5 sposobów na pokonanie najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem zadaniami

Każdy projekt składa się z szeregu zadań, które musisz ukończyć na czas. Właściwe zarządzanie zadaniami to zarządzanie projektami od koncepcji do realizacji. Niezależnie od tego, czy jesteś częścią zespołu pracującego w biurze, czy w domu, proces zarządzania zadaniami może sprawić, że zmierzysz się z typowymi wyzwaniami.

Poznaj pięć typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zadaniami, z którymi Ty i Twój zespół możecie się zmierzyć i jak możecie je pokonać za pomocą narzędzi.

1. Brak widoczności postępu zadania

Jednym z warunków terminowego wykonania zadania i udanej współpracy jest widoczność postępu zadania. Bez tego administrowanie zadaniami staje się wyzwaniem dla każdego zespołu. Możesz oczekiwać szybkiego rozwiązania każdego problemu tylko dzięki zapewnieniu przejrzystości postępu zadań.

Dzięki tablicom Kanban możesz stworzyć wizualny przegląd przepływu pracy w projekcie. Trello to aplikacja tablicowa Kanban, która pozwala usprawnić wszystkie zadania, identyfikując wąskie gardła w procesie. Ta aplikacja nie tylko umożliwia dostęp do postępów zadań, ale także pozwala podejmować zdecydowane działania, aby utrzymać w ruchu długo oczekujące zadania.

Korzystanie z narzędzia Wykres Gantta to kolejny przydatny sposób śledzenia postępu zadań. Z Agantty aplikacja, członkowie zespołu mogą odpowiednio synchronizować swoje zadania. Pozwala także przypisywać i delegować zadania do dostępnych zasobów.

Związane z: Najlepsze bezpłatne aplikacje wykresów Gantta do zarządzania projektami

2. Uzależnienie od poczty elektronicznej utrudnia pracę

Przejrzysta komunikacja jest niezbędna dla każdego zespołu, aby wykonać zadania w wyznaczonym czasie i z pełną wydajnością. Chociaż e-mail jest popularnym sposobem komunikacji między członkami zespołu, pełne uzależnienie od poczty e-mail może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego i ograniczyć produktywność.

Jeśli chodzi o zespół, jednym z największych wyzwań związanych z zarządzaniem zadaniami jest utrzymanie wszystkich na tej samej stronie poprzez przekazywanie wymaganych wiadomości. Tutaj komunikowanie się co i jak – jedno i drugie staje się kluczowe. Jeśli ktoś spędza więcej czasu na sprawdzaniu, pisaniu i odpowiadaniu na e-maile niż na produktywnych zadaniach, cel komunikacji e-mailowej zawiedzie.

Z MeisterTask, możesz scentralizować proces udostępniania informacji przez członków zespołu. Możesz ułatwić lepszą komunikację w zespole, dodając opis zadania, załączniki, dziennik zmian zadania i komentarze w samym zadaniu. Te funkcje sprawiają, że zadanie jest interaktywne i możliwe do śledzenia.

Śledząc projekt, możesz pozostać na bieżąco i uzyskać wszystkie niezbędne informacje. Możesz szybko odpowiadać na wszelkie zmiany zadań za pomocą emotikonów i otrzymywać powiadomienia e-mail o takich zmianach.

3. Brak uporządkowanych raportów wydajności

Aby poznać wydajność i produktywność swojego zespołu, konieczne jest uzyskanie pełnego przeglądu wydajności każdego członka zespołu. Bez odpowiedniego wglądu nikt nie może wiedzieć o postępie zadania. Tylko uporządkowany raport może wygenerować wgląd w cały proces, przez który przechodzi zespół.

Takie raporty oferują nie tylko cenny wgląd w zadania i projekty. W łatwy do zrozumienia sposób prezentują też zbierane informacje. Gdy masz pełny obraz w jednym miejscu, podejmowanie działań w celu poprawy wydajności zadań staje się bezproblemowe.

Raporty strukturalne pozwalają również generować różne statystyki przy użyciu kluczowych danych i dostosowywać sposób wyświetlania szczegółów. Możesz skorzystaj z funkcji uniwersalnego raportowania Asana aby uzyskać wykresy graficzne i wykresy dotyczące wydajności Twojego zespołu. Za pomocą kilku kliknięć możesz sprawdzić w czasie rzeczywistym stan produktywności swojego zespołu.

Każdy członek zespołu może stworzyć swój pulpit nawigacyjny produktywności za pomocą tego narzędzia, które będzie wizualnie przedstawiać wskaźniki wydajności. Poszczególne osoby mogą udostępniać raporty tylko do odczytu współpracownikom wewnętrznym i zewnętrznym. Dostosowywanie raportów jest również łatwe, ponieważ możesz dodawać różne filtry, wybierać typy wykresów i przypisywać osobny kolor do każdego projektu.

4. Brak bezproblemowej automatyzacji

We współczesnym świecie biznesu znaczenie automatyzacji zadań ma ogromne znaczenie. Bez tego zarządzanie zadaniami i ukończenie projektu na czas będzie trudne. Brak automatyzacji może również prowadzić do problemów z wydajnością w zespole i powolnego wykonywania zadań.

Dlatego powinieneś używać różnych narzędzi do automatyzacji zadań i oszczędzić zespołowi czasu na ręczne wykonywanie tych zadań. Wybierając narzędzia do automatyzacji, upewnij się, że mają one więcej zalet niż wad, takich jak stroma krzywa uczenia się, spowolnienie systemu i nadmierne zużycie czasu.

Jeśli chodzi o automatyzację, możesz korzystać z dowolnej liczby narzędzi w zależności od zakresu pracy. Oprócz odciążenia zespołu inteligentna automatyzacja pozwala skupić się na ważnych zadaniach. Korzystając z wielu narzędzi do automatyzacji, możesz skorzystać z pomocy Zapier w celu bezproblemowej integracji między aplikacjami.

Niektóre z popularnych integracji obsługiwanych przez Zapier to:

• Arkusze Google i Toggl: Użyj do zarządzania projektami dla zespołów zdalnych i hybrydowych.
• ClickUp i TimeDoctor: służy do śledzenia godzin produktywnych i zarządzania zadaniami.
• Trello i Jira: służy do śledzenia problemów podczas zarządzania zadaniami za pomocą narzędzia w stylu Kanban.
• Asana i HubSpot: Służy do synchronizacji oprogramowania CRM z narzędziem do zarządzania projektami.
• ClickUp i Jira: służy do śledzenia i rozwiązywania problemów podczas monitorowania zadań.

Związane z: Integracje Zapier, które zautomatyzują proces zarządzania zadaniami

5. Radzenie sobie z pełzaniem zakresu

Pełzanie zakresu jest powszechnym wyzwaniem w zakresie zarządzania zadaniami, przed którym stoją zespoły. Odnosi się do zmian w wymaganiach projektowych od tego, co zdecydowałeś podczas rozpoczynania projektu. Zmiany te mają wpływ zarówno na cel, jak i rezultaty projektu.

Planując projekt i przydzielając zadania członkom, musisz być świadomy pełzania zakresu. Niezależnie od branży, możesz temu zapobiec poprzez ocenę ryzyka i świadomość podczas mapowania projektu.

Każdy projekt wiąże się z pewnym ryzykiem, a posiadanie planu awaryjnego od samego początku może uchronić Cię przed każdą nieoczekiwaną sytuacją. Ponadto ciągła ocena ryzyka podczas cyklu życia projektu również pomoże Ci zarządzać ryzykiem. Używając poniedziałek.com, możesz taktownie poradzić sobie ze pełzaniem zakresu w swoich projektach.

Rejestr ryzyka projektowego tej aplikacji umożliwia zlokalizowanie, ocenę i zaplanowanie ewentualnego incydentu, dzięki czemu można ograniczyć ryzyko. Korzystanie z jego Szablon planowania sprintu Scrum, możesz sprawić, że Twój zespół będzie skoncentrowany na konkretnych zadaniach i celach. ten Śledzenie zarządzania zmianami tego narzędzia pozwala nakreślić i śledzić plany zarządzania zmianą.

Rozwiązane problemy z zarządzaniem zadaniami

Problemy z zarządzaniem zadaniami mogą skutkować opóźnieniami projektów i niezadowoleniem klientów. Bądź świadomy potencjalnych problemów, które możesz napotkać w związku z zarządzaniem zadaniami.

Ponieważ w tym artykule omówiono wyzwania i ich realne rozwiązania, możesz teraz podjąć niezbędne działania, aby uniknąć takich problemów, aby zapewnić płynne zarządzanie projektami.

8 najlepszych darmowych alternatyw asan do zarządzania projektami

Szukasz alternatywy dla Asany? Wypróbuj te bezpłatne narzędzia, które pozwolą Ci efektywnie zarządzać projektami.

Czytaj dalej

O autorze