4 najlepsze wskazówki, jak zmniejszyć przeciążenie poczty e-mail

W większości przypadków spędzanie godzin dnia pracy na komunikacji nie jest najbardziej produktywnym wykorzystaniem czasu. W idealnym przypadku narzędzia komunikacyjne, takie jak poczta e-mail, powinny umożliwić Ci wykonanie najlepszej pracy, a nie odwrotnie.

Niestety, poczta e-mail stała się wszechogarniającą formą komunikacji, która może z łatwością pochłonąć Twój dzień, zabierając Twój czas i produktywność.

W tym artykule przedstawimy kilka praktycznych strategii i narzędzi do walki z przeciążeniem poczty e-mail.

Co to jest przeciążenie poczty e-mail i jak wpływa na Twoją produktywność?

Przeciążenie poczty e-mail to niemożność nadążania za liczbą otrzymywanych lub wysyłanych wiadomości e-mail. Dzieje się tak, gdy masz więcej wiadomości w skrzynce odbiorczej, niż możesz rozsądnie obsłużyć.

Jakie są więc oznaki, że zmagasz się z przeciążeniem poczty e-mail?

• Czujesz, że stale opóźniasz się z e-mailem i nigdy nie możesz nadrobić zaległości.
• Stresujesz się za każdym razem, gdy sprawdzasz pocztę, ponieważ masz dużo wiadomości, z którymi musisz sobie poradzić.
instagram viewer
• Otrzymujesz zbyt wiele e-maili uzupełniających, ponieważ masz trudności z nadążaniem za wiadomościami.
• Masz silną potrzebę ciągłego sprawdzania poczty, nawet gdy jesteś zajęty innymi zadaniami lub nawet gdy próbujesz odpocząć w domu.

Nie jesteś sam, jeśli doświadczasz niektórych z tych objawów. Przeciążenie poczty e-mail to częsty problem, z którym boryka się wiele osób, ale jak się tu dostaliśmy? Istnieje wiele powodów, dla których przeciążenie poczty e-mail stało się takim problemem, w szczególności szerokie zastosowanie poczty e-mail jako głównego środka komunikacja wewnętrzna w miejscu pracy.

Sytuacja pogorszyła się wraz z rozwojem zdalnej siły roboczej, ponieważ osobiste interakcje przeszły na komunikację e-mailową. Co nie mniej ważne, kultura pracy w czasie rzeczywistym i zawsze w gotowości oznacza, że ​​oczekuje się, że ludzie będą zawsze gotowi odpowiadać na wiadomości e-mail, nawet poza godzinami pracy.

Wszystkie te czynniki spowodowały, że ludzie spędzają coraz więcej czasu na e-mailach, co prowadzi do kilku negatywnych konsekwencji, w tym:

• Zwiększony poziom stresu
• Trudność w utrzymaniu koncentracji
• Trudności w dotrzymaniu terminów
• Zwiększone poczucie przytłoczenia
• Zmniejszone wydajność dzięki zmianie kontekstu.

Konsekwencje te nie ograniczają się do pojedynczych osób, ponieważ mogą mieć wpływ na zespół lub firmę. Jak więc zwalczyć przeciążenie poczty e-mail i odzyskać kontrolę nad swoim czasem i produktywnością?

Najlepsze wskazówki, jak rozwiązać problem przeciążenia poczty e-mail

1. Zbiorcza aktywność poczty e-mail

Grupowanie zadań to skuteczna technika produktywności polega to na grupowaniu podobnych zadań i wykonywaniu ich w wyznaczonych terminach. Możesz zastosować to podejście do poczty e-mail, grupując wszystkie działania związane z pocztą e-mail w określonych przedziałach czasowych.

Ponieważ czytanie lub odpowiadanie na e-maile niekoniecznie jest zadaniem wymagającym umysłowo, możesz ustawić czas poza godzinami pracy, aby to zrobić, na przykład wczesnym rankiem lub późnym popołudniem, w zależności od twojego chronotypu. Ta strategia może pomóc uniknąć pokusy ciągłego sprawdzania poczty i wciągnięcia w wir poczty e-mail.

Możesz użyć aplikacje gromadzące czas tak jak kalendarz Google aby zablokować czas na działania związane z pocztą e-mail. Możesz także dostosować powiadomienia e-mail, aby przychodziły tylko w przedziałach czasowych aktywności poczty e-mail.

2. Anuluj subskrypcję niepotrzebnych e-maili

Wszystkie te nieznośne biuletyny i e-maile promocyjne, które subskrybowałeś lata temu, ale których nigdy nie czytałeś, mogą być znaczącym źródłem przeciążenia poczty e-mail. Rezygnacja z subskrypcji tych e-maili może zaśmiecić Twoją skrzynkę odbiorczą.

Istnieje wiele sposobów na anulowanie subskrypcji e-maili, ale najczęstszym jest znalezienie linku „anuluj subskrypcję” na dole wiadomości e-mail. Jeśli jednak subskrybujesz setki e-maili, anulowanie subskrypcji pojedynczo może być trudnym zadaniem. Jeśli tak jest, jest ich wiele narzędzia, które pomogą Ci uporządkować e-maile, włącznie z Unroll.me, który umożliwia masową rezygnację z otrzymywania e-maili za pomocą kilku kliknięć.

Na koniec możesz również skonfigurować osobne konto e-mail dla wiadomości promocyjnych, aby uporządkować swoją główną skrzynkę odbiorczą. W ten sposób ograniczysz dostęp do głównego/pracowego adresu e-mail tylko do ważnych wiadomości.

3. Skonfiguruj filtry poczty e-mail

Filtry skutecznie zarządzają Twoją pocztą e-mail, automatycznie sortując wiadomości w określonych folderach na podstawie określonych kryteriów. Na przykład możesz skonfigurować filtr, aby automatycznie usuwać wiadomości e-mail od określonego nadawcy, zanim dotrą one do Twojej skrzynki odbiorczej.

Filtry mogą pomóc w efektywniejszym zarządzaniu pocztą e-mail poprzez:

• Pomoże Ci zachować porządek.
• Zapobieganie zaśmiecaniu skrzynki odbiorczej przez nieistotne e-maile.
• Pozwala szybko znaleźć e-maile na podstawie określonych kryteriów.

Możesz skonfigurować filtry w swoim kliencie poczty e-mail; na przykład możesz je wykorzystać inteligentne filtry Gmaila lub skorzystaj z usługi filtrowania poczty e-mail, takiej jak SaneBox.

Najlepiej byłoby, gdyby e-mail nie był jedynym środkiem komunikacji w Twoim miejscu pracy. Możesz używać poczty e-mail do określonych celów, na przykład do aktualizacji klienta w projekcie lub dostarczania długich treści.

W wielu przypadkach możesz skorzystać z innych narzędzi komunikacji wewnętrznej, takich jak:

• Luźny to aplikacja do komunikacji służbowej, która umożliwia komunikowanie się ze współpracownikami i zespołami. Możesz go używać do różnych celów, takich jak udostępnianie plików, prowadzenie rozmów grupowych i tworzenie kanałów dla konkretnych projektów.
• Skręcać jest narzędzie komunikacji asynchronicznej która umożliwia współpracownikom wymianę wiadomości bez presji i oczekiwania na natychmiastową odpowiedź. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów, które chcą przezwyciężyć ciągłe przerwy spowodowane powiadomieniami i mieć większą kontrolę nad swoim czasem.
• Asany to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala śledzić postępy w zadaniach, udostępniać pliki i komunikować się z członkami zespołu. Jest to doskonałe narzędzie do pracy projektowej lub zespołów, które muszą współpracować przy zadaniach.
• Kolec to kompleksowe rozwiązanie e-mail, które może Ci pomóc przezwyciężyć przeciążenie poczty e-mail i zwiększyć produktywność. Możesz użyć Spike do zintegrowania wszystkich istniejących kont e-mail, uporządkowania skrzynki odbiorczej, współpracy ze współpracownikami i nie tylko.

Odzyskaj kontrolę nad skrzynką e-mail, aby zwiększyć produktywność

Przeciążenie poczty e-mail może być głównym zabójcą produktywności. Jednak wykorzystując strategie i narzędzia opisane w tym artykule, możesz zmniejszyć bałagan w swoją skrzynkę odbiorczą i odzyskaj kontrolę nad komunikacją e-mail, zwiększając produktywność w tym procesie.

Jak zapobiec przedostawaniu się wiadomości e-mail do spamu: 6 wskazówek

Twoje e-maile mogą nie docierać regularnie do skrzynek odbiorczych odbiorców, jeśli filtry antyspamowe je blokują. Oto jak możesz temu zapobiec.

Czytaj dalej

O autorze