5 najlepszych narzędzi do współpracy z dokumentami do pracy zdalnej

W związku z boomem na pracę z domu, zespoły w dużej mierze polegają na narzędziach do współpracy, aby kontynuować pracę zdalną. Dostępnych jest kilka narzędzi do zarządzania zdalnymi zespołami, śledzenia ich postępów, organizowania wirtualnych spotkań i pozostawania w kontakcie, aby pomóc im zachować produktywność.

Podobnie, współpraca dokumentów zajmuje równie ważne miejsce dla efektywnej komunikacji. Aby usprawnić tworzenie, udostępnianie i współpracę dokumentów, oto niektóre z najlepszych narzędzi do współpracy przy dokumentach, które powinieneś wypróbować.

W przypadku współpracy nad dokumentami najlepszym wyborem są Dokumenty Google. Pomaga wyprzedzić grę polegającą na współpracy, nie kosztując ani grosza. Eliminuje frustrację zarówno nadawcy, jak i odbiorcy, przypisując unikalne łącza do każdego dokumentu i umożliwiając użytkownikom bezproblemowe udostępnianie ich jednym kliknięciem.

Funkcja wspólnego udostępniania dokumentów w Dokumentach Google umożliwia wielu użytkownikom edytowanie tego samego dokumentu, śledź i akceptuj sugestie oraz śledź zmiany synchronizowane w czasie rzeczywistym, aby być na bieżąco z najnowszymi wersja. Ponadto umożliwia redaktorom dodawanie komentarzy i sugestii w czasie rzeczywistym.

ZWIĄZANE Z: Jak przyznawać i ograniczać uprawnienia w Dokumentach Google

Jako właściciel dokumentu możesz dostosować uprawnienia do edycji zgodnie ze swoimi potrzebami. Możesz dodawać osoby, takie jak redaktorzy lub przeglądający, przy użyciu ich adresów e-mail. Możesz także ustawić dokument na "Tylko wyświetlanie" lub "Zastrzeżony", aby tylko osoby z identyfikatorami e-mail z tej samej domeny miały do ​​niego dostęp. Dodatkowo możesz kontrolować, kto może udostępniać Twój dokument innym członkom zespołu.

Jednak większość ludzi napotyka jeden problem podczas korzystania z Dokumentów Google. Użytkownicy nie wiedzą o opcjach zaproszeń i udostępniania linków w Dokumentach Google. Odbiorca może pobrać, edytować i wysłać e-mailem otrzymany dokument, jeśli nie wie, jak współpracować w Dokumentach Google. Dlatego, jeśli używa go po raz pierwszy, być może trzeba będzie go trochę przeszkolić.

Notion daje Ci pełną kontrolę nad udostępnianiem dokumentów. Dzięki niemu możesz łatwo kontrolować, kto może edytować, wyświetlać, komentować lub udostępniać Twoje strony Notion. Dokumenty mogą być udostępniane jednej osobie lub całemu zespołowi jednocześnie.

W udostępnianiu grupowym możesz ograniczyć, kto ma dostęp do dokumentów, czy to cały zespół, czy tylko kilku członków z całej grupy. Możesz na przykład umieścić zastępców redaktorów w jednej grupie i jednym kliknięciem przyznać im dostęp do edycji poufnych informacji. Możesz też przyznać dostęp do edycji kilku redaktorom, jednocześnie udostępniając dokument całej grupie edytującej.

ZWIĄZANE Z: Niezbędne porady i wskazówki, jak zacząć korzystać z Notion

Na lewym pasku bocznym Notion prowadzi rejestr twoich prywatnych i udostępnionych stron. W rezultacie możesz szybko przeciągać i upuszczać strony z jednej sekcji do drugiej, ustawiając uprawnienia dostępu tak, aby odpowiadały już ustawionym w sekcji strony prywatnej. Te same uprawnienia dostępu mają zastosowanie do stron zagnieżdżonych, ale w razie potrzeby możesz je później zmienić.

Ponadto administrator ma prawo zmienić uprawnienia do już udostępnionego dokumentu na kilku członków z zaproszonej grupy lub usunąć kogoś z dostępu do niego. Jeśli zepsujesz uprawnienia do edycji, wszystko, co musisz zrobić, to nacisnąć Przywróć. Dlatego Notion jest dobrym wyborem dla małych zespołów z taką kontrolą nad udostępnianiem dokumentów.

Notion integruje się ze Slackiem, Dyskiem Google, Trello, Mailchimp i wieloma innymi usługami w celu łatwego udostępniania dokumentów. Bezpłatny abonament ma ograniczenia, takie jak liczba gości, których możesz zaprosić, i śledzenie historii. Aby uzyskać maksymalne korzyści, rozważ przejście na płatny plan. Sprawdź Strona z cennikiem pojęcia po więcej szczegółów.

Zoho Writer umożliwia również użytkownikom bezproblemowe udostępnianie dokumentów w celu współpracy, podobnie jak w przypadku Dokumentów Google. Udostępnianie dokumentów zespołowi do recenzji z jednoczesnym umożliwieniem im komentowania plików w czasie rzeczywistym jest bardzo łatwe. Gdy zostawiasz swoje sugestie w komentarzach, Twój zespół wie, co edytować i może szybko podjąć działania.

Możesz nawet rozmawiać o swoich postępach podczas pracy. Jako właściciel dokumentu możesz włączyć przełącznik śledzenia zmian, aby każda zmiana dokonana od teraz w dokumencie była łatwo sprawdzana ponownie. Co więcej, dzięki Zoho Writer możesz również udostępniać dokumenty na zewnątrz klientom, którzy nie znajdują się w Twoim obszarze roboczym.

Dokumenty są przechowywane w dobrze zorganizowanej bibliotece w chmurze i można je szybko przeszukiwać i odzyskiwać. Ponadto możesz łatwo zintegrować Zoho Writer z aplikacjami, takimi jak Dysk Google, Dropbox, Evernote i Zoho Mail. Co więcej, Zoho Writer ma profesjonalny interfejs i nie ma stromej krzywej uczenia się. Więc nie będziesz miał trudności z przyzwyczajeniem się do tego.

ZWIĄZANE Z: Zoho Writer kontra Dokumenty Google i Microsoft Word Online: czy nadszedł czas na zmianę?

Jeśli chodzi o ceny, Zoho Writer jest darmowy dla osób fizycznych. Aby jednak cieszyć się dodatkowymi korzyściami, takimi jak dodatkowa przestrzeń lub ochrona hasłem, musisz skorzystać z płatnych planów. Sprawdź Strona cennika Zoho Docs po więcej szczegółów.

Oto kilka przydatnych funkcji, z których możesz korzystać w Zoho Writer:

1. Zapisywanie dokumentów w czasie rzeczywistym.
2. Blokowanie poufnych danych.
3. Asystent pisania oparty na sztucznej inteligencji.
4. Planowanie lub bezpośrednie publikowanie artykułów na WordPressie.
5. Działa również w trybie offline.

ClickUp Docs to kolejne bardzo wydajne narzędzie do zdalnego udostępniania dokumentów. Dzięki niesamowitemu interfejsowi współpracy, pełnemu funkcji, każdy w Workspace może jednocześnie współpracować, edytować i pracować nad zadaniami.

Umożliwia wspólną edycję w stylu Dokumentów Google. Możesz zobaczyć, jak kursor porusza się, gdy ktoś edytuje dokument, a jego nazwa jest wyświetlana nad kursorem. Klikając żółtą ikonę lornetki, możesz również zobaczyć, kto ogląda Twoją pracę.

Ponadto zmiany w czasie rzeczywistym są synchronizowane na wszystkich urządzeniach, aby zapewnić każdemu członkowi zespołu dostęp do najnowszej wersji dokumentu. Udostępniając dokumenty swojemu zespołowi, będziesz mieć możliwość zachowania niektórych dokumentów jako prywatnych, podczas gdy inne są dostępne dla wszystkich.

Co więcej, chroniąc swoje dokumenty, możesz uniemożliwić określonym członkom zespołu dostęp do tych dokumentów bez uzyskiwania od Ciebie pozwolenia. Zagnieżdżanie to kolejna z unikalnych funkcji ClickUp. Umożliwia grupowanie stron w dokumencie, a za pomocą funkcji Relacje można łączyć powiązane strony w dokumencie.

Możesz także importować swoją pracę z innych aplikacji, w tym Evernote, Dokumentów Google, a nawet dokumentów Microsoft Word. Jeśli szukasz wysoce responsywnego narzędzia do współpracy przy dokumentach, powinieneś wypróbować ClickUp.

Platforma Dropbox Paper to kolejna zaawansowana opcja współpracy przy dokumentach dostępna dla zespołów zdalnych. Dzięki niemu możesz bezproblemowo udostępniać dokumenty członkom zespołu, jednocześnie zapewniając im dostęp do dokumentu za pośrednictwem adresów e-mail.

Przypisywanie zadań członkom zespołu za pomocą zaledwie kilku kliknięć i natychmiastowe tworzenie terminu tuż obok sprawia, że ​​wszyscy są na bieżąco. Ponadto możesz planować spotkania, łącząc wydarzenia z kalendarza w udostępnionym dokumencie.

ZWIĄZANE Z: Wypróbuj te najlepsze funkcje Dropbox Paper

Jako współpracownik możesz szybko odkryć, które zadania zostały Ci przydzielone według dokumentu lub według dokumentu, oraz przeglądać zadania przydzielone innym i już ukończone. Co więcej, w przeciwieństwie do Dokumentów Google, Dropbox Paper obsługuje udostępnianie plików multimedialnych, dzięki czemu współpraca jest bardziej atrakcyjna.

Oprócz tego Dropbox Paper umożliwia importowanie dokumentów Microsoft Word, Excel i PowerPoint oraz łączenie dokumentów Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google. Jeśli więc szukasz bogatego w funkcje narzędzia do współpracy dla swojego zespołu, wypróbuj Dropbox Paper.

Przenieś współpracę nad dokumentami na wyższy poziom

Współpraca dokumentów istnieje od dziesięcioleci. Daj narzędziom z listy próbę przeniesienia współpracy nad dokumentami z Twoim zespołem na wyższy poziom. Aby określić, które narzędzie jest najlepsze dla zespołu, musisz je uruchomić i wybrać rozwiązanie, które odpowiada wymaganiom zespołu.

Czy masz członków zespołu z różnych części świata? Umówienie ważnego spotkania bez wątpienia byłoby wyzwaniem, gdybyś nie znał strefy czasowej. Jeśli tak, powinieneś sprawdzić konwertery stref czasowych, aby ułatwić sobie pracę.

10 najlepszych konwerterów stref czasowych dla globalnych zespołów zdalnych

Potrzebujesz pracować z osobami z innej strefy czasowej? Korzystaj z narzędzi do konwersji stref czasowych, aby współpracować w odpowiednim czasie.

Czytaj dalej

O autorze