Jak korzystać z programu Microsoft Outlook do zarządzania projektami

Jeśli Ty lub Twoja firma korzystacie już z Microsoft Outlook jako aplikacji poczty e-mail, dobrym pomysłem jest użycie go jako pełnoprawnego narzędzia do zarządzania projektami. Po co używać innego rozbudowanego oprogramowania z nieznanym interfejsem, skoro można przypisywać zadania, ustawiać przypomnienia i terminy do list zadań w programie Microsoft Outlook?

Maksymalizacja produktywności jest łatwa w programie Microsoft Outlook. Jest wyposażony w wiele przydatnych narzędzi, które pomagają kategoryzować projekty, oznaczać je i robić wiele więcej. Przyjrzyjmy się wszystkim, co możesz zrobić z Microsoft Outlook jako narzędziem do zarządzania projektami.

1. Przydziel zadania

Jeśli pracujesz z małym zespołem, przypisywanie zadań jest proste i bezproblemowe, gdy korzystasz z programu Microsoft Outlook. Iść do Do zrobienia na lewym panelu i przejdź do Dodaj zadanie.Po dodaniu zadania kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Utwórz nową listę z tego zadania.

Po utworzeniu listy zadań kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz

Udostępnij listę. Będziesz mieć możliwość Utwórz link do zaproszenia dla osób, aby umożliwić ludziom dołączanie i edytowanie tej listy zadań. Ta funkcja jest niezwykle przydatna do sortowania projektów w małym lub średnim zespole.

2. Dodaj alias e-mail

Aktualizacje pracy i komunikacja w ramach projektu mogą zgubić się w natłoku codziennych wiadomości e-mail, które otrzymujesz, nawet jeśli jesteś zbyt ostrożny. Jeden nieodebrany e-mail może prowadzić do opóźnień i wszelkiego rodzaju sprzeciwów. Jednym z prostych sposobów radzenia sobie z tym problemem jest utworzenie aliasu e-mail w programie Microsoft Outlook.

Jest to dodatkowy adres e-mail, który używa tej samej listy kontaktów i ustawień do odbierania wiadomości e-mail. Możesz to zrobić, przechodząc do Dodaj alias i tworzenie nowego adresu e-mail lub używanie istniejącego jako aliasu. Wszystkie e-maile otrzymywane na ten adres byłyby domyślnie umieszczane w specjalnym oprogramowaniu do zarządzania projektami.

3. Tworzyć grupę

Jeśli chcesz informować wszystkich członków projektu o wszystkich aktualizacjach projektu, możesz łatwo utworzyć grupę. Ułatwia to również udostępnianie kalendarzy (więcej o tym później).

Iść do Ludzie na lewym panelu i poszukaj Grupy i stworzyć jeden. Zostaniesz poproszony o dodanie członków, a gdy to zrobisz, zobaczysz identyfikator e-mail grupy, w którym możesz wysyłać wszystkie wiadomości e-mail związane z projektem i uzyskać dostęp do kalendarza grupy. Możesz ustalać nowe wydarzenia, być na bieżąco z nadchodzącymi i wyprzedzać terminy.

4. Udostępnij kalendarze

Nie ma nic lepszego niż bycie na tej samej stronie podczas pracy nad projektem. Widoczność projektu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Dobrym sposobem na zapewnienie tego jest udostępnienie kalendarza projektu, który jest dostępny dla wszystkich członków projektu.

ZWIĄZANE Z: Jak sprawić, by program Outlook był mniej rozpraszający dzięki tym szybkim wskazówkom?

Możesz nie tylko zobaczyć, nad czym pracują inni, ale także skupić się na nadchodzących wydarzeniach i kluczowych wydarzeniach związanych z projektem. Dzięki takiej integracji kalendarza nigdy nie przegapisz ważnych aktualizacji. Teraz możesz udostępnić swój kalendarz swoim kontaktom.

W prawym górnym rogu znajdziesz opcję udostępniania. Możesz także wybrać, aby odzwierciedlać działania kalendarza grupy projektowej, aby były wyświetlane w kalendarzu, aby być na bieżąco.

5. Użyj reguł do prowadzenia projektu

Jeśli chcesz zautomatyzować kilka przyziemnych procesów i przejąć kontrolę nad skrzynką e-mail oraz projektem, nie ma lepszego sposobu na zrobienie tego niż użycie reguł. Aby rozpocząć, wystarczy kliknąć e-mail prawym przyciskiem myszy i przejść do Zaawansowane działania.

Kliknij na Stwórz zasadę z listy rozwijanej. Możesz przenieść istniejącą wiadomość e-mail do wybranego folderu, a jeśli chcesz zrobić więcej, wybierz Więcej opcji.Możesz także dodać akcję i zdecydować, co się stanie za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość od tego adresata.

6. Kategoryzuj wszystko

Kiedy Twoja praca jest zdalna i dużo komunikacji odbywa się przez e-mail, najlepiej jest kategoryzować i oznaczać różne projekty, aby nie przegapić ważnej korespondencji. Możesz kliknąć wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy i wybrać Kategoryzować z listy rozwijanej. Teraz możesz wybrać spośród już dostępnych kategorii lub przystąpić do tworzenia nowej.

Jeśli musisz wprowadzić zmiany w istniejącej kategorii, możesz to zrobić w Zarządzaj kategoriami.

7. Użyj paska wyszukiwania

Jeśli nie wierzysz w kategoryzowanie wszystkiego lub umieszczanie etykiet na swoich e-mailach, możesz po prostu użyć paska wyszukiwania, aby wyszukać e-maile dotyczące projektów. Podaj odpowiednie słowo kluczowe, a za każdym razem znajdzie ono dokładnie to, czego szukasz.

ZWIĄZANE Z: Jak posortować kolorami swój kalendarz programu Outlook

Pasek wyszukiwania umożliwia wyszukiwanie w wybranym folderze lub podfolderze, co znacznie ułatwia zadanie. Oszczędza czas i dużo wysiłku. Co więcej, możesz także przeszukiwać usunięte wiadomości e-mail, historię rozmów lub określić inne szczegóły, takie jak temat, słowo kluczowe i odbiorca, aby znaleźć to, czego szukasz.

8. Twórz nowe foldery, aby odróżnić projekty

Zawsze możesz ustawić nowy folder, który będzie zawierał informacje o projekcie. Gdy to zrobisz, szanse na pomieszanie projektów lub pominięcie ważnych e-maili i terminów zostaną zredukowane do minimum. Kliknij na trzy linie w lewym górnym rogu ekranu i przejdź na koniec listy rozwijanej.

Tam znajdziesz Nowy folder, a utworzenie nowego folderu zajmie Ci mniej niż sekundę.

9. Korzystaj z programów Excel, PowerPoint, Word i OneNote

Microsoft Outlook lub jego wersja internetowa Outlook.com jest osadzony w programach Excel, PowerPoint, Word i OneNote. Ze strony głównej można łatwo uzyskać dostęp do pakietu oprogramowania biurowego firmy Microsoft. Znajdziesz je na lewym panelu i możesz zacząć w mgnieniu oka.

Te integracje pomagają błyskawicznie przygotowywać prezentacje, dodawać notatki, tworzyć arkusze kalkulacyjne i dokumenty — a wszystko to na jednym ekranie.

Microsoft Outlook ułatwia zarządzanie projektami

Idealny dla zdalnych zespołów pracujących online, Microsoft Outlook jest niezwykle przydatny do przydzielania zadań i automatyzacji żmudnych zadań. Gdy masz możliwość tworzenia nowych folderów, podfolderów, aliasów e-mail i sortowania wszystkiego w kategorie, nic nie może się nie udać.

Microsoft Outlook może być przydatny do zarządzania projektami, umożliwiając tworzenie zadań z wiadomości e-mail, tworzenie karteczek samoprzylepnych i tworzenie tablic, dzięki czemu możesz zobaczyć wszystko na pierwszy rzut oka. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami, które jest dostarczane ze znanym interfejsem aplikacji poczty e-mail, możesz być na bieżąco z narzędziami zwiększającymi produktywność w dowolnym miejscu i czasie.

5 najlepszych narzędzi do programu Microsoft Outlook

Brakuje Ci funkcji w programie Microsoft Outlook? Oto kilka narzędzi Outlooka, które dodają przydatne funkcje do Twojej skrzynki odbiorczej!

Czytaj dalej

O autorze