynce odbiorczej, dlaczego nie wypróbować jednej lub kilku z tych wskazówek, aby sprawdzić, czy to pomaga?

Jak przejąć kontrolę nad skrzynką e-mail i zachować produktywność?

Ciągłe sprawdzanie wiadomości e-mail może zająć dużo czasu. Te wskazówki pomogą Ci kontrolować skrzynkę odbiorczą i zrobić więcej.

Czytaj dalej

O autorze