Jak poprawić zarządzanie czasem dzięki funkcji opóźnionego dostarczania programu Outlook

Czasami będziesz musiał wysłać informacje lub aktualizacje zadań pocztą e-mail, ale nie jest to odpowiedni czas. Zamiast zakłócać przepływ pracy i odkładać go na później, możesz skorzystać z funkcji opóźnienia dostarczania programu Outlook i być mądrym w kwestii wyników.

Co to jest opóźnienie dostarczania programu Outlook?

Funkcja opóźnionego dostarczania programu Outlook pozwala zdecydować, kiedy konkretna wiadomość e-mail ma zostać wysłana do odbiorców, zamiast wysyłać ją natychmiast. To przydatne narzędzie, które zapewni Ci spokój ducha bez naruszania harmonogramu.

Aby skorzystać z funkcji opóźnionego dostarczenia, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij nowy e-mail.
2. Po napisaniu wiadomości e-mail i wprowadzeniu odbiorców przejdź do Opcje patka.
3. Kliknij Opóźniona dostawa.
4. Pod Opcje dostawy, kliknij pole wyboru obok Nie dostarczaj wcześniej.
5. Wybierz Czas oraz Data że chcesz, aby Twój e-mail został wysłany.
6. Kliknij Blisko.
7. W e-mailu kliknij Wysłać.

Pomimo kliknięcia Wysłać, Twój e-mail nie zostanie wysłany do określonej godziny i daty. Teraz spójrzmy, dlaczego możesz chcieć go użyć.

Dwuminutowa reguła zadania

Zasada dwuminutowego zadania mówi, że jeśli masz w swoim planie zadanie, którego wykonanie zajmie ci tylko dwie minuty, powinieneś zrobić to teraz, zamiast umieszczać je na liście rzeczy do zrobienia. Jest to szybkie i łatwe narzędzie do ustalania priorytetów, ale nie uwzględnia tego, co dzieje się dalej.

Jeśli dwuminutowe zadanie to wiadomość e-mail, którą musisz wysłać, możesz otrzymać odpowiedzi, na które nie masz czasu, a to i tak trafi na Twoją listę rzeczy do zrobienia. Aby tego uniknąć, możesz użyć opcji Opóźnienie dostawy, aby ukończyć zadanie i wysłać je, gdy wiesz, że masz miejsce w swoim dniu pracy, aby zająć się odpowiedziami.

Związane z:Jak zoptymalizować listę rzeczy do zrobienia, aby być bardziej wydajnym?

Możesz nawet zaznaczyć pole wyboru obok Użyj przycisków do głosowania na Opóźniona dostawanieruchomości okno, jeśli chcesz otrzymać proste odpowiedzi od kolegów, takie jak AZgadzam się, Nie zgadzam się, Może.

Wysyłanie ogłoszeń

Może być konieczne ogłoszenie za pośrednictwem poczty e-mail, które należy wysłać w określonym czasie. Być może czekasz na konkretną datę lub termin iw tym czasie będziesz poza biurem lub na urlopie.

Zamiast marnować czas na wysyłanie go do współpracownika lub wysyłanie go przedwcześnie, Opóźniona Dostawa może to zrobić za Ciebie bez konieczności logowania się. Potem, kiedy wrócisz do biura, wszyscy będą już na bieżąco. Na Właściwości opóźnienia dostawy, masz również możliwość wybrania Znaczenie lista rozwijana, z możliwością wyboru Wysoki niski, oraz Normalna.

Związane z: Wyodrębnij i pobierz wiele załączników do wiadomości e-mail zbiorczo

Zarządzanie czasem odpowiedzi

Szybkie i skuteczne wykonywanie zadań jest świadectwem Twoich umiejętności; niestety menedżerowie i koledzy często z tego korzystają, wysyłając więcej pracy na swój sposób. Jeśli nie chcesz zmieniać sposobu pracy, możesz opóźnić e-maile, aby sprostać oczekiwaniom innych osób co do Twojej dostępności.

Alternatywnie, jeśli chcesz wysłać kilka aktualizacji dotyczących projektu, możesz kliknąć przycisk zaznaczyć pole obok Wygasa po, która spowoduje przekreślenie tytułu wiadomości po upływie daty ważności. Dzięki temu dowiesz się Tobie i Twoim współpracownikom, że ten e-mail nie jest już aktualny i możesz go usunąć w razie potrzeby.

Związane z: Umiejętności samodzielnego zarządzania, które należy nabyć w celu osiągnięcia produktywności osobistej i zawodowej

Opóźnij, aby lepiej zarządzać swoim czasem

Praktykowanie dobrego zarządzania czasem oznacza czasami opóźnienie aktualizacji i odpowiedzi, aby wyprzedzić pośpiech, i może popchnąć Cię od reaktywnej pracy do proaktywności.

Zasadniczo korzystanie z opóźnionego dostarczania w programie Outlook zapewnia kontrolę nad reakcją, jednocześnie zachowując spokój, wiedząc, że zadanie zostało ukończone.

Jak odwołać wysłaną wiadomość e-mail w programie Outlook

Czy zdarzyło Ci się kiedyś nacisnąć przycisk „Wyślij” i chwilę później tego żałować? Wszyscy tam byliśmy, żałując, że nie możemy cofnąć wysyłania. Pokażemy Ci, jak przywołać wiadomość e-mail w Outlooku lub opóźnić wysłanie w Gmailu.

Czytaj dalej

O autorze