Jak wyznaczać kamienie milowe projektu w celu zwiększenia produktywności?

Rozpoczęcie projektu bez kamieni milowych jest jak praca przez cały dzień bez przerw. Oprócz zmęczenia będziesz się nudzić.

Kamienie milowe projektu dają powody do ekscytacji swoim projektem, nawet jeśli koniec jest daleko. Pokazują ci nagrody za twoje wysiłki i inspirują cię do cięższej pracy.

W tym artykule omówimy znaczenie kamieni milowych projektu i sposób wyznaczania skutecznych kamieni milowych projektu dla sukcesu.

Co to jest kamień milowy projektu?

Kamienie milowe projektu to określone punkty, które wskazują, kiedy wydarzenie, faza lub cel zostanie ukończony w projekcie. Skuteczne kamienie milowe pomagają śledzić projekt i rzeczy wymagane do jego ukończenia.

Kamienie milowe projektu obejmują cały cykl życia projektu, od początku do końca. Podobnie jak drogowskazy na drodze, zachęcają cię do ukończenia projektu.

Niektóre typowe przykłady kamieni milowych projektu to zatwierdzenie projektu, finansowanie projektu i zgromadzenie członków zespołu projektowego.

Dlaczego kamienie milowe projektu są ważne?

Kamienie milowe to filary, na których opiera się udany projekt. Bez kamieni milowych projektu Twój projekt może zacząć wydawać się męczący lub nudny. Tak jest zwłaszcza w przypadku dużych projektów, których realizacja zajmuje dużo czasu. Kamienie milowe projektu to jedna z rzeczy, które motywują Twój zespół podczas całej podróży.

Oto niektóre z najważniejszych etapów projektu.

1. Efektywna współpraca

Posiadanie kamieni milowych w projekcie pomaga delegować zadania w celu zaznaczenia kamieni milowych. Zamiast zmuszać członków zespołu do bezczynności, będą stale zaangażowani, wnosząc pozytywny wkład w projekt.

Nastąpi wzrost produktywności, gdy będzie współpraca w zespolei każdy wie, co musi zrobić w każdym momencie. Rezultaty będą widoczne w ich występach.

Kamienie milowe, które obejmują testy i inspekcje, zachęcą pracowników do właściwego wykonywania swoich zadań, aby zdać test.

2. Utrzymuj wysokie standardy

Jaki standard chcesz osiągnąć w swoim projekcie? Dążenie do określonego standardu w końcowym wyniku projektu bez kamieni milowych jest niewykonalne. Łatwiej jest spełnić uzgodnione standardy, mierząc je na różnych etapach.

Upewnij się, że kamienie milowe osiągnęły ustalone standardy, zanim oznaczysz je jako ukończone. Nie możesz osiągnąć wyznaczonych standardów, gdy jakość jakichkolwiek kamieni milowych jest poniżej oczekiwań.

3. Podejmuj świadome decyzje zarządcze

Wyznaczanie kamieni milowych pomaga podejmować lepsze decyzje grupowe aby zakończyć swój projekt na czas. Poznasz kroki, jakie należy podjąć, wymagane zasoby i czas potrzebny na realizację projektu. Świadomość tych ważnych czynników zmniejszy lenistwo i marnowanie czasu.

Twój zespół może kontynuować projekt nawet podczas Twojej nieobecności, ponieważ wie, że ma zasoby do podejmowania właściwych decyzji. Zwiększy to również produktywność i sprawi, że Twój zespół będzie bardziej zorientowany na działanie.

4. Zidentyfikuj możliwe wyzwania

Skutecznym sposobem rozwiązania problemu jest uprzednie zidentyfikowanie problemu, a kamienie milowe pomogą Ci to zrobić. Wyzwania w Twoim projekcie mogą być niewystarczającym budżetem, brakiem zasobów lub członkami zespołu.

Możesz określić wyzwania, które mogą utrudnić pomyślne ukończenie kamienia milowego i natychmiast je rozwiązać. Jeśli zaniedbasz te wyzwania, konsekwencje mogą pojawić się, gdy najmniej się ich spodziewasz.

5. Zmotywuj zespół

Motywacja zespołu jest niezbędna do powodzenia projektu. Jako kierownik projektu musisz zmotywuj swój zespół aby dalej naciskać, a możesz to zrobić dzięki kamieniom milowym.

Kamienie milowe ujawniają aktualny etap projektu i zachęcają zespół do włożenia większego wysiłku w jego ukończenie. W przypadku braku kamieni milowych Twój zespół nie może zmierzyć swojej wydajności.

6. Monitoruj terminy

Chcesz mieć kontrolę nad terminami realizacji projektów? Kamienie milowe informują Cię, kiedy musisz rozpocząć i zakończyć określone zadanie. Śledzenie swojego projektu pozwoli Ci dotrzymać terminu i zakończyć zadania bez zbędnego nacisku.

Brak kontroli nad swoimi terminami może prowadzić do niskiej produktywności, a w efekcie nie ukończysz projektu.

5 wskazówek dotyczących wyznaczania skutecznych kamieni milowych projektu

Przed sfinalizowaniem kamieni milowych projektu musisz mieć pewność, że są one realistyczne i osiągalne. Wyznaczanie kamieni milowych w celu podekscytowania się przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Będziesz rozczarowany, gdy nie będziesz w stanie osiągnąć kamieni milowych, a to wpłynie na Twój stosunek do całego projektu.

Oto kilka wskazówek dotyczących wyznaczania skutecznych kamieni milowych projektu.

1. Wybierz odpowiedni czas

Zbyt blisko siebie kamieni milowych tworzy fałszywe poczucie postępu. Rozmieść swoje kamienie milowe na tyle dobrze, aby wyniki miały znaczenie dla całego projektu.

Upewnij się, że Twoje kamienie milowe są trudne i poświęć trochę czasu na ich ukończenie. Jednak nie trzymaj ich zbyt daleko od siebie, ponieważ może to prowadzić do utraty motywacji.

Nie wiesz, jak rozmieścić swój projekt? Użyj narzędzia takiego jak ProofHub podzielić swój projekt na wiele kamieni milowych i śledzić czas realizacji.

2. Celuj w postęp

Aby Twoje kamienie milowe były skuteczne, musisz upewnić się, że przybliżają Cię o kilka kroków do zakończenia Twojego projektu. Dobry kamień milowy przenosi Cię z punktu A do punktu B. Jeśli kamień milowy pozostawia cię w tym samym miejscu, nie jest postępujący.

Aby Twoje kamienie milowe były progresywne, musisz upewnić się, że się nie nakładają. Każdy kamień milowy powinien być niezależny od drugiego. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Jasnopod aby upewnić się, że kamienie milowe nie nakładają się, aby utrzymać przepływ pracy w ruchu.

3. Uprość kamienie milowe

Najbardziej efektywne kamienie milowe są proste i zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. Jeśli członkowie zespołu nie rozumieją składników kamienia milowego i sposobu jego osiągnięcia, będą mieli trudności z jego wykonaniem.

Możesz wykorzystać narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Planowanie kamieni milowych aby uprościć swoje kamienie milowe w obszerne fragmenty w celu łatwego zrozumienia.

4. Utwórz łatwą dostępność

Jako kierownik projektu powinieneś zawsze udostępniać kamienie milowe swojego projektu członkom zespołu. Ukrycie dowolnej części kamienia milowego spowoduje opóźnienie w przepływie pracy. O ile nie jest to projekt prywatny, miej otwarte kamienie milowe, aby członkowie zespołu śledzili postępy. Będą wywierać większą presję, aby osiągnąć bliskie kamienie milowe.

Użyj narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Pocałunek aby udostępnić kamienie milowe projektu członkom zespołu. Mogą uzyskać zdalny dostęp do pulpitu nawigacyjnego projektu w dowolnym momencie w jego pamięci masowej w chmurze.

Kamienie milowe Twojego projektu nie będą skuteczne, jeśli nikt nie potraktuje ich poważnie. Spraw, aby członkowie Twojego zespołu zrozumieli, jak ważne jest osiągnięcie każdego kamienia milowego, pociągając ich do odpowiedzialności.

Jeśli zespołowi nie uda się osiągnąć kamienia milowego, ktoś lub grupa ludzi musi zostać za to pociągnięta do odpowiedzialności. W przeciwnym razie Twoi pracownicy będą niechętni wykonaniu pracy.

Zachowaj motywację dzięki kamieniom milowym projektu

Satysfakcja z udanego zakończenia projektu jest bezcenna. Członkowie zespołu będą z siebie dumni, że wykonali świetną robotę.

Kamienie milowe projektu to wskaźniki, że Ty i Twój zespół jesteście na dobrej drodze. Kiedy projekt staje się trudny i masz ochotę rzucić, kamienie milowe, które ukończyłeś, zmotywują Cię do dalszego działania. Jeśli potrafisz osiągnąć te kamienie milowe, możesz osiągnąć te, które są przed Tobą.

5 korzyści, które pozwalają zaoszczędzić czas dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz wszystko uporządkować w jednym miejscu, oszczędzając czas. Oto niektóre z jego zalet oszczędzających czas.

Czytaj dalej

O autorze