5 aplikacji oszczędzających czas, aby mieć lepsze spotkania zarówno online, jak i offline

Pracujący profesjonaliści nie mogą uciec przed spotkaniami. Czy to wirtualnie, czy osobiście, możesz wydajniej i wydajniej spędzać czas, korzystając z odpowiednich narzędzi do organizowania spotkań i zarządzania nimi.

Zasady prowadzenia spotkania pozostają takie same, niezależnie od tego, czy odbywa się to w sali konferencyjnej, czy używanie Zoom do spotkań online. Musisz ustalić agendę, mieć jasny plan działania, mieć przepływ interakcji lub pytań i odpowiedzi oraz poświęcić minuty na dalsze działania. Te bezpłatne aplikacje pomogą Ci to wszystko zrobić, online i offline.

1. Hiperkontekst (Internet): bezpłatne szablony spotkań i przystawki do konwersacji

Jeśli Twoje spotkania zbyt często wychodzą z toru, potrzebujesz Hiperkontekstu. Jest to aplikacja towarzysząca spotkaniom dla menedżerów, która zapewnia bezpłatne szablony i elementy wprowadzające do konwersacji zarówno w przypadku spotkań indywidualnych, jak i spotkań zespołowych. Postępuj zgodnie ze scenariuszem, a nigdy nie zboczysz z kursu ani nie przegapisz czegoś ważnego.

Po zalogowaniu zsynchronizuj kalendarz i utwórz nowy obszar roboczy. Każdy obszar roboczy ma kilka szablonów do spotkań indywidualnych lub zespołowych, takich jak przeglądy tygodniowe i miesięczne, zdalne spotkania indywidualne lub spotkania zespołu, przeglądy wyników, check-in, spotkania standup, scrum, zarządzanie projektami, planowanie kwartalne itp na.

W każdym szablonie zobaczysz serię pytań lub punktów agendy z zaplanowanymi przedziałami czasowymi. Możesz je edytować według własnego uznania. Podczas spotkania możesz dodać „Następne kroki” do każdego elementu, tworząc dla siebie listę rzeczy do zrobienia. Możesz również zaprosić współpracowników do obszaru roboczego do współpracy nad tymi elementami akcji. To trochę jak sporządzanie protokołów ze spotkań.

Konta Pro zapewniają dodatkowe funkcje, takie jak śledzenie kolejnych kroków w czasie, dodawanie celów, sprawdzanie poprzednich spotkań itp. Wszystkie te dodają wartości, jeśli chcesz zapłacić za usługę. To powiedziawszy, szablony darmowej wersji są wystarczającym powodem do korzystania z hiperkontekstu.

2. Zawiesić (Internet): Darmowa aplikacja do notatek ze spotkań do łatwego organizowania i udostępniania

Ustalenie porządku obrad, a następnie spisanie protokołu ze spotkania to niezbędne elementy zapewnienia owocnych spotkań. W przeciwnym razie często zdarza się, że ludzie mówią, że nie pamiętają, kiedy coś było omawiane. Adjourn to jedna z najlepszych darmowych aplikacji do prowadzenia rejestru Twoich spotkań.

Na każdym nowym spotkaniu możesz utworzyć osobne karty dla każdej notatki. Na przykład Twój Agenda to jedna karta, podczas gdy inne mogą być opiniami, kolejnymi krokami, protokołami, propozycjami i tak dalej. Każda karta to prosty edytor tekstu sformatowanego, który obsługuje Markdown i tabele. Możesz skorzystać z zasad najlepsze szablony minut na spotkanie w każdym z nich.

W panelu po prawej stronie znajdziesz innych uczestników tego spotkania i zaprosisz ich do przeglądania lub edytowania tablicy przerw. W Action Items możesz ustawić listy rzeczy do zrobienia i przypisywać je do osób oraz dodawać opisy. Wreszcie ogólny panel szczegółów porządku obrad pomaga utrzymać przebieg spotkania. Odroczenie umożliwia także przesyłanie plików, do których inni mają dostęp podczas spotkania.

Po zakończeniu spotkania możesz wysłać notatki pocztą e-mail do wszystkich uczestników lub pobrać je jako plik PDF. Darmowa wersja Adjourn ogranicza liczbę wysłania wiadomości e-mail, ale pobieranie plików PDF jest zawsze bezpłatne.

3. Winorośl (Internet): Łatwe asynchroniczne spotkania przez połączenia wideo

Po pewnym czasie te codzienne i cotygodniowe spotkania zaczynają wydawać się obowiązkiem, a nie koniecznością. Dodatkowo, jeśli jest to zespół zdalny, zebranie wszystkich razem również jest trudnym zadaniem. Rosnący trend do radzić sobie z przeciążeniem spotkań zamiast tego jest wybór spotkań asynchronicznych, które nadal można wykonywać w rozmowach wideo.

Jeśli nie wiesz, spotkanie asynchroniczne przebiega jak zwykłe spotkanie, ale nie w tym samym czasie. Najpierw gospodarz spotkania rozpoczyna spotkanie i układa agendę nagraną w wiadomości wideo i wysyła go do grupy. Następnie drugi uczestnik może odpowiedzieć, przesyłając wiadomość wideo w wybranym przez siebie czasie. Następnie inni uczestnicy mogą przeglądać te wiadomości i odpowiadać zgodnie z ustalonym rozkazem gospodarza lub odpowiadać osobie pomiędzy. Chodzi o to, aby ludzie pracowali we własnym tempie i nie byli ciągle wciągnięci w spotkania.

Wiele aplikacji online umożliwia łatwe asynchroniczne spotkania za pośrednictwem rozmów wideo. Grapevine jest jedną z najprostszych, jakie widzieliśmy, umożliwiając nagrywanie 15-minutowych wiadomości za pomocą kamery internetowej lub nagrania ekranu. Możesz także zostawiać komentarze i dodawać pliki do każdego wpisu. Wszystkie wiadomości pojawiają się na prostej chronologicznej osi czasu. Darmowa wersja pozwala na maksymalnie pięciu użytkowników i możesz uaktualnić dla większych grup.

4. Dory (Internet): Najlepiej zarządzać pytaniami i odpowiedziami oraz interakcjami z odbiorcami na żywo

Stworzona przez byłych pracowników Google, Dory to całkowicie bezpłatna aplikacja internetowa (bez reklam i ukrytych kosztów) do zarządzania sesjami pytań i odpowiedzi oraz interakcjami z odbiorcami na żywo, zarówno online, jak i offline. Można go również wykorzystać do wirtualnych spotkań w całej firmie jako miejsca, w którym słuchacze mogą zadawać pytania.

Aplikacja ma prosty interfejs do tworzenia nowego wydarzenia i zapraszania współpracowników, którzy mają takie same uprawnienia redaktora jak Ty. Wydarzenia mogą być publiczne lub prywatne tylko dla tych, którzy mają link. W panelu głównym uczestnicy mogą następnie zadawać pytania, na które moderator może uszeregować, aby prelegenci mogli odpowiedzieć. Pytania można przypinać, archiwizować i przekazywać w górę, aby były lepiej widoczne.

Dory zawiera również poręczny panel Notatki, który składa się z dwóch części. Jedna to wspólna przestrzeń Notatek, w której wszyscy organizatorzy lub redaktorzy mogą dodawać notatki, które wszyscy widzą. Drugi to prywatny notatnik, edytowalny i widoczny tylko dla Ciebie. To sprytny dodatek do przechowywania minut, dodawania i dzielenia się przemyśleniami, a nawet udzielania instrukcji w razie potrzeby.

5. gumka do mazania (Internet): Tablica, tablica do pisania i gotowe szablony spotkań

Podczas spotkań fizycznych często masz salę konferencyjną ze wspólną tablicą i podkładką do pisania dla każdej osoby. Eraser przenosi to do wirtualnego świata, dając ci dwupanelowy notatnik i darmowa tablica cyfrowa.

Oba narzędzia są dość łatwe w użyciu i możesz udostępnić link innym osobom online, aby rozpocząć. Notatnik obsługuje Markdown do formatowania, a tablica zawiera popularne narzędzia do rysowania kształtów, tekstu i diagramów. Gumka zawiera również czat audio, jeśli nie chcesz używać z nim aplikacji do rozmów wideo innej firmy.

Fajną częścią są wstępnie załadowane szablony. Eraser szybko sporządzi całą tablicę Agile Sprint, schemat blokowy, schemat toru pływania lub sesję spotkania stand-up, a następnie wypełnij wartości zgodnie ze spotkaniem. Działa świetnie i sprawi, że będziesz bardziej wydajny.

Nie walcz z tym cały czas

Te narzędzia i aplikacje usprawnią wiele spotkań, ale nie wszystkie. I to jest w porządku. Nie próbuj maksymalizować produktywności i efektywności na każdym spotkaniu, czasem będą nudne i wydają się stratą czasu. Nawet jeśli sprawisz, że połowa z nich będzie bardziej wydajna, znajdziesz dużą zmianę. A przez drugą połowę baw się grając Spotkanie z piekielnym bingo.

6 prostych sposobów na zwiększenie produktywności spotkań

Jeśli chcesz wiedzieć, jak przeprowadzić udane spotkanie zespołu, zapoznaj się z tymi 6 podstawowymi wskazówkami, których powinieneś przestrzegać.

Czytaj dalej

O autorze