Jak poprawić zarządzanie czasem dzięki zasadzie DRY?

Jeśli pracujesz w biurze lub w domu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że duża część Twoich wyników jest cyfrowa, a to często wiąże się z czasochłonnymi lub powtarzalnymi zadaniami, które wykonujesz na co dzień.

Być może słyszałeś określenie „pracuj mądrzej, a nie ciężej” i właśnie tutaj pojawia się zasada DRY. DRY to skrót od Don't Repeat Yourself i określa dokładnie, w jaki sposób możesz poprawić zarządzanie czasem i produktywność.

Jak działa zasada DRY?

Zasada DRY została pierwotnie wspomniana w książce The Pragmatic Programmer, wydanej w 1999 roku i była używana przez programistów do usprawniania kodu. Głównym założeniem jest to, że zamiast ręcznie powtarzać te same przepływy pracy w kółko, automatyzujesz ten proces, aby zaoszczędzić czas.

Na pierwszy rzut oka może się to wydawać oczywiste, ale istnieje wiele zadań, które pracownicy powtarzają każdego dnia. Na przykład, ile e-maili otrzymujesz i piszesz codziennie? W przypadku każdego wysłanego e-maila zasadniczo odtwarzasz tę samą strukturę z nieco innymi sformułowaniami, a to jest bardzo czasochłonne.

Związane z: Najlepsze narzędzia do raportowania dla kierowników projektów

Zasada DRY wymaga, abyś notował wszystkie czynności, które podejmujesz w pracy, jeden po drugim. Aby spełnić ten wymóg, możesz uwzględnić zadania należące do następujących kategorii:

• Nieplanowane, takie jak wiadomości przychodzące od klientów.
• Obowiązki miesięczne i roczne, takie jak raporty roczne lub jeden do jednego.
• Rutyna, czyli rzeczy, które robisz na co dzień.

Dzięki tej liście możesz zacząć zastanawiać się, które z nich działają z zasadą DRY. Zwróć uwagę na to, jak powtarzalne, czasochłonne i/lub zniechęcające jest każde z nich i zanotuj je. Twoi najlepsi rywale będą głównymi przedmiotami dla zasady DRY i możesz zacząć ich automatyzować tak bardzo, jak to tylko możliwe.

Będą takie, których nie da się całkowicie zautomatyzować iw takich przypadkach można usprawnić aspekty odpowiedzialności.

Twórz szablony dla swoich e-maili

Jednym z najprostszych i prawdopodobnie najlepszych sposobów na zautomatyzowanie wyników jest utworzenie szablonu. Jak wspomniano, wiele czynności, które wykonujesz, najprawdopodobniej opiera się na tej samej konkretnej strukturze, na przykład wiadomości e-mail wysyłane do klientów i raporty miesięczne. Posiadanie banku szablonów znacznie zmniejsza liczbę powtórzeń.

Możesz zautomatyzować swoje e-maile na dwa różne sposoby. Możesz użyć aplikacji takiej jak TextExpander, który pozwala na zapisywanie fragmentów tekstu w Skróty i kiedy przejdziesz do napisania kolejnego e-maila, po prostu wpisz skrót, którego chcesz użyć, a automatycznie wygeneruje ten tekst. Możesz również użyć tego w Slacku i innych komunikatorach.

Związane z: Jak automatycznie wykonać CC lub BCC w Outlooku i Gmailu

Alternatywnie możesz zautomatyzować swoje e-maile w aplikacji. W Outlook 365 po prostu wykonaj następujące czynności:

1. Zaznacz tekst, który chcesz zapisać.
2. Przejdź do Wstawić tab i kliknij Szybkie części.
3. Kliknij Zapisz wybór w galerii szybkich części.
4. Nazwij go, a następnie kliknij OK.
5. Kiedy chcesz z niego skorzystać, przejdź do Wstaw > Szybkie części i wybierz ten, którego chcesz użyć.

W przypadku Gmaila musisz upewnić się, że Szablony są włączone. Po prostu przejdź do Ustawienia > Zaawansowane > Szablony i kliknij Włącz > OK. Następnie wykonaj następujące kroki:

1. W e-mailu zaznacz odpowiedni tekst.
2. Kliknij trzy pionowe kropki w e-mailu, przejdź do Szablony i kliknij Zapisz wersję roboczą jako szablon.
3. Następnie, aby z niego skorzystać, kliknij pionowe kropki w wiadomości e-mail, przejdź do Szablony i wybierz ten, którego chcesz użyć.

Twórz szablony do swojej pracy

Podobnie jak w przypadku e-maili, możesz tworzyć szablony dla praktycznie każdej wykonanej pracy. Niezależnie od tego, czy jest to raport, arkusz kalkulacyjny, projekt, czy cokolwiek innego. Celem jest użycie jak najmniejszej liczby powtórzeń przy każdej akcji, więc posiadanie szablonu rozwiązuje ten problem.

Microsoft i Google mają ogromny wybór szablonów, z których możesz wybierać, lub możesz tworzyć własne. Chociaż początkowa konfiguracja może zająć trochę czasu, na dłuższą metę z pewnością się zwróci. Podobnie, jeśli regularnie prezentujesz pokazy slajdów, utwórz standardowy szablon, do którego możesz wrócić i edytować zgodnie z wymaganiami.

Związane z: Utwórz profesjonalną fakturę od podstaw

Pamiętaj, aby zapisać wszystkie szablony w określonej lokalizacji, aby móc z nich skorzystać w razie potrzeby. Jeśli okaże się, że jeden z nich nie oszczędza czasu, użyj tekstu z poprzedniej pracy, aby poinformować o tym swoje pisanie.

Zautomatyzuj swoje rutynowe zadania

Istnieje mnóstwo zadań, które wykonujesz, które są niesamowicie powtarzalne. Od planowania wydarzeń, pisania listy rzeczy do zrobienia, robienia notatek, zapisywania plików i wielu innych. Chociaż może to zająć tylko kilka minut, szybko się sumuje i odciąga uwagę od pracy.

Zapier to fantastyczna aplikacja do usprawniania wielu strumieni pracy, ponieważ umożliwia komunikację między najczęściej używanymi aplikacjami i wysyłanie danych do ukończonych zadań. Na przykład, jeśli korzystasz z Gmaila i Dysku Google, możesz skonfigurować przepływ pracy, w którym załączniki do e-maili będą automatycznie zapisywane na Dysku Google. To niejako odcina pośrednika.

Tworząc darmowe konto, po prostu wykonaj następujące czynności:

1. Od twojego Panel, Kliknij Utwórz Zap.
2. Szukaj dla używanej aplikacji, w której odbywa się wydarzenie, np. Gmail.
3. Wybierz Zdarzenie wyzwalające, np. otrzymujesz e-mail.
4. Połącz aplikację.
5. Wybierz aplikację, do której chcesz przesyłać dane, np. Dysk Google.
6. Wybierz wynik, tj. zapisuje plik.

Po skonfigurowaniu Zapa ten proces zostanie całkowicie zautomatyzowany.

Zasada DRY obejmuje Cię

Ponieważ wszystkie te procesy odbywają się w tle, Twój czas jest wolny, więc nie musisz się martwić ręcznym wykonywaniem tych powtarzających się prac. Ze wszystkich narzędzi zwiększających produktywność, zasada DRY sprawia, że ​​zarządzanie czasem działa najefektywniej.

Wykorzystaj czas, który masz teraz, aby zmaksymalizować wydajność w przyszłości, a przekonasz się, że możesz poświęcić dużo więcej swojego dnia na rzeczy, które są najważniejsze. Zawsze są rzeczy, do których możesz zastosować zasadę DRY, więc spójrz na swoje obciążenie pracą i zobacz, co możesz zautomatyzować.

9 codziennych zadań, które możesz zautomatyzować za pomocą Zapier

Oto kilka codziennych zadań, które możesz zautomatyzować bez kodowania w Zapier, aby zaoszczędzić czas i ułatwić życie.

Czytaj dalej

O autorze