9 najlepszych sposobów zarządzania zespołem w Microsoft Teams

Dzięki usłudze Microsoft Teams członkowie zespołu zdalni mogą bezproblemowo współpracować i zwiększyć produktywność.

Jednak lider zespołu musi nadzorować korzystanie z tej platformy, aby zapobiec nieoczekiwanym okolicznościom, takim jak wyciek danych i nieautoryzowany dostęp. Dowiedz się, jak zarządzać Microsoft Teams dla zespołów zdalnych.

1. Tworzenie zespołu i strategia nazewnictwa

Wszyscy główni interesariusze powinni być w stanie stworzyć nowy zespół w Microsoft Teams. Ale ta funkcja nie powinna być dostępna dla wszystkich. Ogranicz uprawnienia do tworzenia zespołu do administratorów, menedżerów lub osób, które potrzebują dostępu.

Jeśli nie znasz celu lub funkcji zespołu, zarządzanie nimi staje się trudne. Dlatego miej skuteczną konwencję nazewnictwa w usłudze Azure Active Directory.

Konwencja nazewnictwa odnosi się do spójnego stylu lub struktury nazewnictwa, której będzie przestrzegać każdy zespół. Ten styl nazewnictwa pomoże ci poznać opis zespołu, funkcję, region geograficzny, nazwę twórcy itp.

2. Zdefiniuj cykl życia danych i wiadomości

Posiadanie dostosowanej do potrzeb polityki przechowywania danych jest niezbędne dla każdego zespołu. W ten sposób możesz zapisać wiadomości przez określony czas, a teksty automatycznie znikną po tym czasie, gdy nie będziesz ich potrzebować. Przeanalizuj swoje projekty i odpowiednio ustaw czas przechowywania wiadomości.

Powinieneś zastosować ten sam proces do danych swojego zespołu, definiując cykl życia. Zgodnie z Microsoft cykl rozpoczyna się, gdy tworzysz zespół i konfigurujesz kanał. Środek cyklu to aktywna współpraca zespołu. Koniec cyklu oznacza, że ​​zespół osiągnął kres życia po wykonaniu zamierzonych zadań.

3. Reguluj dostęp zewnętrzny

Domyślne ustawienie Microsoft Teams umożliwia członkom zespołów z innych organizacji dostęp do danych komunikacyjnych. Umożliwia także organizowanie spotkań z podmiotami zewnętrznymi korzystającymi z aplikacji Teams lub Zoom.

Związane z: Najlepsze wirtualne tła Zoom na każde spotkanie

Używaj tego ustawienia ostrożnie, aby kontrolować, kto ma dostęp do danych Twojej organizacji. Możesz umieścić konkretną domenę na liście zablokowanych lub odblokować niektóre domeny, aby kontrolować dostęp.

Podczas gdy dostęp zewnętrzny jest dla innych członków organizacji, dostęp gościa odnosi się do umożliwienia osobom spoza firmy dostępu do danych zespołu. Jeśli Twoja praca obejmuje ścisłą współpracę z klientami lub partnerami zewnętrznymi, możesz włączyć tę funkcję w ograniczonym zakresie.

4. Wymyśl zasady dotyczące spotkań i SMS-ów

Microsoft Teams to platforma do profesjonalnej komunikacji, a im mniej osobistego, tym lepiej. Twórz zasady dotyczące wiadomości i spotkań zgodnie ze standardami organizacyjnymi.

Kontroluj lub zabraniaj używania naklejek, GIF-ów i memów, które nie są profesjonalne. Możesz także zezwolić systemowi oceny treści na zlokalizowanie irytujących treści.

Możesz również zezwolić użytkownikom na edytowanie lub usuwanie dowolnej wysłanej wiadomości, ale pamiętaj, że może być konieczne odtworzenie oryginalnej wiadomości. Możliwe jest również nagrywanie i transkrypcja spotkań Teams.

Należy jednak wziąć pod uwagę te funkcje zgodnie z polityką firmy, a jeśli zdecydujesz się wykonać te czynności, wyraźnie poinformuj wszystkich uczestników. Należy również zapewnić bezpośredni dostęp do spotkań tylko członkom zespołu, a goście powinni dołączać po zatwierdzeniu.

5. Reguluj integracje aplikacji innych firm

Jako lider zespołu powinieneś być zadowolony z bezproblemowej integracji innych firm w Microsoft Teams. Ale fakt, że każdy członek może zintegrować obsługiwaną aplikację, może być dla Ciebie kwestią niepokojącą. Musisz dbać o czystość i bezpieczeństwo kanałów Microsoft Teams.

W tym celu należy zezwolić na integrację tylko określonej listy aplikacji innych firm. Możesz odwiedzić Strona Zarządzaj aplikacjami centrum administracyjnego Microsoft Teams, aby zarządzać aplikacjami Teams, które chcesz zezwolić swoim współpracownikom. Tam możesz również modyfikować środowisko aplikacji innych firm dla poszczególnych użytkowników.

6. Kontrola połączeń i wiadomości

Administratorzy Microsoft Teams mogą sprawdzać i przeprowadzać audyt historii połączeń dowolnego członka z ostatnich 30 dni. Możesz użyć danych historii połączeń danej osoby, ruchu, zestawu słuchawkowego, jakości sieci itp., aby rozwiązać problemy z komunikacją, z którymi się stykają.

Związane z: Microsoft Teams kontra Miejsce pracy z Facebooka: którego powinieneś użyć?

Możesz również uzyskać dostęp do danych trendów jakości połączeń z ostatnich 90 dni w starszym portalu Skype dla firm, aby uzyskać przegląd wydajności sieci.

7. Ustaw regułę klasyfikacji danych

Kategoryzacja danych to metoda, która dostarcza kluczowych informacji na temat poziomu wrażliwości danych. Dzięki tej klasyfikacji możesz poznać lokalizację danych wrażliwych, ich czynniki ryzyka oraz sposób, w jaki członkowie zespołu korzystają z danych. Aby łatwo poznać te informacje dzięki kategoryzacji, ustaw schemat klasyfikacji danych.

Ten zestaw zasad jasno wyjaśni dostępne opcje użytkownikom końcowym. Dlatego ustal zasady w łatwym do zrozumienia języku. Zastosuj reguły klasyfikacji dla wszystkich zespołów firmy Microsoft.

Po utworzeniu schematu klasyfikacji możesz również tworzyć i wdrażać zapobieganie utracie danych (DLP), etykiety przechowywania itp.

Członkowie Twojego zespołu potrzebują swobody włączania nowych zasobów, ale nie powinno to za wszelką cenę zagrażać bezpieczeństwu danych. Możesz zaoferować realne rozwiązanie tego problemu, dostosowując ustawienia bezpieczeństwa Microsoft Teams zgodnie z poziomami poufności projektu.

W zależności od celu danych możesz nawet dodać więcej ograniczeń, takich jak wyłączenie udostępniania linków. Ponieważ usługa Teams to ujednolicona platforma zintegrowana z innymi aplikacjami platformy Microsoft 365, musisz przejść przez różne poziomy autoryzacji w celu wykonania konfiguracji w wielu centrach administracyjnych.

Zarządzając ustawieniami, weź pod uwagę krytyczność każdego zespołu, aby wymyślić odpowiednie ustawienia.

9. Trenuj swój zespół zgodnie z zasadami MS Teams

Jest mało prawdopodobne, że jeden członek zespołu sam znajdzie najlepszy sposób na maksymalne wykorzystanie Microsoft Teams. Dlatego musisz współpracować, aby odkrywać i rozwijać się za pomocą tej platformy. Niezależnie od tego, czy Twój zespół ma zamiar używać usługi Teams po raz pierwszy, czy minęło już trochę czasu, pomocna będzie regularna sesja szkoleniowa.

Tam ludzie mogą dzielić się swoimi doświadczeniami z Microsoft Teams z innymi. Mogą również porozmawiać o wszelkich wcześniejszych problemach z Teams i o tym, jak skutecznie radzą sobie z tymi problemami. Możesz także zanotować ich sugestie i wdrożyć te możliwe.

Bezproblemowa współpraca zespołowa

Odpowiednie wykorzystanie narzędzi jest kluczem do sukcesu każdego zespołu lub projektu. Dlatego obowiązkiem lidera zespołu jest egzekwowanie zestawu reguł, które organizują sposób, w jaki członkowie komunikują się i współpracują.

Powyższe wskazówki pomogą Ci upewnić się, że Twój zespół używa aplikacji Teams do wydajnej komunikacji w zespole.

7 wskazówek i narzędzi do komunikacji z klientami i zespołami w czasie rzeczywistym

Niezależnie od tego, czy jesteś pełnoetatowym, czy freelancerem, umiejętność komunikowania się w sprawach związanych z pracą pomaga zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Dowiedz się więcej!

Czytaj dalej

O autorze