Jak ułatwić współpracę dzięki funkcji historii pakietu Office 2016

Reklama

Był czas, kiedy wspólnie z kimś pracowaliśmy nad dokumentem Worda lub arkuszem kalkulacyjnym Excel oznaczało to, że będziesz musiał przekazywać plik tam iz powrotem, upewniając się, że śledzisz, co się zmieniony. Na szczęście Internet zrobił współpraca w czasie rzeczywistym Praca zespołowa: 10 wskazówek dotyczących efektywnej współpracy online w czasie rzeczywistym Czytaj więcej rzeczywistość.

Jednak nadal mogą pojawić się problemy, gdy nie jest jasne, jakie zmiany zostały wprowadzone w jakim czasie, a nawet kto je wprowadził. Na szczęście funkcja Historia w pakiecie Office 2016 usuwa wszelkie wątpliwości z procesu.

Mając do dyspozycji pełną historię wersji i przydatne informacje o tym, kto co zrobił i kiedy, wkrótce będziesz przekonaj się, że Twoja współpraca jest łatwiejsza niż kiedykolwiek, gdy skorzystasz z tej nowej funkcji.

Współpraca w czasie rzeczywistym

Jeden z najbardziej przydatnych elementy funkcjonalności dodane do Microsoft Office 2016 9 wskazówek, jak dowiedzieć się wszystkiego o pakiecie Office 2016

Microsoft Office 2016 jest wśród nas. Jak opanowujesz najnowszą wersję, aby zwiększyć swoją produktywność? Podpowiadamy Ci najlepsze łącza do nauki pakietu Office. Ukradnij marsz z tymi... Czytaj więcej to opcja współpracy nad dokumentem z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy pracujesz na przeciwległych końcach swojego miejsca pracy, czy na różnych kontynentach, współpraca w czasie rzeczywistym to bezproblemowa metoda upewnienia się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że wszyscy niezbędni użytkownicy mają dostęp do dokumentu, a także w razie potrzeby uprawnienia do edycji. Otwórz plik, nad którym chcesz współpracować, i kliknij Udział w prawym górnym rogu interfejsu użytkownika pakietu Office.

Zostaniesz poproszony o zapisanie kopii dokumentu w lokalizacji online, aby inni użytkownicy mieli do niego dostęp, a następnie możesz zacząć zapraszać innych użytkowników do edycji, wprowadzając ich adresy e-mail. Pamiętaj, że możesz przyznać im uprawnienia do przeglądania dokumentu bez wprowadzania zmian, jeśli jest to preferowane — jeśli jednak planujesz współpracować, będą musieli mieć możliwość edycji.

Zaproszeni współpracownicy otrzymają wiadomość e-mail z linkiem, który pozwoli im: otwórz dokument w Word Online Aktualizacje Word Online z komentarzami, ulepszeniami list i przypisamiOdpowiedź firmy Microsoft na Dokumenty Google została zaktualizowana i zawiera komentarze, ulepszenia list i notatki. Czytaj więcej . Alternatywnie możesz użyć Uzyskaj łącze do udostępniania możliwość uzyskania bezpośredniego linku do dokumentu, który możesz rozpowszechniać w dowolny sposób.

Gdy nad dokumentem pracuje więcej niż jeden użytkownik, jego pozycja na stronie jest oznaczona kolorową ikoną. Najechanie kursorem na tę ikonę spowoduje jej rozwinięcie, dzięki czemu możesz zobaczyć, do którego użytkownika się odnosi. Możesz także sprawdzić, kto jest aktywny w dokumencie w dowolnym momencie, używając Udział płyta.

Jeśli ktoś inny wprowadzi zmianę lub doda zawartość do dokumentu, zostanie ona automatycznie wyróżniona w widoku pliku dla wszystkich innych osób.

Praca w ten sposób może oszczędzić wiele frustracji, jeśli kilka osób musi wprowadzić zmiany w tym samym dokumencie, ponieważ usuwa potencjalnie niechlujna historia wersji, która może czasami wystąpić, gdy te same pliki są przekazywane od jednej osoby do inne. Jednak dzięki sposobowi współpraca w czasie rzeczywistym naprawdę wchodzi w grę Biuro 2016 Uaktualnij do Office 2016 za darmo już dziś z subskrypcją Office 365Microsoft Office 2016 dla Windows wylądował i oferuje wiele inteligentnych nowych funkcji. Jeśli masz subskrypcję Office 365, możesz ją teraz pobrać bezpłatnie, a poniżej pokażemy Ci, jak to zrobić. Czytaj więcej śledzi historię dokumentu.

Historia śledzenia w pakiecie Office 2016

Aby wyświetlić historię pojedynczego dokumentu w dowolnym programie pakietu Office 2016, przejdź do Plik > Historia. Pamiętaj, że ta funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników z dostępem do OneDrive dla Firm lub SharePoint. Jeśli nie należysz do tej grupy, możesz użyć Funkcja śledzenia zmian Jak współpracować ze śledzeniem zmian w programie Microsoft Word Czytaj więcej zamiast tego (patrz poniżej).

Powinieneś zobaczyć panel Historia otwarty po prawej stronie ekranu. Wyświetlone zostaną wszystkie poprzednie wersje dokumentu, a także nazwa użytkownika, który wprowadził zmiany, a także godzina i data ostatniej modyfikacji tej iteracji pliku.

Kliknięcie poszczególnych wersji otworzy tę iterację dokumentu, co może być bardzo przydatne, jeśli zdecydujesz, że coś poszło nie tak w miarę postępu projektu. Masz również możliwość porównania różnych wersji w interfejsie zaprojektowanym, aby pomóc w jak najłatwiejszym rozróżnieniu dwóch dokumentów.

Różnice między historią a śledzeniem zmian

Nowa funkcja historii pod wieloma względami zastępuje funkcję śledzenia zmian — chociaż obie są obsługiwane w pakiecie Office 2016.

W swoim czasie śledzenie zmian było ogromną pomocą, gdy dokumenty były przekazywane od jednego użytkownika do drugiego, ale w rzeczywistości ten rodzaj przepływu pracy znacznie się zmienił w ostatnich latach. Wzrost Oprogramowanie internetowe, takie jak Word Online Nie płać za Microsoft Word! 4 powody, aby zamiast tego korzystać z Office OnlineMicrosoft Office Online oferuje bezpłatne internetowe wersje programów Word, Excel i PowerPoint. Oto dlaczego powinieneś spróbować już dziś. Czytaj więcej , nie wspominając o tym, że przechowywanie w chmurze jest powszechnie dostępne i powszechnie używane, zasadniczo zmieniło sposób udostępniania dokumentów.

Funkcjonalność Śledź zmiany jest w dużej mierze obsługiwana automatycznie przez funkcję Historia, więc nie ma powodu, aby ją włączać lub wyłączać, chyba że jest to Twoje osobiste preferencje. Nadal możesz chcieć przejść do Przejrzeć aby wstawić komentarze tam, gdzie to konieczne.

Jednak opcje współpracy zawarte w pakiecie Office 2016 oferują również wiele innych sposobów kontaktowania się ze współpracownikami. Najechanie kursorem na czyjeś imię w Udział umożliwi dostęp do wszelkich informacji kontaktowych dodanych do profilu konta Microsoft.

Chociaż nie ma powodu, aby przestać korzystać ze śledzenia zmian, jeśli wolisz, wydaje się jasne, że funkcja Historia jest przygotowywana, aby całkowicie zastąpić jej funkcjonalność. Na razie obie opcje są dostępne, ale wydaje się bardziej niż prawdopodobne, że Microsoft będzie stopniowo wycofywać śledzenie zmian lat, ponieważ jego cel wydaje się lepiej w połączeniu z rosnącym naciskiem na współpracę online podczas korzystania z Kancelarii zestaw.

Czy masz wskazówkę, jak użytkownicy pakietu Office mogą lepiej współpracować z kolegami? A może masz problem z integracją funkcji Historia ze swoim przepływem pracy? Aby poprosić o pomoc lub podzielić się własną wiedzą, odwiedź sekcję komentarzy poniżej.