Co to jest audyt czasu i dlaczego jest ważny?

To był pracowity dzień w pracy. Siedziałeś przy biurku z oczami utkwionymi w komputerze. Czas zamknięcia. Kiedy przygotowujesz się do wyjścia, sprawdzasz ilość wykonanej pracy. To, co widzisz, nie pasuje do godzin, które włożyłeś. Zastanawiasz się, dlaczego tak jest.

Być może większość czasu spędzałeś na interakcji w mediach społecznościowych, zamiast wykonywać pracę, którą zamierzałeś wykonać.

Ten scenariusz wyjaśnia, ile osób spędza czas w pracy. Ustaw inną ścieżkę dla siebie, przeprowadzając audyt czasu, aby lepiej zainwestować swój czas.

Dlaczego musisz przeprowadzić audyt czasu?

Audyt czasu to systematyczny proces używany do sprawdzenia, jak spędzasz czas. Pozwala efektywnie zarządzać czasem w kierunku realizacji celów.

Sposób, w jaki inwestujesz swój czas w pracy, wpływa na Twoją produktywność. Najbardziej wydajni ludzie to ci, którzy dobrze wykorzystują swój czas. Czy jest lepszy sposób, aby dowiedzieć się, jak spędzasz czas, niż przeprowadzenie audytu czasu?

Przyjrzyjmy się kilku powodom, dla których powinieneś poważniej traktować audyt czasu.

1. Efektywne zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem pomaga poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ogranicza ekscesy, które pozbawiają Cię czasu.

W pracy spędzasz kilka godzin. Ale pod koniec dnia zdajesz sobie sprawę, że niewiele zostało osiągnięte. Audyt czasu pomaga określić nieproduktywne czynności, nad którymi spędzasz czas.

2. Racjonalne podejmowanie decyzji

Audyt czasu stanowi solidną podstawę potrzebną do podejmowania świadomych decyzji prowadzących do osiągnięcia celu. Jesteś bardziej skłonny do podejmowania racjonalnych niż emocjonalnych decyzji.

Osiąganie celów biznesowych jest szybsze, gdy dodasz do nich ramy czasowe. Dzięki skutecznemu audytowi czasu możesz określić, ile czasu możesz poświęcić na swoje cele i pracować nad osiągnięciem pewnych kamieni milowych w określonym czasie.

3. Świadomość czasu i wartość

Być może inwestujesz swój czas w nieproduktywne czynności, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Prawdopodobnie spędzasz w pracy kilka godzin przed komputerem. Ale jesteś zajęty na Facebooku przez większość tych godzin, kiedy powinieneś pracować. Pod koniec dnia wiesz, że spędziłeś wiele godzin przy komputerze, ale nie masz żadnych wyników, które można by pokazać.

Audyt czasu pomaga zrozumieć nie tylko znaczenie czasu, ale także sposób jego inwestowania. Znajomość bezproduktywnych przedsięwzięć, które zabierają twój czas, pomaga ci być świadomym i sprawić, by twój czas się liczył.

4. Obiektywność

Przeprowadzenie audytu czasu pomaga być obiektywnym, a nie subiektywnym. Zbierasz fakty o tym, jak i gdzie spędzasz czas. Dla kogoś, kto jest zdeterminowany, aby poprawić swoją karierę lub pracę, zachęca to do aktywnego spędzania czasu, a nie do reaktywności.

Zamiast pozwalać, by nieplanowane wydarzenia pochłonęły Twój czas, audyt czasu motywuje Cię do wcześniejszego stworzenia harmonogramu działań i ścisłego przestrzegania go.

Tygodniowy plan pracy to skuteczna inicjatywa proaktywnego spędzania czasu w pracy. Zawiera informacje o działaniach, w które będziesz się angażować w ciągu tygodnia z wyprzedzeniem.

5. Odpowiedzialność

Właściwy audyt czasu to policja odpowiedzialności. Nie tylko rozliczasz się z tego, jak spędzasz czas, ale także dajesz wyobrażenie o tym, jak lepiej wykorzystać swój czas. A jeśli nie będziesz jej przestrzegać, konsekwencje są widoczne we wszystkich zadaniach, celach i celach, których jeszcze nie osiągnąłeś.

Odpowiedzialność za wykorzystanie czasu przydaje się, jeśli pracujesz z zespołem. Audyt czasu pokazuje, jak każdy członek zespołu spędza czas.

Przeprowadzenie skutecznego audytu czasu wiąże się ze śledzeniem i dokumentowaniem dokładnie tego, na co codziennie spędzasz czas. Dane zarejestrowane z pomyślnego audytu czasu pomagają tworzyć przyszłe wykresy czasu i przewidywane harmonogramy.

Istnieją podstawowe narzędzia, których możesz użyć, aby jak najlepiej wykorzystać czas audytu. Tutaj jest kilka z nich.

1. Dziennik

Dziennik to jedno z najstarszych i najprostszych narzędzi audytu czasu, ale wciąż skuteczne. Dzienniki były czymś na długo przed pojawieniem się komputera i internetu. Prawdopodobnie miałeś pamiętnik, w którym zapisałeś wydarzenia w swoim życiu dorastając.

Mleczarnie wciąż są bardzo popularne. Ale zamiast używać pamiętników ze starego druku, możesz używać pamiętników elektronicznych do śledzenia swoich działań.

Dane zawarte w Twoim pamiętniku pomogą Ci dowiedzieć się, jak spędzasz czas.

2. Arkusz audytu czasu

Arkusz audytu czasu to dokument elektroniczny, który zawiera zarejestrowane dane, ocenione wyniki oraz okres procesu audytu czasu. Dzięki temu narzędziu możesz łatwo zidentyfikować i odnieść się do tego, jak spędzasz czas.

Związane z: Najlepsze szablony grafików do śledzenia godzin

3. Oprogramowanie do śledzenia czasu

Dzięki postępowi technologicznemu istnieje kilka narzędzi, których możesz użyć do śledź swój czas i zwiększ produktywność.

Narzędzia do śledzenia czasu, takie jak Zastosuj są skuteczne w kontroli czasu, śledząc działania, w które angażujesz się online i pokazując czas trwania każdej aktywności. Na podstawie Twoich ustawień otrzymujesz powiadomienie, gdy spędzasz zbyt dużo czasu w określonej witrynie lub aplikacji.

Związane z: Najlepsze oprogramowanie i aplikacje do śledzenia czasu

6 kroków do efektywnego audytu czasu

Lepsze wykorzystanie czasu powoduje ogromną zmianę wydajności w pracy. Godzina spędzona na produktywnych zadaniach jest cenniejsza niż 10 godzin spędzonych na błahych czynnościach. Nic dziwnego, pracownicy, którzy mądrze inwestują swój czas, są bardziej wydajni.

Czy jesteś gotowy na audyt czasu? Oto kilka kroków, które Cię poprowadzą.

1. Ustawić cel

Dlaczego chcesz przeprowadzić audyt czasu? Choć pytanie może wydawać się proste, odpowiedź na nie może być trudna, zwłaszcza jeśli nie zastanowiłeś się nad tym.

Od samego początku określ swój cel. Zrozumienie tego pomaga Ci skoncentrować się na rzeczach, które są dla Ciebie ważne. Pod koniec audytu będziesz wiedział, jak wdrożyć swoje ustalenia.

2. Ustal termin

Po ustaleniu celu ustal także termin jego osiągnięcia. W przeciwnym razie może pozostawać zbyt długo. Zwróć uwagę na działania, które podejmujesz w wyznaczonym terminie.

O ile chcesz natychmiast załatwić sprawy, nie spiesz się z nimi. Cała istota audytu zostanie pokonana, jeśli Twoje wyniki nie będą dokładne. Zasadą jest poruszanie się w umiarkowanym tempie.

3. Planuj strategicznie

Musisz mieć szczegółowy plan, w jaki sposób zamierzasz osiągnąć cele, które wyznaczyłeś sobie podczas audytu czasu. Ten plan musi być realistyczny i możliwy do odniesienia.

Planowanie strategiczne w audycie czasu polega na zaangażowaniu wszystkich członków zespołu i zapewnieniu niezbędnych narzędzi i zasobów do przeprowadzenia audytu. Skuteczny plan pomaga wyeliminować marnowanie czasu i zasobów.

4. Zbieraj dane

Zbieranie danych jest bardzo istotnym etapem procesu audytu czasu. Odbywa się to poprzez zbieranie zapisów dotyczących tego, jak spędzałeś czas do tego momentu.

Aby pomyślnie przejść z punktu A do punktu B, musisz zrozumieć dynamikę punktu A, a następnie wykorzystać te informacje jako wskazówkę do przejścia do następnej fazy.

5. Analizuj zebrane dane

Analiza zebranych danych pomaga zidentyfikować korelację między tym, gdzie byłeś, a tym, gdzie jesteś teraz. Nie wszystkie zebrane dane są potrzebne do przeprowadzenia audytu.

Musisz odfiltrować luki w swoich danych, ponieważ mogą one wpłynąć na dokładność audytu. Skoncentruj się na ważnych danych. Takie dane należy przeanalizować i skategoryzować, aby odpowiadały celowi audytu czasu.

6. Wybrać cele

Cele trzymają Cię w napięciu i dają poczucie spełnienia. Praca nad osiągnięciem celów audytu czasu od razu może być przytłaczająca, zwłaszcza gdy cele są duże.

Podziel swoje cele na małe cele do osiągnięcia w określonych okresach. Kiedy osiągniesz każdy cel, świętuj dobrze wykonaną pracę. Twoja pozytywna energia z osiągnięcia celu motywuje Cię do osiągania innych celów, zbliżając Cię do Twoich wielkich celów.

Niech każda sekunda się liczy

Zdziwisz się, jak wiele bezproduktywnych rzeczy poświęcasz czas. Audyt czasu wysuwa te informacje na pierwszy plan, pokazując działania, które marnują Twój cenny czas.

Czas zawsze się porusza. Jeśli go zgubisz, nie możesz go odzyskać. Jeśli dana czynność nie dodaje wartości twojej karierze lub życiu zawodowemu, nie zasługuje na twoją uwagę.

Jak dotrzymać terminów i ukończyć zadania na czas: 8 wskazówek

Dowiedz się, jak trzymać się narzuconych sobie terminów i załatwić sprawy przed terminem. Oto kilka pomocnych wskazówek!

Czytaj dalej

O autorze