Jak zbudować tablicę zapytań projektowych w ClickUp

Delegowanie zadań lub proszenie o pomoc może czasami sprawiać, że ludzie czują się niezręcznie. Niezależnie od tego, czy chodzi o niepokój przed pytaniem w niewłaściwy sposób, czy zamartwianie się tym, co ktoś inny może pomyśleć, jest to powszechne wyzwanie w miejscu pracy.

Nawet ci, którzy są dobrze zaprawieni w rozdawaniu zadań, mogą skorzystać na spędzeniu mniej czasu na przekazywaniu szczegółów. Śledzenie wszystkiego, co omówiłeś w e-mailach, wiadomościach i spotkaniach, może być męczące — zwłaszcza, gdy stracisz z oczu załącznik, szczegół lub pytanie.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia tablicy zgłoszeń projektów w ClickUp, dzięki której delegowanie jest szybkie i bezbolesne.

Jakie kolumny umieścisz na tablicy zgłoszeń projektów?

Tworząc tablicę zgłoszeń projektów w ClickUp, celem jest zaoszczędzenie czasu. Musisz jasno określić, do kogo przypisujesz projekt, kiedy chcesz, aby to zrobili, i poziom priorytetu, a także kto składa prośbę. Możesz to szybko zrobić, dodając kolumny mandatariusz, termin płatności, priorytet, oraz stworzone przez do swojej tablicy.

Jeśli zastanawiasz się, dlaczego stworzone przez kolumna jest ważna, z dwóch powodów. Dzięki temu twoi koledzy z drużyny wiedzą, kogo zapytać, jeśli natkną się na pytanie. Informuje również, komu się zgłasza, jeśli masz wiele osób przypisujących projekty.

Nie możesz zmienić, kto pojawia się w stworzone przez kolumny, więc jeśli tworzysz zadanie w imieniu kogoś innego, możesz to zanotować w opisie.

Dodatkowo możesz zauważyć, że mandatariusz kolumna zawiera domyślnie jedną nazwę. Jeśli chcesz przydzielić więcej niż jedną osobę do zadania, możesz włączyć wielu cesjonariuszy. Aby to zrobić, kliknij ikonę swojego profilu w lewym dolnym rogu, przejdź do Ustawienia, Wybierz KliknijAplikacjei włącz Wielu cesjonariuszy in opcje.

Jeśli chcesz zaangażować do projektu kogoś, kto nad nim nie pracuje, możesz dodać go jako obserwatora lub jeśli chcesz, aby twoi koledzy z drużyny sami odbierali zadania, możesz po prostu pozostawić tę kolumnę pustą.

Związane z: ClickUp a Asana: co jest lepsze do zarządzania projektami?

Oprócz czterech wymienionych powyżej kolumn, Kliknij w górę oferuje wiele innych, które pomogą Ci przekazać specyfikę projektu. Na przykład, jeśli twoje zadania są czasochłonne, możesz użyć Data utworzenia kolumna, aby pokazać, jak długo siedzi. Możesz również użyć oszacowanie czasu aby poinformować członków zespołu o tym, jak długo projekt może potrwać.

Aby dowiedzieć się, których kolumn chcesz użyć, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, w jaki sposób Twój zespół już przydziela zadania, wybierz, co działa, i dostosuj tablicę do swoich potrzeb.

Jak skonfigurować tablicę zgłoszeń projektów w ClickUp?

Pierwszym krokiem w tworzeniu tablicy zgłoszeń projektów jest utworzenie nowej listy w obszarze roboczym. Aby to zrobić, najedź kursorem na nazwę swojego obszaru roboczego na pasku bocznym i kliknij przycisk dodawania. Nazwij swoją listę odpowiednio.

Następnie wstaw kolumny, których chcesz użyć, jeśli jeszcze ich tam nie ma. Długą ich listę znajdziesz po wybraniu opcji dodawania w prawym górnym rogu listy. Pamiętaj, mniej znaczy więcej. Jeśli dodasz zbyt dużo informacji do swojej tablicy, może to zdezorientować współpracowników — zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami.

Będziesz także chciał zastosować minimalne podejście do statusów. Aby edytować swoje statusy, najedź na Do zrobienia lub dowolną kartę stanu na tablicy, kliknij trzy kropki po prawej stronie i przejdź do Zarządzaj statusami. Wybierz zwyczaj i stwórz te, których chcesz używać do komunikacji ze swoim zespołem.

W przykładzie zastosowano do zrobienia, w trakcie, oraz kompletny, ale możesz być bardziej kreatywny, jeśli chcesz. Jeśli używasz tablicy do zgłaszania projektów, możesz użyć otwarty zamiast rzeczy do zrobienia i mieć przydzielony statusaby dać sobie i innym znać, że ktoś inny na nim pracuje, nawet jeśli jeszcze nie zaczęli pracować.

Możesz również użyć opcji takich jak zablokowany komunikować się, że członek zespołu potrzebuje pomocy, lub w oczekiwaniu aby szybko podzielić się tym, że projekt nie jest ani w trakcie, ani ukończony.

Jak pracować w ramach tablicy wniosków projektowych

Ideą tablicy zgłoszeń projektów jest ograniczenie komunikacji podczas delegowania zadań. Nie chodzi o to, że nie będziesz udostępniać szczegółów ani odpowiadać na pytania, ale robisz to wszystko w jednym miejscu, dzięki czemu Ty i Twój zespół wiedzieliście, gdzie znaleźć informacje.

Szczegóły w kolumnach dają cesjonariuszowi szybki przegląd oczekiwań związanych z projektem. Dodatkowo możesz umieścić szczegółowe notatki wewnątrz zadania, klikając jego nazwę.

Tutaj znajdziesz miejsce, w którym możesz opisać zadanie swojemu koledze z drużyny, załączyć pliki i komunikować się tam iz powrotem w komentarzach.

Możesz również dodać obserwatora do projektu, klikając symbol oka w prawym górnym rogu. Robienie tego jest podobne do wysyłania CC do kogoś w e-mailu.

Gdy twój kolega z zespołu zacznie pracować nad zadaniem, zmieni status na w trakcie aby pokazać, że to się dzieje i kompletny kiedy skończą. ClickUp automatycznie ukrywa ukończone zadania, ale możesz je wyświetlić w dowolnym momencie, klikając pokaż zamknięte w prawym górnym rogu.

Pamiętaj, że każdy może przypisywać projekty w ClickUp, więc Twoja tablica zgłoszeń projektów będzie działać w obie strony. W ten sposób, jeśli masz współpracownika, który potrzebuje Twojej pomocy w czymś, może również stworzyć zadanie dla Ciebie.

Związane z: Co to jest ClickUp? Najlepsze funkcje zarządzania projektami

Jeśli pracujesz z dużym zespołem i uważasz, że tablica zgłoszeń projektów jest zbyt zajęta, możesz utworzyć osobne dla każdego działu. Możesz również tworzyć tablice wniosków projektowych dla poszczególnych osób, jeśli Twoja firma ma dużo zadań lub ktoś potrzebuje dodatkowej uwagi jeden na jednego.

Dodatkowo, jeśli zauważysz, że masz w swoim zespole kilku wizualnych ludzi, możesz chcieć dodaj widok tablicy który używa systemu kart zamiast listy.

Skoncentruj się na tablicy wniosków projektowych

Tworzenie tablicy zgłoszeń projektów to szybki projekt, który mogą podjąć zarówno początkujący, jak i doświadczeni użytkownicy ClickUp. Korzystanie z jednej z nich nie tylko pomoże ograniczyć przeskakiwanie między e-mailami i wiadomościami podczas delegowania zadań, ale może również skrócić czas spędzany na spotkaniach, zaplanowanych lub nie.

Po prostu wyjaśnij swojemu zespołowi, jak to działa, i poinformuj go, że oni również mogą poprosić o pomoc od Ciebie lub siebie nawzajem, gdy będą jej potrzebować.

ClickUp a Pojęcie: co jest lepsze dla współpracy projektowej?

ClickUp i Notion to dwa z najlepszych dostępnych narzędzi do współpracy przy projektach. Dowiedz się, co jest dla Ciebie lepsze.

Czytaj dalej

O autorze