Jak poprawić organizację, stosując miękkie terminy

Terminy do dotrzymania to dla większości z nas codzienność. Może się zdarzyć, że masz do wykonania zadanie na studia, projekt w pracy lub zeznanie podatkowe do wypełnienia; tak czy inaczej, wszystkie mają datę końcową, do której dążysz.

W większości terminy wywierają presję na wykonanie zadań. Jeśli jednak chcesz wykorzystać to na swoją korzyść i lepiej zorganizować swój czas, miękkie terminy mogą być sztuczką.

Różnica między miękkimi i sztywnymi terminami

W większości przypadków wyznaczane są nam terminy; Twój szef lub korepetytor wyznacza Ci datę ukończenia pracy, która jest ostateczna i po tym czasie nie możesz dokonywać żadnych poprawek. To trudny termin i konsensus jest taki, że jeśli go nie dotrzymasz, poniosą konsekwencje.

Ostatecznie wszystko wymaga sztywnego terminu, ponieważ oznacza to, że wszystko jest skończone i musi być punkt, w którym praca dobiega końca. Zapewniają ci jasne oczekiwania od przełożonego i dają ci autonomię w wykorzystywaniu tych ram czasowych w sposób, który uważasz za słuszny.

Ludzie wykonują więcej pracy, gdy są pod presją, a terminy to świetny sposób na wykorzystanie tego zjawiska. Dlatego ludzie będą wykonywać więcej pracy w ostatnich dniach lub godzinach w okresie poprzedzającym datę zakończenia. Na przykład, jeśli musisz przesłać zadanie za dwa miesiące, prawdopodobnie nie wykonasz dużo pracy w tym pierwszym miesiącu.

Związane z: Wskazówki, jak unikać zwlekania i dotrzymać terminów

Dlatego twarde terminy mogą być bezproduktywne; bez wystarczającej presji możesz stracić cenny czas i pospiesznie zakończyć pracę w ostatniej chwili, zaniedbując inne obowiązki. Może to być również stresujące.

Z drugiej strony, miękkie terminy są ustalane przed terminem twardym, z założeniem, że zrealizujesz swój projekt z zapasem czasu. Na przykład, jeśli ostateczny termin przypada za dwa miesiące, miękki termin może być trzy tygodnie wcześniej.

Możesz tworzyć własne osobiste terminy, a korzystanie z tego podejścia zapewnia wystarczającą ilość energii, aby wykonać pracę bez stresu w ostatniej chwili.

Korzyści z używania miękkich terminów

Ustalenie miękkiego terminu nie oznacza, że ​​zadziała on automatycznie. Abyś mógł z nich skorzystać, musisz się do tego zaangażować. Nie ma sensu ich ustalać, jeśli zamierzasz je lekceważyć na rzecz sztywnego terminu.

Jednak prawidłowo wykonane terminy osobiste mogą przynieść wiele korzyści:

• Lepsze zarządzanie czasem i mniej marnowanego czasu
• Większa odpowiedzialność za inne obowiązki
• Lepsza organizacja Twoich projektów
• Poczucie własności nad swoim czasem i pracą
• Buduje pewność siebie
• Szybsze osiągnięcie z czasem na kreatywne myślenie

Związane z: Sposoby wykorzystania techniki mapowania myśli do wykładniczej produktywności

Po dotrzymaniu miękkiego terminu masz czas na wprowadzenie poprawek i dopracowanie swojej pracy z dużą ilością czasu, zanim będzie musiała zostać przekazana. Dodatkowo będziesz mieć możliwość złożenia go, gdy będziesz zadowolony z wyniku, i załatwienia wszelkich innych pilnych sytuacji, które się pojawią.

Jak skutecznie ustalać miękkie terminy?

Jak więc ustalić miękki termin? Najważniejsze jest, aby mieć na uwadze realistyczne ramy czasowe, o których wiesz, że będziesz w stanie niezawodnie się spotkać. Musisz również upewnić się, że nie zbliża się zbyt blisko trudnego terminu.

Idealnym parametrem do ustalenia miękkiego terminu jest odjęcie 25% czasu od sztywnego terminu, ale może się to różnić w zależności od własnych ograniczeń. Kilka rzeczy do rozważenia to:

• Jeśli masz inne projekty do wykonania i jak duże jest Twoje inne obciążenie pracą
• Jak daleko jest do napiętego terminu?
• Jaki jest twój najlepszy punkt na presję produkcyjną
• Jeśli pracujesz nad projektem z innymi ludźmi, jak możesz to obejść?
• Jak duży lub mały jest Twój projekt

Gdy już uzyskasz te odpowiedzi, możesz wskazać najbardziej praktyczną datę ukończenia kursu i zacząć.

Aby zagwarantować, że będziesz trzymać się swojego osobistego celu, powinieneś zrobić zestawienie tego, jak sobie z tym poradzisz. Trello jest idealną aplikacją do tego celu, ponieważ wykorzystuje prosty układ tablicy, który można manipulować w celu dopasowania do własnych potrzeb.

Po utworzeniu przestrzeni roboczej Trello otwórz Pasek boczny i pod Twoje tablice, Kliknij Plus podpisać się do Utwórz nową tablicę. Możesz zacznij od szablonu, ale pusta tablica jest w porządku.

Po nazwaniu i utworzeniu tablicy będziesz musiał podzielić swój czas między teraz a miękkim terminem na tygodnie, tworząc Nowa lista za każdy tydzień masz:

1. Kliknij Dodaj kolejną listę
2. Na pierwszej liście, gdzie jest napisane Wpisz tytuł listy, rodzaj Tydzień 1
3. Powtórz te kroki dla liczby tygodni, które masz w swoim harmonogramie

Związane z: Kreatywne sposoby pełnego wykorzystania Trello

Teraz możesz zacząć kreślić, jakie aspekty projektu będziesz realizować w każdym tygodniu. Aby to zrobić, wybierz Dodaj kartę poniżej tygodnia, który chcesz, Wpisz tytuł tej karty i kliknij Dodaj kartę.

Podziel każdy etap projektu, nad którym musisz popracować. Na przykład, jeśli podążasz za trzytygodniowym harmonogramem, pierwszy tydzień powinien być przeznaczony na planowanie i generowanie pomysłów, drugi powinien być przeznaczony do realizacji tych planów i projektów, a trzeci powinien być przeznaczony do strojenie.

Jeśli chcesz przechowywać całą swoją pracę w jednym miejscu, możesz przesłać pliki na każdą kartę utworzoną w Trello, klikając kartę, którą chcesz edytować i wybierając Załączniki. Możesz także tworzyć Listy kontrolne i dodaj Daktyle, jeśli to pomoże.

Wykorzystaj terminy na swoją korzyść

Teraz masz swój miękki termin, możesz spać spokojnie, wiedząc, że praca została wykonana z zapasem czasu. Najlepsze jest to, że teraz masz wybór, co zrobić z tą dodatkową przestrzenią.

Wykorzystywanie miękkich terminów jako regularnej praktyki w pracy umożliwia lepszą organizację, a na wypadek, gdyby jakiekolwiek problemy pojawiły się w ostatnich dniach lub godzinach, już jesteś objęty.

Jak uporządkować swoje listy rzeczy do zrobienia za pomocą elementów akcji

Używając czynności do wykonania na listach rzeczy do zrobienia, możesz przekształcić złożone zadania w łatwo osiągalne i zwiększyć produktywność projektu.

Czytaj dalej

O autorze