Jak udostępniać i chronić swoje Arkusze Google

Arkusze Google to potężne narzędzie do współpracy ze współpracownikami. Ale co, jeśli musisz ukryć poufne informacje w pliku Arkusza Google, jednocześnie zapewniając dostęp innym użytkownikom?

Na szczęście Arkusze Google mają solidne funkcje udostępniania i prywatności, umożliwiające udostępnianie określonych arkuszy w pliku bez narażania prywatności innych informacji.

Oto jak możesz to zrobić.

Jak udostępnić plik Arkuszy Google

Jeśli planujesz pracować z wieloma użytkownikami, powinieneś najpierw poznać podstawy udostępniania pliku Arkusza Google. Aby bezpiecznie go udostępnić, musisz najpierw zapisać plik. Gdy to zrobisz, wykonaj poniższe czynności.

1. Kliknij na Ikona udostępniania w prawym górnym rogu ekranu.
2. A Udostępnij ludziom i grupom pojawi się okno. Stamtąd w Dodaj osoby i grupy wpisz adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić plik.
3. Po wprowadzeniu ich adresów e-mail, a upuścić menu pojawi się tuż obok pola e-mail. Wybierać Redaktor aby osoby, którym udostępniłeś plik, mogły go edytować.
instagram viewer
4. Aby zwiększyć bezpieczeństwo, kliknij Ikona ustawień w prawym górnym rogu okna Udostępnij.
5. Pod Udostępnij ustawienia innym osobom, pamiętaj, aby odznaczyć Redaktorzy mogą zmieniać uprawnienia i udostępniać, oraz Przeglądający i komentatorzy mogą zobaczyć opcję pobierania, drukowania i kopiowania.
6. Po zakończeniu kliknij ikona strzałki wstecz aby powrócić do okna Udostępnij osobom i grupom.
7. Pod polem adresu e-mail kliknij Powiadom ludzi zaznacz pole, aby upewnić się, że otrzymają powiadomienie w swojej skrzynce odbiorczej o pliku. Możesz także dodać do nich uwagi lub instrukcje w Wiadomość pole.
8. Gdy będziesz zadowolony ze wszystkich ustawień, kliknij Wysłać.

Dzięki temu użytkownicy będą mogli wyświetlać i edytować plik Arkuszy Google. Nie powinieneś jednak tego robić, jeśli nadal nie zakończyłeś przygotowywania pliku.

Związane z: Jak zabezpieczyć hasłem i zablokować swoje Arkusze Google

Przypisywanie redaktorów do poszczególnych arkuszy

Po przygotowaniu poszczególnych arkuszy dla różnych użytkowników możesz teraz zablokować je dla przypisanego użytkownika. W ten sposób nie musisz się martwić, że użytkownicy będą wprowadzać dane innym osobom. Istnieją kroki, aby przypisać unikalnych edytorów do arkusza.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na karcie, którą chcesz udostępnić określonej osobie.
2. Kliknij Chroń arkusz.
3. Boczne okno zwane Chronione arkusze i zakresy będzie otwarte.
4. Możesz dodać swoje notatki o arkuszu w opcjonalnym Wpisz opis pole.
5. Pod Arkusz upewnij się, że w menu rozwijanym wybrano właściwy arkusz.
6. Stamtąd kliknij Ustaw uprawnienia.
7. ten Uprawnienia do edycji zakresu pojawi się. W górnej części okna kliknij Określ, kto może edytować ten zakres Przycisk radiowy. Na menu rozwijane w ramach tej opcji wybierz Zwyczaj.
8. Jeśli wcześniej udostępniłeś plik innym użytkownikom, możesz odznaczyć użytkowników, którym nie chcesz udostępniać arkusza. W przeciwnym razie możesz dodać nowych redaktorów w pole e-mail w dolnej części okna.
9. Po zakończeniu dodawania wszystkich potrzebnych edytorów kliknij Gotowe.
10. Gdy Google zapisze Twoje preferencje udostępniania i przypiszesz nowy edytor, „Ktoś potrzebuje dostępu do pliku„pojawi się okno.
11. Wybierz Udostępnij X osobie: Edytuj przycisk radiowy, a następnie kliknij Udział.

Po zakończeniu tego procesu udostępniłeś konkretny arkusz komuś innemu.

Po udostępnieniu niektórych arkuszy określonym osobom możesz chcieć ukryć inne arkusze przed wszystkimi innymi. Arkusze te mogą zawierać formuły, notatki lub inne rzeczy, których nie chcesz, aby widzieli. Na szczęście możesz to łatwo zrobić, korzystając z poniższych instrukcji.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę, którą chcesz ukryć.
2. Wybierać Chroń arkusz.
3. w Chroń arkusze i zakresy okna bocznego, upewnij się, że wybrano właściwy arkusz.
4. Kliknij Ustaw uprawnienia.
5. w Uprawnienia do edycji zakresu kliknij na Określ, kto może edytować ten zakres Przycisk radiowy. Następnie z menu rozwijanego wybierz Tylko ty.
6. Kliknij Gotowe.
7. Po powrocie do pliku Arkusza Google ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy kartę, którą chcesz ukryć.
8. Tym razem kliknij Ukryj arkusz.
9. Arkusz, który chcesz ukryć, zniknie z widoku.
10. Jeśli chcesz ponownie zobaczyć arkusz, kliknij ikona menu hamburgera (tuż obok ikona plus na pasku kart arkusza). Wszystkie ukryte arkusze powinny być wyszarzone.
11. Kliknij na ukrytym arkuszu, który chcesz zobaczyć.
12. Ukryty arkusz pojawi się ponownie w swojej poprzedniej pozycji na pasku kart arkuszy. Jednak inni użytkownicy też mogą to zobaczyć.
13. Aby ponownie go ukryć, powtórz powyższe kroki.

Po wykonaniu tej czynności możesz teraz ukryć arkusze, których nie chcesz udostępniać, bez konieczności tworzenia innego pliku Arkuszy Google.

Związane z: Szalone formuły Arkuszy Google, które są niezwykle przydatne

Usuwanie ochrony arkusza

Czasami możesz chcieć usunąć ochronę arkusza, aby wszyscy inni użytkownicy mogli go zobaczyć. Jeśli tak jest, oto kroki, które musisz wykonać:

1. w pasek menu, Kliknij Dane> Chroń arkusze i zakresy.
2. w Chronione arkusze i zakresy w oknie bocznym, powinieneś zobaczyć listę chronionych elementów, które posiadasz.
3. Kliknij na nazwie arkusza, który chcesz odblokować.
4. Po kliknięciu chronionych właściwości arkusza wybierz Ikona kosza obok Pole opisu.
5. Okno zapyta, Czy na pewno chcesz usunąć ten chroniony zakres? Wybierać Usunąć.
6. Arkusze Google powrócą do głównego okna arkusza kalkulacyjnego, a wcześniej chroniony arkusz jest teraz dostępny dla wszystkich współużytkowników.

Udostępnianie tylko tego, co niezbędne

Te funkcje ochrony arkusza zapewniają zachowanie integralności danych. W ten sposób masz pewność, że tylko wyznaczony użytkownik może uzyskać dostęp do potrzebnych arkuszy.

Jest to również dobre rozwiązanie do porządkowania plików. Dzieje się tak, ponieważ nie musisz tworzyć osobnych plików, aby udostępniać je różnym użytkownikom, i możesz łatwo połączyć wyniki z każdego arkusza z arkuszem głównym, który możesz ukryć przed innymi użytkownikami.

Dzięki tym funkcjom Arkuszy Google możesz chronić swoje dane bez konieczności płacenia ani grosza.

10 najlepszych szybkich hacków do Arkuszy Google, których prawdopodobnie nie znałeś

Dowiedz się, jak przenieść Arkusze Google na wyższy poziom i zwiększyć wygodę w życiu zawodowym lub osobistym.

Czytaj dalej

O autorze