Co to jest polityka bezpieczeństwa poczty e-mail i jak to działa?

Kiedy ostatnio wysłałeś e-mail? To było prawdopodobnie dzisiaj. Podobnie jak Ty, wiele osób na całym świecie codziennie wysyła e-maile.

E-maile są częścią naszego życia od najdłużej. Ponieważ jest to prawie niemożliwe, aby się bez nich obejść, musisz zabezpieczyć się skuteczną polityką bezpieczeństwa poczty e-mail.

Nie chcesz, żeby Twoje e-maile dostały się w niepowołane ręce, prawda? Wdrożenie polityki bezpieczeństwa poczty e-mail pomaga zapewnić im bezpieczeństwo.

Co to jest polityka bezpieczeństwa poczty e-mail?

Polityka bezpieczeństwa poczty elektronicznej to szereg procedur regulujących korzystanie z wiadomości e-mail w sieci lub zakładzie. Szczegółowo opisuje, w jaki sposób kategoria użytkowników wchodzi w interakcję z wiadomościami wysyłanymi i odbieranymi za pośrednictwem poczty e-mail.

Utrzymywanie porządku i bezpieczeństwa e-maili zwiększa Twoją produktywność. Celem polityki bezpieczeństwa poczty e-mail jest zabezpieczenie wiadomości przed nieautoryzowanym dostępem.

Ktoś może próbować uzyskać dostęp do e-maili bez pozwolenia, można by zapytać? Cyberprzestępcy — są bardzo zainteresowani poufnymi wiadomościami wysyłanymi w ramach organizacji i poza nią. A to dlatego, że wiedzą, że takie informacje są cenne. Jeśli go zdobędą, mogą go wykorzystać do szeregu złośliwych działań, aby się wzbogacić.

Jak działa polityka bezpieczeństwa poczty e-mail?

Domyślna siła zabezpieczeń poczty e-mail nie jest tak silna. Wiadomości wysyłane e-mailem znajdują się w przestrzeni publicznej. W związku z tym mogą być łatwo dostępne dla każdego, kto ma przeciętne umiejętności hakerskie. Tworzenie polityki bezpieczeństwa poczty e-mail to jedna z podstawowych rzeczy, które możesz zrobić, aby odeprzeć atakujących.

Przekonanie, że Ty lub Twoja organizacja nie możecie paść ofiarą naruszenia bezpieczeństwa poczty e-mail, jest fałszywą przesłanką. Tak długo, jak korzystasz z e-maili, możesz być celem.

Twoja niechęć do wdrożenia polityki bezpieczeństwa poczty e-mail może powstrzymać tylko wtedy, gdy wysyłane e-maile są bez znaczenia. Ale tak nie jest, jeśli prowadzisz przyzwoity biznes.

Aby polityka bezpieczeństwa poczty e-mail była skuteczna, musi zawierać następujące elementy:

1. Zakres i cel polityki.
2. Informacje o własności treści zawartych w e-mailach.
3. Obawy dotyczące prywatności i oczekiwania stron korzystających z poczty elektronicznej.
4. Obowiązki użytkowników poczty e-mail.
5. Wskazówki dotyczące korzystania z kont e-mail organizacji.
6. Wskazówki dotyczące wykrywania i unikania zagrożeń bezpieczeństwa poczty e-mail.
7. Konkretne działania, które należy podjąć w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa poczty e-mail.

Dostępność jest kluczem do pomyślnego wdrożenia polityki. Członkowie zespołu mogą być na bieżąco z informacjami zawartymi w zasadach tylko wtedy, gdy mają dostęp do dokumentu.

Zamiast przechowywać dokument na fizycznym urządzeniu, warto skorzystać z narzędzia obiegu dokumentów z przechowywaniem w chmurze i zdalnym dostępem. W ten sposób upoważnieni członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do polityki z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Szkolenie jest kolejnym niezbędnym elementem skutecznego wdrożenia polityki bezpieczeństwa poczty e-mail. Niektórzy użytkownicy mogą niechętnie przestrzegać zasad, zwłaszcza jeśli w przeszłości nie korzystali z czegoś podobnego. To do Ciebie należy zapewnienie odpowiedniego szkolenia, aby zrozumieć, w jaki sposób korzystanie z polityki leży w najlepszym interesie wszystkich.

Jak zbudować skuteczną politykę bezpieczeństwa poczty e-mail

Polityka bezpieczeństwa poczty e-mail nie jest uniwersalna, ponieważ nie ma dwóch takich samych organizacji. Jednak cyberzagrożenia, które zagrażają korzystaniu z wiadomości e-mail, mają podobny wpływ na organizacje, niezależnie od ich oferty i wielkości. Są to wspólne atrybuty, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu standardowej polityki.

Oto kilka praktycznych wskazówek dotyczących tworzenia skutecznej polityki bezpieczeństwa poczty e-mail.

1. Przyjmij szablon

Tworzenie od podstaw polityki bezpieczeństwa poczty e-mail nie jest złym pomysłem, ale możesz zaoszczędzić trochę czasu, adoptując istniejący szablon. Jest to konieczne, zwłaszcza jeśli nie znasz treści polityki.

Zamiast tworzyć nieistotne informacje, masz informacje niezbędne do stworzenia skutecznej polityki.

2. Zmodyfikuj szablon

Przyjęcie istniejącego szablonu nie oznacza, że ​​powinieneś używać go tak, jak jest. Szablon ma dać ci wyobrażenie o tym, jak wygląda polityka.

Zamiast brać wszystko, co zawiera linia haka i ciężarek z szablonu, dostosuj je do unikalnych potrzeb Twojej firmy.

W końcu otrzymasz oryginalny dokument dostosowany do potrzeb Twojej organizacji.

3. Określ warunki zaangażowania użytkownika

Użytkownicy Twojego e-maila mogą angażować się w masowe działania, jeśli nie są świadomi, że takie działania są zabronione. Twoim obowiązkiem jest wyraźne określenie, w jaki sposób powinni korzystać z Twojego adresu e-mail.

Zidentyfikuj niezdrowe praktyki związane z pocztą e-mail, które mogą narazić Twoją sieć na cyberataki, i ostrzegaj przed angażowaniem się w takie działania.

Twoja polityka bezpieczeństwa poczty e-mail jest niekompletna bez wdrożenia narzędzia, które zwiększa bezpieczeństwo Twoich e-maili.

Ręczna ochrona poczty przed cyberzagrożeniami jest niewystarczająca, zwłaszcza że cyberprzestępcy wykorzystują do swoich ataków zaawansowane technologie. Dopasuj ich energię do narzędzi, takich jak piaskownice, filtry antyspamowe i oprogramowanie zapobiegające złośliwemu oprogramowaniu. Skuteczny filtr antyspamowy uniemożliwia przeglądanie złośliwych e-maili.

5. Egzekwuj akceptację zasad użytkownika

Pomyślne wdrożenie Twojej polityki zaczyna się od gotowości użytkowników do jej przestrzegania. Zmiana wiąże się z pewnym oporem. Członkowie zespołu, którzy nie są zaznajomieni z polityką bezpieczeństwa poczty e-mail, mogą ją przeoczyć.

Poproś użytkowników, aby zobowiązali się do korzystania z zasad, dołączając ich podpisy jako formę potwierdzenia. W ten sposób masz dowód, że zgadzają się z niego korzystać na wypadek, gdyby tego nie zrobili.

6. Trenuj użytkowników

Użytkownicy Twojego e-maila mogą nie rozumieć niektórych informacji zawartych w zasadach. Pozostawianie ich w stanie zamieszania jest ryzykowne, ponieważ mogą podejmować nieodpowiednie działania, które mogą zagrozić Twojej sieci.

Upewnij się, że wszyscy rozumieją politykę, przeprowadzając szkolenie. Stwórz im miejsce do zadawania pytań w szarych obszarach, aby wszyscy byli na bieżąco z tym, co robić, a czego nie.

7. Opracuj plan reagowania na incydenty

Nawet przy wszystkich szkoleniach na temat skutecznego wdrażania polityki bezpieczeństwa poczty e-mail może się zdarzyć, że coś pójdzie nie tak.

Opracuj plan reagowania na incydenty w w przypadku naruszenia bezpieczeństwa. Twoja polityka powinna zawierać informacje, co użytkownicy powinni zrobić, gdy podejrzewają złośliwą aktywność lub atak. Podjęcie właściwych działań może złagodzić skutki cyberataku.

Pielęgnuj zdrową cyberkulturę dzięki polityce bezpieczeństwa poczty e-mail

Wiadomości błyskawiczne mogą być modne w komunikowaniu się z przyjaciółmi i rodziną. Ale jeśli chodzi o pracę i biznes, stary dobry e-mail jest nadal aktualny. Pomaga organizacjom zachować poczucie porządku i formalności.

Możesz nie być w stanie powstrzymać atakujących przed atakowaniem Twoich e-maili, ale możesz zniweczyć ich ataki dzięki skutecznej polityce bezpieczeństwa poczty e-mail.

Gdy wszyscy korzystający z Twojego adresu e-mail wiedzą, jak chronić informacje, cyberprzestępcy nie będą mieli możliwości zaatakowania. To tylko kwestia czasu, zanim zrezygnują z prób penetracji Twojej sieci i przejdą do następnej.

Jak szybko napisać skuteczny e-mail (4 narzędzia AI, których możesz użyć)

Czy masz problemy z pisaniem e-maili, aby załatwić sprawy? Oto kilka wskazówek, jak szybciej pisać lepsze e-maile, wraz z niektórymi narzędziami do użycia.

Czytaj dalej

O autorze